城市建设档案的信息化与数字化研究

马 严

（红河州工程质量监督管理站，云南 红河哈尼族彝族自治州 661100）

随着城市建设与经济建设的快速发展，带动着规划与建设工作的增加。实际工作的推进，离不开各类信息资源的支持，尤其是城建档案。其在社会管理和提供公共服务以及保障城市生产生活秩序等方面，起到的作用日益突出。近年来，各地区积极推进城市建设档案的信息化与数字化建设，取得了不错的成绩，形成可参考借鉴的经验。

1 案例概述

以某城建档案信息化与数字化建设项目为例，经过多年建设，工作取得了阶段性成果，整理如表1所示。从社会管理与公共服务提供等方面分析，使用信息化技术与数字化档案，为更多的服务对象提供服务，为城市建设管理提供强有力的支持。不仅提高了城市建设档案管理工作效率，保障档案的安全性，还能够促使档案利用服务水平得到提高，切实方便群众。现结合建设实践，总结具体方法。

表1 档案信息化与数字化的建设成果

2 城市建设档案的信息化与数字化建设实践

2.1 组织开展数字化扫描工作

档案现代化建设实践中要围绕数字化扫描工作，例如城建档案综合业务以及地下管线档案管理等内容，积极推进信息化与数字化建设工作的开展。对早期的档案资料进行数字化扫描，包括纸质资料和照片等，做好清晰地划分，形成不同的类型，规范填写档案号，保证检索工具齐全且完整。采取数字化扫描技术，完成档案资料的处理，促使档案数字化率超过90%。利用城市档案管理系统，使用者可以在线查档和调阅，促使档案查询率得到有效提高，档案现代化建设取得不错的成效。

2.2 做好城市发展记录

城市建设档案管理实践中，要注重档案的收集。将历史瞬间以档案的形式定格，为档案资源利用提供支持与保障。围绕近年来城市建设的重点工程，包括生态治理项目与棚户区改造等[1]。一般来说，拍摄纪录片需要花费一定的成本，部分小城市的城建档案管理机构基本达不到自己拍摄城市变化纪录片，部分选择让有条件建设单位或施工单位提供航拍素材，例如中铁中铝等。整体来说，分为以下形式：城建档案管理机构组织拍摄剪辑；或让有条件的建设单位、施工单位提供航拍全景图照片或录像，城建档案管理机构收集整理形成专题纪 录片。

2.3 加速数字城建档案异地备份

为贯彻落实国家档案局提出的“重要档案数据异地备份制度”的要求，有效利用档案保管条件，充分保障重要档案数据的完整与安全，防范各类自然灾害和突发事件对重要档案数据造成的危害。某单位自2016年起与昆明市城建档案馆达成异地备份协议，将馆藏城建档案数据异地备份到该馆。采取此类措施与方法，强化对档案资源的管理，对有效应对突发事件以及自然灾害等，起到积极的作用，既能够保障档案资料的安全，也可以为应急处理提供支持。档案管理实践中要合理安排人力资源，促使各项管理工作扎实落地。

3 城市建设档案的信息化与数字化推进策略

3.1 编制完善的工作标准

从推进档案管理信息化与数字化建设的角度分析，编制完善的工作标准，促进管理工作的创新与优化，能够起到重要的作用。以某城市建设档案管理中心为例，为促进档案大数据价值的发挥，推动城市规划与建设，提高城市管理水平，适应档案工作网络化与信息化以及数字化要求，编制了《城市建设档案信息数据采集标准》，上报给相关组织获得了批准。实施严格的采集标准，整合现行的城市建设档案信息数据采集标准与管理办法等，提出符合实际需求的依据与规范，促使城市建设档案管理工作规范化开展与落实。

3.2 加大建设投入力度

实现城市建设档案现代化目标，做好信息化与数字化建设为重点内容。实践中要面向建设需求，加大建设投入力度，逐步推进建设任务。以某城市建设档案中心为例，为了加速落实建设工作，强化电子档案以及声像档案收集以及规范化管理，自2011年开始，陆续购置了服务器、工作站、图纸扫描仪、高速扫描仪、平板扫描仪等设备。为档案信息化管理与数字化服务的实现，提供软硬件支持。通过配置专业的服务器以及工程扫描仪等设施，积极开发城建档案存储管理软件，搭建3D虚拟库房，完善基础设施，促使城市建设档案信息化与数字化服务得以实现。使用的城建档案综合管理系统，开发了功能模块，覆盖建设工程报建、档案鉴定和保管以及查询等各个方面，对电子文件以及实体档案等实施著录管理，使得档案资料“活起来”，为使用者提供支持与保障，促使城市建设档案利用率得到提高。

3.3 创新档案使用方法

区城市建设档案馆在上级部门的帮助下，通过前期的全面准备，逐渐开通网上查档功能。查询者通过实名登录系统，例如省政务服务网等，能够查询到房屋的相关信息，例如建设单位与地质等。需要注意的是，查询者需要上传房产证与购房合同等来验证身份，保障档案的安全。通常来说，查询审核通过后的1个工作日内会获得档案资料。围绕“最多跑一次”目标，积极推进落实城市建设档案信息化建设，促进档案公共服务现代化与数字化，走进群众，打通最后一公里，为群众提供一站式服务。围绕当前城市建设档案使用情况，梳理面临的技术挑战与问题，通过技术创新与升级，提出改进与优化的措施，提高档案资源利用率，切实保障档案的价值实现[2]。

3.4 提升档案服务水平

城市建设档案的需求不断增加，涉及相关部门与群众，若想促使档案利用需求得到满足，要注重提升档案服务水平，积极探索服务模式，创新服务手段，提高档案资源的价值，创造更多的效益。这需要档案管理资源能够树立创新意识，围绕信息化与数字化方向进行研究与探索，提出更有力的手段，促使城市建设档案管理与使用水平得到提高[3]。

4 结语

综上所述，城市建设档案管理实践中充分发挥信息化与数字化技术手段的价值，促进档案管理得到优化，有着重要的意义。文中结合实践提出编制完善的工作标准；做好建设需求的分析；加大建设投入力度；做好档案基础工作；创新档案使用方法等建议，共享给相关人员参考借鉴。