平江县自然资源档案管理工作的优化探讨

张 明

（平江县自然资源局，湖南 岳阳 414500）

近年来机构改革，相关职责职能的调整，自然资源系统越来越大，职能越来越多，导致需归档入库的档案也越来越多，我局档案现状却不容乐观，从档案室规模上、档案室设备、人员配置上，还是档案人员的整体素质及人员数量都有待完善，档案管理迎来前所未有的挑战。

1 平江县自然资源局档案管理现状

1.1 档案室成立历史及库存情况

自然资源业务档案，是指在自然资源专项业务活动中形成的资料和载体的历史记录，对自然资源开展工作有着重大的意义。平江县自然资源局成立于1987年，原名平江县国土管理局，1998年改名为国土资源局，2003年3月与平江县地质矿产管理局合并，2019年7月改为自然资源局。先后与城乡建设规划办、林权办、矿产资源管理领导小组办公室合并。自1987年单位成立至今，目前自然资源局档案室形成了一个机构集中管理3个全宗室存档案467695卷的档案，跨越35年历史，涵盖文书、专业、照片、音像、基建、会计、实物等各类档案。手工案卷目录116本，归档文件目录54本。其中数字化率为20%。已移交1986-2005年原国土局机关文书档案348卷，原农业区划办1975-1994年档案204卷，原规划办1996-2017年度档案1270卷。

1.2 档案室的配置情况

档案设备配置：服务器2个，微机4台，复印机1台，空调集中式4套，分散式4台，去湿机10台，消毒设备2台。自然资源档案库房存储容量较小，档案室总建筑面积2350平方米（含租用2000平方米），现有档案库房5间，密集架210列，案卷排架长度为2380米。饱和度达75%，未利用面积小。原有库房位于办公顶楼，上面没有隔热层，不符合档案库房“九防”的保管要求。没有独立的陈列室和阅档室。人员配置：2个，平均年龄在45岁。

1.3 档案分类及使用情况

目前我局综合档案共设18大类，有财务类C地籍管理类、土地整理复垦中心类、土地储备中心类、执法监察类I耕地保护类、矿产开发管理类、地质环境管理类O矿产资源勘查储量类、征地拆迁中心类、规划类等。自然资源档案利用频繁，仅2020年利用档案2153人次，1937卷次，其中经济建设187卷次，宣传教育75卷次，工作查考1655卷次，其他20卷次。

2 当前自然资源档案管理存在的问题及改善措施

2.1 基础设施差，软硬件条件不足

自2019年7月我局由原来的国土资源局、城乡建设规划办、矿资源管理领导小组办公室、林权办合并组建而成，新成立的自然资源部门档案数量繁多、内容复杂、形式多样，现在从事自然资源档案工作人员全是国土原职责部门的档案工作人员，仅2人，原规划、矿管办、林权办没有专职的档案人员，这使我们面临了新的挑战。硬件方面档案柜、电脑、照相机、录音机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等设备，以及防盗门、灭火器、去湿机、空调、防磁柜、吸尘器、温湿度仪等设施尚未全部配备到位。

2.2 管理制度不完善，各业务股室移交档案参差不齐

新的自然资源局档案管理方面相对较广，但目前尚无统一的自然资源管理制度和业务标准体系，目前，我局针对不动产登记档案的做法是利用平江县行政政务中心档案馆库房作为保存原历史档案存放，原房产登记档案与林业发证档案均存放在一起，部分历史土地审批档案和原规划未结案的遗留案件登记档案、文书档案、会计档案、实物档案等存放于原国土资源局机关档案库房，纸质档案分散管理。

2.3 档案管理标准体系不能完全落实，档案安全得不到保障。

因各业务股室不定期会增加不少的档案，在移交档案的时候存在两个历史难题。一是移交时间难以统一规定，各业务股室档案量有多有少，固定交档时间给档案存放量大的股室增加了压力。二是整理档案存在困难。如果交由业务股室自行整理，则整理档案难以符合标准，若档案室统一整理，要么人手不够，要么档案类型涉及量大，整理方式也有不同，档案归类存在难题。

自然资源档案管理工作中存在的上述问题，在一定程度上影响了档案效果的利用和单位档案行政管理的威信，也是广大档案工作者关注的热点。要解决自然资源档案管理中的这些问题，必须采取以下措施：

3.1 加强档案人才队伍建设及配置相关硬件设备

自然资源部门要高度重视档案工作，将档案工作纳入我局的工作规划和年度考核范围，建立和完善档案工作的各项规章制度，加大投入力度，不断完善各项硬件设施，下拨专项经费，按照相关建设标准和要求，及时更换自然资源档案管理所需要的硬件设备设施，如高速扫描仪、平板扫描仪、购置办公系统相兼容的档案管理网络版软件等。要加快招聘，急需至少一名专业的档案学专业人才来管理档案，或者从局内部抽调一名年轻的骨干作为档案管理的后备力量培养。

3.2 完善自然资源档案管理制度，促进档案管理工作

首先为确保档案的保密性，每个业务股室不能超过一人到档案室查询档案，且仅能在非查不可的情况下，定期到档案室查询。对于不能借出的档案坚决不允许借出，能借出的档案在限定的时间内归还。其次，档案的安全需要全局人员一起维护，入档案室必须换鞋，且档案室保持良好的卫生、通风、保温等环境，灭火器材定期检查，配备有杀虫器，去湿剂。再就是档案的归档，所有的归档文件必须符合要求，做好目录，编好页码，分清类别。所有的档案室工作人员要按照管理制度执行，严格把关，以身作则，不因个人感情而背弃原则。业务方案也要加强档案学知识学习，与时俱进，不断更新档案管理的方式方法，争取在工作中创先争优。

3.3 严格按照档案相关制度管理，确保档案安全及保密安全

将档案收集整理、数字化、信息化任务进一步分布细化，明确各文书部门和各业务部门档案室的职能。为减少档案室工作人员压力，各业务股室应按要求自行收集整理，定期移交档案。或每年定期请档案服务外包公司整理，实现各类档案集中保管、分类科学、规范化收集整理归档。在整理档案的过程中，涉及林权、房地产、土地、农村土地承包经营权等领域。不同的数据在结构和内容上有很大的差异。不同时期的标准不同，管理模式的不同，导致档案保存质量参差不齐。在进行档案数据登记的过程中，由于数据格式、数据存储、技术规范等标准的差异，再加上人为因素的影响，很难保证纸质档案扫描信息数据的质量，统一和规范档案的任务很难完成，特别是在信息时代，信息技术得到了广泛的应用和普及。档案管理部门要对存留的档案统一整理规整的话，任务量比较重，需要各个部门对此次任务的积极配合才能有效完成。

4 总结

为了保障自然资源档案事业的健康发展，有效维护自然资源系统的历史真实记录，全局上下要充分认识档案的重要性和价值，档案管理人员必须在工作中不断创新和完善档案管理工作制度，不断推陈出新，总结经验，全力把自然资源档案工作推向前进。