加强档案管理的方法研究

曹亚东

（黑河市爱辉区张地营子乡政府，黑龙江 黑河 164354）

档案作为一种重要的信息资料，是人们在各项社会活动当中直接或者间接所形成的，档案资料信息是这些社会活动的真实体现，有着不同的形式，且具有较高的保存价值。当然信息资料具有原始性的特征，简言之，档案信息第一手资料。基于档案管理工作，可以更加科学合理的分类管理不同形式的档案信息资料，同时可以在更加恰当的时候，科学合理的利用这些信息资料，为各项工作顺利开展奠定坚实的基础。通过这些不能发现，档案管理工作有着十分重要的地位，我们必须要充分重视档案管理工作，在档案管理工作开展过程当中，采取切实有效而又科学合理的方法进行档案管理，不断提高档案管理整体水平，推动档案管理工作活的更好的发展。

1 档案管理的重要地位

1）反映单位发展实际。根据大的定义不难发现，档案管理工作当中，信息是重中之重，档案信息动态性特征非常的突出，特别是事业单位为了获得更好的发展，促进自身能力水平得到全面的发展和提升，应当对档案管理工作给予充分重视，将其自身价值充分发挥出来。档案作为事业单位工作当中的重要资料信息，通过档案可以将其自身发展实际情况充分的体现出来，通过这些不能看出，档案管理和单位发展关系非常的紧密，无论工作内容是什么样子的，都可以借助档案，从中获取相映的依据与答案，所以事业单位可以通过档案信息的记录，将单位的实际发展情况充分反映出来。

2）帮助人员作出决策。通过以上分析不难发现，加强档案管理，可以将单位的发展实际充分体现出来，信息发挥的作用是非常巨大的，能够为决策人提供详实的参考。如在单位经营发展过程当中，决策人为了紧跟时代发展需求，就应当结合实际科学合理的调整现在的经营战略，而这一过程当中，不可以盲目的做出决定，应当详细分析和研究办案信息资料，对过去战略调整内容及其意义充分了解和掌握的基础上，并考虑单位现在发展现状，构建更加科学的发展决策。通过科学合理的开展档案管理工作，能够确保信息更加完整，以便决策人员对档案信息资料随时随地的合理利用，确保制定的决策更加科学与完整，实现事业单位持续健康发展。

2 当前档案管理工作存在的主要问题

1）亟待提高档案管理工作人员整体素质。伴随信息技术的普及应用，现如今档案管理工作信息化水平越来越高，这些也给档案管理工作人员带来了更大的挑战，为了促使档案管理工作水平得以大幅提升，保证工作效率和质量，工作人员应当重视自身素质和能力的提升和发展。然而就当前的发展现状来看，有的档案管理工作人员依然没有对传统的工作态度进行转变，创新意识存在很大不足，服务意识不强，这对档案管理工作的持续稳步发展形成很大阻碍。

2）缺少规范法管理方法。档案管理工作开展过程当中，由于会受到很多因素影响，而且还需要各个部门加强配合，档案资料经过数年积累，其数量非常的庞大，整理难度也不断提升，而且当然管理工作当中还涉及人员配置，资金应用等各方面的问题。由于档案管理工作当中缺少比较规范的档案管理方法，对档案管理工作整体效果造成很大影响。

3）缺少规范化的人事管理机制。伴随经济社会高速发展，人们的就业观念也出现了很大变化，很多之前从事档案管理工作的人员在各种因素影响下，纷纷离职，不愿意再从事此项工作。而且有的单位由于缺少比较完善的管理制度，导致档案工作人员离职后，出现一定的空档期，原始数据不能很好的存档，难以及时地进行查阅。

4）档案管理部门的基础设施较为落后。在开展档案管理工作当中了解到有的单位领导对档案管理工作重视程度不够，对档案管理部门缺乏相应的照顾与关心，导致档案部门基础设施建设还存在很大不足，由于资金方面的不足，很多设备技术得不到及时更新，影响档案管理工作的高效开展。

3 加强档案管理的方法

1）提高人员综合能力。为了进一步提高档案管理工作水平，应当重视工作人员能力素养的全面提升，更好地适应当前档案管理工作需求，将但管理工作人员定期组织起来开展培训教育工作，管理能力和管理素养得到全面提升，能够更加科学合理的运用现代信息手段开展档案管理工作。基于这一前提，应当对档案管理工作人员能力素养不断提升，对档案管理系统有关要求认真践，为事业单位持续健康发展奠定坚实的基础。其实单位应当充分考虑自身实际，按照档案管理工作需求，强化工作人员的培养工作，使其档案管理能力和综合素养得到全面提升，适应当前档案管理工作需要，保证档案管理工作的高效开展。

2）推进信息化建设。过去在开展档案管理工作当中，纸质档案是主要的管理对象，需要专门的档案室，档案查阅非常缓慢，而且管理成本也会大幅增加，为了更好地应对这些问题，各单位及相关部门提高档案信息化建设水平越发凸显出其重要性，在档案管理工作当中重视计算机技术的应用。通过计算机互联网技术，打造档案数据库，并在单位以及部门内部构建局域网，及时的录入利用档案信息资料，而且在工作过程当中，技术工作人员还应当针对信息化档案管理，进行相应的检索目录设计，并委派专门的管理人员进行管理，利用这种方式，将纸质档案管理工作的传统方式彻底打破，提高档案管理工作成效，以便更加便利的开展档案信息利用，提高档案管理整体水平。

3）健全档案管理系统。推进档案管理信息化发展进程当中，传统的管理系统无法对当然安全性有效保障，所以还应当不断完善档案管理系统，使其事业单位发展需求相符合。通过信息化手段管理档案工作当中，时常会受到系统崩溃，病毒入侵，信息失窃，黑客入侵等方面的影响。所以为了进一步提高档案管理工作水平，可以借助远程储存能储备热储备的形式，备份处理档案信息资料，重视安全技术在档案管理工作当中的应用通过这样的技术方式，可以在一定程度上提高档案管理的安全性，避免发生黑客入侵、信息丢失等问题，有利于充分发挥档案管理的价值。

4 结语

综上所述，档案管理对于事业单位、国家的发展，具有重要的作用，可以为决策人制定发展方案提供依据。在这一基础上，管理人员必须重视档案管理工作，并对管理方法进行改进、优化，充分发挥先进技术的作用、价值，保证档案管理的效果能够达到预期目标，充分发挥档案管理的效用。