特殊载体档案扫描工作的问题及对策

程 侠

（法库县叶茂台镇人民政府，辽宁 法库 110400）

应用数字化处理技术扫描特殊载体的档案是一个档案数字化的难点，特殊的载体档案其成分及结构都比较复杂、易变质、易损坏，保存的年限大多低于纸张。扫描方法难度大、新型软件更新快、处理的方式方法多样，要保障信息完整、准确、安全、可多次利用，还必须将原载体的档案信息进行数字化，并全面地向新型载体迁移供长期利用，这是一个非常难解决的现实问题。

一、特殊载体的档案扫描

1.照片档案

把照片档案进行数字化保存是保管照片档案的有效方法。没有数字化的照片档案大多都是通过传统的光学照相，进行化学冲洗，得到照片或底片档案来保存的，这些底片或照片档案随着时间的推移，就会发生褪色、模糊、出现斑迹而失真等问题，档案保存质量受到大大影响。

1.1 扫描前选择适当的扫描分辨率。要扫描一组照片，尺寸从一寸直到十二寸，首先要统筹一下，设计最终扫描输出尺寸的大小为标准确定扫描分辨率，可以把十二英寸的照片扫描标准作为分辨率，这样进行一英寸照片扫描时，照片大小的尺寸在2.5cm*3.5cm，此时可选择分辨率为2200dpi进行扫描，相应的文件图片分辨率为3058*2249pixel，如果扫描12英寸*10英寸大小的照片，可以选择240dpi的扫描分辨率，得出的文件图片分辨率为3000*2500。这样扫描出来的数字化文件能使大小不同的照片尺寸保持一致，方便以后统一管理[1]。

1.2 使用合理的扫描仪及其软件。不同规格和类型的扫描软件其功能大不同，有的型号扫描设备配有一键扫描功能，有的软件设置智能修复功能，在照片档案的扫描过程中一定注意和把握使用这些功能，要结合事先选择的扫描分辨率来合理运用，有时候选择了这些自动功能，恰恰使预期的效果没有达到要求。特别是利用去除杂点、背光补偿、色彩翻新等功能，为了保持档案照片的原始记录性和真实性，千万不随意选择自动功能让原始照片的真实性受到破坏。

1.3 最终扫描效果的调节。扫描照片档案最重要的是保持照片的真实，要观察扫描之后的照片长宽比例，检测是否同原始的档案照片保持一致，有时候还可以把照片的外延边界保留住，以便保证保留好照片档案的真实面貌。要注意不可以把存档用的档案照片进行移位遮挡、改变颜色等处理。

2.底片档案

底片档案通常指的是银盐胶片通过光学相机记录潜在影像，而后经过显影处理和定影加工获得记录影像。随着底片档案保存时间的推移，它会褪色、霉斑、老化，为了能长久保存和利用底片档案，在加强收集整理和保管等各个环节的同时，传统的方法是进行有效备份，现代的保管方法是把底片档案扫描后实现数字化存储，给档案利用者利用档案带来便利。

2.1 感光元件的选择。感光器件（CCD）技术相对成熟，该技术在物体表面成像，具有一定的景深效果。扫描凹凸不平的底片档案时，能够实现一定程度的三维效果，并且采用硅单晶技术的CCD对周围环境温度的要求较低，适应的范围较广。CMOS和CCD一样，同是在扫描仪中可记录光线变化的半导体，采用直接光线路径，扫描有折痕的底片档案时，最大限度地减少图像的变形概率，能捕获对比度细微的地方，并获得出色的图像细节。

2.2 分辨率的选择。底片扫描仪的一般光学分辨率范围在2000ppi～9600ppi之间，最大的扫描尺寸可达6in*9in。通常情况下，底片扫描仪把分辨率设定为2000ppi是完全能够把35mm的底片扫描进行数字化存储的，如果不进行大尺寸底片的扫描可设定低分辨率，要想使底片档案的细节更真实少损伤地再现出来，扫描分辨率至少设定到1200dpi。以常见的35毫米底片为例，它的图像面积非常小，长边只有36mm和短边24mm，但其存储信息的密度高。如果把底片档案用5英寸的幅面扫描出来，就等于扩大4倍，要想将底片档案中的色彩少丢失，扫描仪的分辨率需要设定为1200dpi以上效果为好，要进行更大幅面的扫描，扫描分辨率则需要设定更高。

2.3 储存格式的选择。TIFF、BMP是保存底片档案中最原始的图像数据及各种信息的最佳格式，JPEG的压缩格式会因压缩丢失很多图像细节，扫描底片档案时不能很好地表现图像细节出现色彩的断层，若果利用图像格式TIFF来存储底片档案还可以转换成JPEG的图像格式，但不可逆。随着技术的发展出现了一些新的存储格式，如JPEG2000、DjVu，这些格式的利用范围广，效果也不错。总之，数字化的底片档案存储格式选择要根据其利用价值来确定存储格式。

