提升文件档案管理规范化水平策略

王 静

（云南省地方病防治所，云南 大理 671000）

文件档案管理是单位文件管理的重要组成部分，文件档案管理的规范性也是一个单位科学管理的体现，当前我国文件档案管理正在快速迈入电子化时代，对提高科学管理文件档案有重要的意义。

1 提升文件档案管理规范化水平的意义

文件档案管理的工作繁杂，尤其是现阶段越来越多的文件档案资料，使得文件档案管理工作的难度和复杂程度都有所提高，而管理人员如何应对难度越来越大的文件档案管理工作也是一个挑战，只有通过建立科学有效的文件档案管理规范，加强对管理人员的专业培训，引入科学有效的文件档案管理手段才能进一步提升单位的文件档案管理规范化水平[1]。首先，由于文件档案是人们日常工作和学习中留存的各种数据资源，对各个单位和社会的发展有重要的作用，科学规范的做好文件档案的收集、整理和管理工作是提升档案管理规范化的重要步骤，同时文件档案还可以为领导的决策提供资料数据的支持，使领导决策科学有效，提高单位的管理效率，科学地进行资源配置工作。其次，科学有效的文件档案管理工作体现了一个单位的规范管理，是一个单位管理水平的具体体现，因此提高文件档案管理的规范性也是构建单位科学管理工作的重要组成部分。

2 目前文件档案管理中存在的问题

1）不重视文件档案科学管理工作。文件档案管理工作属于后勤保障部门的工作，在单位中无法直接产生经济效益，因此领导对文件档案管理工作的重视程度不够，存在轻视和不按规章制度办事的问题，这种态度也会影响到文件档案管理人员的工作态度，一旦受到领导的影响认为档案管理工作无关紧则会严重影响了单位文件档案管理工作的质量和效率。由于文件档案管理工作是一项复杂的系统工作，其管理质量在很大程度上都会受到管理人员的影响，因此需要领导给予足够的重视才能将科学管理工作改革的工作推进下去[2]。

2）缺乏完善合理的文件档案管理制度。一些单位缺乏完善的文件档案管理制度，缺乏规章制度的约束则无法对管理人员提供合理的管理行为依据，由于文件档案管理工作的繁杂性，使得该工作极度需要制度的保障才能做到有条不紊不出混乱。在文件档案的收集、整理和分类保存检索等各方面都需要依靠制度来确保文档管理工作不出纰漏，而就当前许多单位的文件档案管理实际工作情况来看，大多都缺乏一套完善科学有效的文件档案制度，难以对实际管理工作提供制度支持和引导，使得单位文件档案管理工作混乱且效率低下，甚至还会出现文件档案丢失等工作事故。

3）文件档案管理人员的专业能力缺乏。文件档案管理工作的复杂性使得管理人员需要具备良好的专业技能和端正的工作态度，而目前从事文件档案管理工作的人员通常存在文化学历水平低下，没有经历过系统的文件档案管理工作培训，也没有足够的计算机技能等问 题[3]。这样的文件档案管理人员专业技能无法支持复杂的管理工作，容易在工作中出现一些问题，而要提高文档管理规范化必须要对管理人员进行专业化培训，提高他们的专业技能以便他们能够更好地面对日益复杂的文件档案管理工作挑战。

4）文件档案管理的遗留问题没有得到妥善解决。由于文件档案管理工作经历了人工到电子化改革的转变，传统人工文件档案管理工作中存在不少问题都没有得到妥善地解决，比如一些历史文件档案的缺失，人工收集数据信息的准确性无法确定，数据信息收集不完善等问题依然无法得到妥善地解决，在电子化改革工作推进过程中依然存在许多问题，这些问题的遗留使得提升文件档案管理规范化工作进展缓慢。

3 提升文件档案管理规范化水平策略

1）完善文件档案管理制度。单位需要科学完善的文件档案管理体系来为推进建设规范化文件档案管理工作提供制度支持，因此首先就是要建立一套完善的文件档案管理工作体系来规范管理人员的日常工作，对他们日常工作提供制度规范和工作支持，使得他们在工作中有制度可依。其次，要坚决执行文件档案管理制度，出现一些违反制度的事件要按照制度的规定执行。同时也要做好责任体系的建设工作，对文件档案管理中出现的问题要及时进行追责，确保责任到人，这样才能进一步提升文件档案管理工作的规范化[4]。

2）加强文件档案管理人员的专业性培训。由于目前文件档案管理人员的专业技能无法满足日益复杂的文件档案管理工作，因此需要进一步加强培训来提高他们的专业技能。首先要从招聘环节入手，设置合理的招聘条件和面试，确保招聘到的工作人员能够符合文件档案管理工作的要求，杜绝一些学历低下专业技能不过关的人从事该工作。其次，要定期对文件档案管理人员进行专业化培训，确保他们对文件档案管理工作的规范化，一方面要进行专业技能培训，比如电子化档案的管理工作培训，相关计算机技能培训等，确保他们专业技能能够跟上时代发展的步伐，另一方面加强他们的责任和保密意识，文件档案管理工作质量很大程度上是取决于管理人员的工作态度和责任心，只有做好双管齐下的工作才能提高单位文件档案管理工作的规范化水平。

3）引入数字化新技术，加强硬件改造。文件档案信息化管理已经是一个新的趋势，当前传统人工进行文件档案管理已经逐渐被淘汰，取而代之的是电子化文件档案管理，在这个改革过程当中有许多值得注意的地方，比如在引入电子化技术的时候要制定统一的数字资源标准，进行格式统一的编码工作，以此满足数据安全和共享等方面的要求[5]。其次，要对文件档案管理设备和硬件进行现代化改造，建设一个能够满足数字化档案管理的环境，比如硬件设备需要满足文档管理系统运行的条件，在文档保存时应该有通风的环境，满足计算机通风运行的条件等。

4）加强规范化管理，解决历史遗留问题。对于文件档案管理中的历史遗留问题也要给予足够的重视，不解决掉这些问题就难以从根本上提高单位文件档案管理规范化。对于这些历史遗留的问题要进行分类筛选，将问题分为几个等级，比如对无头档案或者档案信息不确认的要及时安排人员进行排查核实，与当事人进行直接联系和磋商，将文件档案进行及时的归档处理。对一些年代久远或者无法处理的无用文件档案要进行登记造册，及时和相关部门的领导进行汇报处理，将其集中之后进行注销，以此来提高文件档案管理的时效性，做到规范化处理历史遗留问题。

4 结论

总之，通过采用科学合理的有效措施来提高文件档案管理的科学规范性，加强档案管理人员的专业性也能够从另一方面提升我国档案管理的有效性，将文件档案管理的效率和质量提高。