电力设计企业总承包项目档案管理常见问题及对策研究

(中国能源建设集团广东省电力设计研究院有限公司，广东 广州 510663)

0 引言

近年来，随着转型升级步伐加快，电力设计企业承接的工程总承包项目越来越多。作为真实反映项目从招投标、合同签订、实施直至收尾全过程的历史记录，项目档案理应受到重视，也必将发挥更重要的作用。然而，由于种种原因，项目档案管理工作开展情况不理想，项目文件收集、整理、保管、归档移交等环节存在较多问题，影响了项目档案作用的发挥，也不利于企业项目经验的积累。

笔者从事总承包项目档案监督指导工作多年，既体会到了项目档案人员的艰辛和不易，也发现了项目档案工作中存在的诸多共性问题。本文列举的问题在大多数总承包项目中客观存在，希望能够引起企业的高度重视。企业应正视存在的问题，采取多种措施，使项目档案管理更加科学化、规范化，为项目建设、市场开发等工作提供有力支撑。

1 总承包项目档案管理常见问题

1.1 文件质量方面

主要有以下五类常见问题：

1)文件编号规则设置不合理，文件编号过长。有的项目过于夸大文件编号的作用，编号规则过于复杂，导致编号位数过长，给后续查找利用带来极大不便。笔者认为，编号规则要合理、适用，一般项目文件可采用“项目编号—发文单位代号—文件类型代码—专业代码—流水号”的编制规则。

2)文件题名不够准确或过于简单。项目文件题名一般由有关岗位人员拟写形成，有的题名过于简单，只反映了文件的类型，如题名直接采用“施工专题会会议纪要”，不利于文件日常管理和查找使用。……