3.古籍档案

古籍的数字化扫描通常经过以下五个工序：拆书处理、页面修正、扫描、装订还原、图像加工保存。原则上古籍不需要拆书处理，如果情况特殊需要拆书，需要经过专业人士的鉴定同意，由专业人员进行拆装。页面修整是对古籍页面的褶皱、折角、折痕进行平整处理，防止在扫描过程中对古籍纸张造成再次损伤。装订还原是对拆书处理的古籍按原样进行重新装订，要求检查仔细、结实牢固、装订美观、无遗漏并认真核对数量。扫描古籍过程中的图像处理，通常采用市面上常见的ACD-See、Photo Shop等软件，扫描完毕的图像文件需要进行纠偏、去影像黑边、影像拼接等处理，要求页面端正、图像版心位置一致、版心横向倾斜不超过1度，最大限度地保持原书中的原始信息。古籍扫描后将相关资料刻入光盘加以保存并将光盘保存在黑暗和低温的地方以保障光盘的使用寿命。

二、扫描过程中常出现的问题

1.现存文件的扫描成本高

首先扫描设备价格昂贵，并且扫描仪的后期维护费用也是相当高。其次，对现存文件的扫描也需要花费大量的时间和人工来进行纸质档案的录入[2]。

2.文件扫描流程不规范

漏扫、错扫以及重复扫描这类情况是在许多企业档案文件管理部门的数字化扫描过程中普遍存在的，没有一个相关的扫描流程做参考。

3.文件扫描的后期处理工作不到位

一是现存文件的混乱、缺失以及图像失真等现象都是常有的，二是对于扫描过后的实体文件的装订工作并未落实，时常因为操作不当，出现实体文件顺序混乱以及纸张破损等现象。

4.缺乏具有相关专业素养的人才

现在的社会对档案不够重视，所以对档案相关的专业人士培养也相对滞后，对于扫描工作的专业人才更是缺少。很多企事业单位都不会聘请相关的档案专业人才，从根本上影响了档案文件扫描的进度和质量，更甚者影响整个档案文件数字化的进程。

5.扫描参数设置不当

调查发现一些单位在进行档案文件数字化扫描的过程中并没有重视扫描仪的扫描参数设置，没有针对一些特定的档案文件材料去设置适合该材料介质扫描的参数，所以导致一些档案文件材料的扫描效果不佳。

三、使用扫描仪的建议

1.规范扫描流程

首先，在扫描工作开始前，需要将所扫描的文件进行整理，并且将所要扫描的文件分配到个人，实行个人责任制。个人负责将所扫描的档案文件按质、按量、按时的完成，并且还要保证实体档案文件的完整和有序。

其次，在扫描工作进行时，要先将需要扫描的档案文件按照顺序排放好，使用专业工具拆除订书针或者装订线等，务必保证档案文件原件的完好，然后再依次进行扫描；根据所需扫描的自身条件，选择最合适的扫描参数进行扫描。

最后，在扫描工作完成时，由专门的管理人员或者是扫描工作人员之间交换检查、核查，其主要检查内容包括扫描成品的清晰度、查漏补缺和档案文件实体的完整性和有序性[3]。

2.加强后期处理工作

2.1 对于扫描图像的后期处理。检查扫描成品是否齐全，核对内容，检查文件扫描的清晰度，扫描成品是否有歪斜的现象，如果出现需要及时的补救。扫描图像的后期处理工作也需要借助Photoshop软件来完成。比如调整图像画质、清晰度等，修补一些纸张的漏洞，使画面更加整洁。但是需要注意的一点就是使用Photoshop软件的时候不能对扫描图像的内容进行修改、删除或者破坏，必须要保证扫描文件的真实性和原始性。

2.2 档案文件实体原件的后期处理。在扫描工作完成过后，需要对已经扫描过的档案文件进行核对整理，再将这些档案文件行进装订存储，确保档案文件原件的完整和有序，也要确保每一份文件都是扫描合格的。

3.选用合理的扫描参数

一是分辨率参数的设定。要保证扫描后的图像完整、清晰、不影响档案利用，建议辨率参数的选择在100dpi以上，如果遇到密集、清晰度较差、文字偏小等特殊情况，可适当提高分辨率，需要进行OCR汉字识别的档案，要选择大于200dpi的分辨率进行扫描。二是色彩模式。首先，因为大多数文件都是黑白两色、字迹清晰的并且没有插图的，所以黑白模式是最适合的也是最常用的；其次，页面只要有黑白两色，字迹清晰度较差，或者是带有插图以及页面为多色文字的，会用到灰度模式。三是明暗。太亮扫描的文字笔画断裂残缺不全，太暗，文字笔画相互粘连而黑成一团。因此，对于扫描纸张光面或底色较浅的书刊和杂志，可适当调低亮度；扫描底色较深的报纸，则宜增加亮度。四是存储格式。采用国家规范中所推荐的TIFF、JPEG等常见格式扫描，如果是提供网络查询可存储为CEB、PDF或其他格式做出相应的选择。