浅谈疾控档案管理的现状与对策

杨云妹

摘   要：疾控中心档案在疾病预防、疫情监测预报、政府突发公共卫生事件处置等方面具有重要的参考价值。传统的档案管理方式已不能满足充分发挥疾控中心职能的需要。只有在及时收集、科学分类、深入研究、积极利用的基础上，不断提高档案管理信息化水平，加强系统集成管理，才能更好地发挥疾控中心档案作用，保护群众健康。

关键词：疾控档案;管理;策略

疾控中心档案是疾控中心各部门在职能业务发展过程中产生的具有保存价值的历史记录，直接关系到公共卫生安全和人民健康。因此，加强新时期疾病预防控制中心档案的管理和利用具有积极的现实意义。

一、疾控中心档案管理现状

（一）對业务档案管理的重视程度还不够

（1）部分疾控中心无专职档案管理部门，而由办公室管理;（2）重文书轻业务，疾控中心档案既有各社会机构共有的文书档案和专门档案，如党群、行政、人事、财务等档案，又有其专有的大量业务档案，如各类重大疫情处理及其他突发性公共卫生事件处理的专题档案、计划免疫管理、各项卫生监测、消毒与病媒生物防治等业务档案。随着组织人事的考核与审查、财务综合审计审查力度的逐渐加大，各单位对共有目录档案规范化管理的重视程度很高，但业务档案在重视程度、管理规范、利用效率等方面还有待进一步提高，这在一定程度上影响了疾控中心公共服务职能的更好发挥。

（二）档案管理配套规章制度有待细化与改进

目前疾控中心普遍制订了自己的档案管理制度，但针对业务档案的管理规定比较笼统，缺乏详细的要求，结果容易造成业务档案的整理、入档因人而异，科所兼职档案管理员责任心强、档案管理意识强可能入档的材料就会内容详实，有连贯性，利用价值高，反之可能会遗失部分有价值的档案资料。甚至很多基层疾控单位档案管理部门仅保存文书档案，业务档案分散于不同部门，导致档案资料不完整。

二、疾控中心档案利用价值

（一）保障民众健康的指南

疾控业务档案详细记录了地区各种疾病发生、传播，以及疾控中心等部门做好疾病预防控制的全国城乡，既有个案预防、控制，也有群体性疾病预防控制的内容信息，将这些宝贵的疾控档案进行编研，为人们呈现出疫情的发生、流行趋势变化，以及整个疾病控制的专题等，从而指导公众全面认识和掌握慢性、急性传染疾病的预防和控制，提升公众的保健意识，并用以指导实践，是民众健康保护的行为指南。

（二）预防医学发展的见证

据统计，阅读档案资料，能够为科研工作省去约15%～30%的科研时间。预防医学作为继承性、连续性较强的专业学科，需要依靠大量的理论、经验及材料的累积、支撑，通过疾控业务档案的收集、整理，尤其是对疾控业务档案的整理、编研，为预防医学的每一项科研项目提供第一手宝贵的资料，能够省去大量人力、物力的投入，推动预防医学的发展和进步。

三、疾控档案管理工作的改进方向

（一）完善疾控档案工作机制，解决“重业务、轻档案”问题

积极创建疾控中心业务档案管理新机制，不断完善中心、科室档案管理体制，鼓励各业务科室积极参与，明确职责分工，提升中心全体工作人员的档案管理意识，加大人、财、物的投入力度，夯实疾控中心业务档案管理的软硬件条件。加强人员业务培训、交流力度，提升档案管理的业务技能。

（二）加强档案管理的标准化、制度化建设档案管理

档案管理要统一标准、如统一规范各类业务档案的收集、整理、转移、归档、存储、借阅等行为，制订完善相关管理制度如《档案管理规范化手册》，内容涵盖档案分类归档制度、档案室管理制度、档案管理员岗位责任、鉴定制度、借阅制度、保密制度、保管期限和销毁制度等。并监督制度的执行情况，对违反档案管理制度造成档案资料不全、丢失、损坏、泄密等情况，要追究相关当事人责任。

（三）健全疾控档案资源体系，解决“重传统、轻创新”问题

完善疾控中心业务文件资料归档制度，要根据中心业务工作的新发展，及时对其进行修订，确保中心业务档案的保管期限和归档范围覆盖中心业务档案管理，确保“应归尽归，应收尽收”，做到档案工作与疾控业务工作同部署、同落实、同检查、同考核。积极转变思维和方法，注重将新技术、新理念落实到业务档案管理实际，提升业务档案管理水平。

（四）加强档案管理人员队伍建设

档案管理专业人才、复合型人才充实到档案管理队伍里，定期培训现有档案管理人员和各业务科室兼职档案管理人员，定期进行考核激励，不断加强档案管理队伍建设。单位分管领导要从思想上重视档案管理，通过派出人员外出学习参观或邀请专家进行讲座、现场指导等方式，提高大家主动归档意识和规范化整理水平。

（五）加大疾控档案资源开发，解决“重保管、轻服务”问题

通过改进中心业务档案查询方式，简化查询利用手续，拓展服务渠道，围绕公共卫生事业发展的现实需要，加大中心业务档案资源开发力度，最大限度地满足不同主体需要，尤其是要加强疾控业务档案的分析、加工、编研，使“档案库”变为“思想库”、“死档案”变为“活信息”，加强疾控档案资源的开发和利用，发挥疾控档案的应有价值功能。

四、结语

疾病预防控制中心档案管理是疾病预防控制工作的重要组成部分，具有范围广、种类多、周期长、档案信息保密与传播并存的特点。疾病预防控制中心档案管理的规范化程度和应用效率，对疾病预防控制、流行病学分析、突发公共卫生事件应急处置、健康教育和健康促进等政府重要职能有一定影响，与人民健康和社会稳定密切相关。

参考文献：

[1]江石.安徽省疾病预防控制机构档案管理现状分析[J].预防医学情报杂志，2019，35（9）：1072-1075.

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