刍议城建档案信息资源的开发利用

刘敏

（宁德市城建档案馆，福建 宁德352100）

1 引言

档案信息是指现在包括过去的国家机构、个人及社会组织从事宗教、文化、科学技术、军事、政治与经济等活动所直接形成的对社会及国家有价值的声像、文字等形式的记录。城建档案是城乡建设发展中对各阶段历史变迁的一种综合记录，档案信息资源涉及照片、影像、图纸、数据等城市发展的记录载体，并且城建档案也清楚地记录着城乡发展的过程，具有开发利用价值，能够为城乡规划建设提供参考依据。

2 城建档案信息资源开发利用价值

2.1 城建档案信息资源的开发实现了资源优化分配

在城市的建设与发展过程中，不同区域的建设发展阶段不同，城建需求也明显不同，合理分配与运用城市所属资源，需要以城建档案信息资源作为基础理论依据，进而再深入展开信息资源的探索与分析，促使新建设资源分配更加合理[1]。

2.2 城建档案的开发利用实现了项目建设价值

城建档案信息资源的开发利用可以为城乡建设发展提供了信息服务与指导，为城乡的现代化发展提供理论指导，进而提升其社会效益与经济性。

2.3 城建档案信息资源的开发能促进社会经济的运行稳定性

经济建设中，城市建设占据了主导地位。在社会主义市场经济的改革背景下，城市建设的经济覆盖范围相对较大，开发利用城建档案信息资源，促进了城市建设项目的良好运行，进而使社会经济建设更加稳定。

3 城建档案信息资源的开发利用瓶颈

3.1 开发利用缺乏完善的顶层设计

城建档案作为城市建设规划与管理的文本参考依据，有关该档案而建立的专门性规章中，关于信息资源开发利用的内容及篇幅较少。随着城乡发展速度与规模变化，城建档案的利用量增加，但是不足以利用。城建档案的针对性或者部门性规章制度则相对较少，整体体现在制度不全；开发利用内容也相对滞后，缺少实操性地指导；缺乏整体统一性城建档案信息资源的建设开发标准，这一点需要优先发展。

3.2 信息化建设水平较低

多数城建档案馆的建设始于20世纪80年代，进而逐渐形成了城建档案形式，并搜集与整理相关信息资源。但是，由于科学技术水平、设备条件、历史条件、事物认知等因素，城建档案建设及其信息资源的开发利用存在很大的改进与完善空间。

3.3 信息数据共享有待发展

各市区城建档案相关机构，按照法律法规，自由裁量权的范围内制定了馆藏档案的开发利用规定与相关管理流程，并在一定范围内形成数据库。而跨市、区的城建档案办理流程及相关事项存在差异性，数据库及管理系统之间不能共享，阻碍了信息资源的流通。

4 城建档案信息资源的开发利用策略

4.1 空间信息结构下构建档案信息资源的框架

城建档案信息资源的建设核心是建立数据库，同时也需要做好数据库标准的体系设计。根据档案管理工作的“收、管、用”过程环节的控制目的，结合城建档案信息空间的特色，进而提出“三域五库”城建档案信息资源结构框架。此框架对信息数据库标准体系设计的一种尝试，是各种城建档案资源的“聚集”，共分为档案的资源库与利用库、档案目录的数据库与数据管理库，档案元数据库，通过分层管理，从“双套制”转化到“单套制”的管理框架。

而“三域”是档案信息资源进馆之后的3种状态转化域，涉及保管域、应用域和收域，和档案管理的3大环节直接对应，而“五库”则是分别建立在“三域”基础之上的部分。其中，档案资源科的管理工作涉及直接或者间接地对档案资源进行初步的治理，通常以提交信息包、存档信息包的形态展现出版本管理的各项功能，即为档案利用库是专题信息库，一般会以专题图的形态进行档案管理；档案目录库是对于所有管理档案的一种目录集，是城建档案信息资源的子集等[2]。

4.2 有效落实档案记录与验收管理

城建档案管理工作人员与项目工程管理人员需要对城建工程项目竣工验收涉及的档案进行整理归档，全面审核项目施工过程产生的各种文件，发现问题应及时处理，做好查缺补漏等细节处理，保证存储档案资料的准确性与完善性，且要求所管理的材料符合各项管理要求。加大利用城建档案信息资源的过程中，存在变更或者因素传递，进而会引起档案资源的完整性与有效性的变化，因此产生相应的变更或传递现象，应先了解档案文件管理材料发生相关问题的前因后果，再展开相关工作，避免档案信息资源的丢失或者是损毁。保证相关部门对资料收集与整理的准确性与完整性，进而才能更好地推动城建活动顺利实施，发挥城建档案信息资源的实际价值功能。

4.3 建立档案信息资源专项数据库

创建城建档案信息资源管理的专题数据库，是开发利用相关资源的核心管理渠道。挖掘数据价值属于一种数据处理技术范畴，通过此项技术实现信息数据的搜索、挖掘或者提取知识。根据数据挖掘技术而建立起来的专题数据库，集中表现在：城建档案馆需要对其开发利用目的进行调查研究；明确开发利用的主题与范围，通过挖掘技术汇集当地及周边的各种档案信息资源，并以一定的方式进行加工和汇编；创建档案数据库，为进一步的社会经济发展提供信息数据服务[3]。

4.4 强化档案信息资源开发利用的顶层设计

全面推进城建档案信息资源的开发与利用，应做好相应的顶层设计，统筹规划与指导工作需要落实，填补政治制度，规范统一标准，是进一步做好信息资源的开发与共享工作的基础，进而为广大群众或者党政机关充分利用档案提供便捷[4]。

4.5 完善信息资源保障体系

构建城建档案信息资源安全保障体系，实现跨地区与跨部门间的信息共享，可以对其今后的开发利用奠定基础，同时也可以为城乡规划建设及发展提供准确、全面的信息资源，促使城乡发展更加有据可依，更加合理规范。建立信息服务平台，实现档案信息资源的利用与服务，改变传统的单一数据库建立方式，进而向多元化数据库发展，同时将城建档案信息管理和城乡空间信息融为一体，为落实集成化与可视化的城建档案管理而不断创新发展地进行工作[5]。

5 结语

总之，在信息数据时代下，城建档案信息资源的开发利用仍然任重道远，应在丰富馆藏资源基础上，提升其开发利用效率，创新管理理念，进而更好地指导城建档案的开发利用更加符合社会发展趋势。