做好档案保密工作 提升档案管理水平的路径探析

张海珍

（山西省吕梁市交通运输局，山西 吕梁 033000）

档案管理工作在实施过程中，保密工作可谓是其中最为主要的一项内容，同时也是档案管理基础工作，保密工作质量会直接对国家安全、人民财产安全造成影响。为此，档案管理人员在开展工作的时候，一定要提高对于这一项工作的重视程度，在工作期间落实档案保密工作，严格按照我国相关保密法来开展工作，同时将传统保密手段与现代保密手段有效结合在一起，这样才能真正做好档案保密工作，同时充分利用档案来有效发挥出档案服务社会、服务群众的价值。

1 革新理念，提高重视

在日常工作过程中，管理人员一定要提高对于档案保密工作的重视程度，这是有效提升档案管理水平的基础。受传统保密理念所影响，现如今档案管理工作还是存在着一些问题，一方面档案管理工作在开展的时候，普遍存在着重保轻用、利用不足等情况，这促使大量档案无法有效发挥出其价值，更甚至还会出现档案浪费等情况；另一方面，部分档案管理人员在管理工作开展的时候，其自身管理价值也无法在档案利用中有效凸显出来。为此，档案管理部门一定要及时革新传统管理理念，严格按照相关法律与制度来开展档案保密工作，进一步提升档案利用率。对于一些机密档案更是要强化保密工作，而且在保密的同时还需要充分发挥出其应用价值，在保密的基础上也不能失去利用，结合实际做好两者的取舍，这样才能有效提升当那管理水平。

2 强化档案使用监督

在档案保密工作实施过程中，档案监督也是其中较为重要的一部分，其能够有效发信啊并且制止档案利用期间存在着的一系列不利于档案保密的不良行为，从而有效再利用档案的同时保密档案，确保其安全及完整性。首先，完善档案借阅制度，结合实际情况来对不同层次的档案利用人员明确其领范围，同时规定不一样的审批手续，这样才能确保档案管理工作有序开展，从而有效减少档案失密、泄密、文件损坏等情况的发生。为此，档案保密工作在开展的时候，一定要积极借助于完善的规章制度来开展管理工作，这样才能最大程度提升档案管理水平及效率。其次，强化队伍建设，不断提升当那管理人员综合素质。档案保密工作开展本就依赖于档案管理人员，所以在开展档案管理工作的时候，还需要不断提高其安全、负责人的意识，让其具备良好的政治素养、业务素质与文化素质，这样才能在开展档案保密工作的时候全身心地投入于这一项工作之中，从而进一步促进档案管理水平得以提升。最后，还需要强化档案借阅管理，及时做好档案归还与检查等工作。在档案利用过程中，档案管理人员需要结合不同的利用对象的不同目的，来很好地把握其思想动机与心理，然后再基于此来对其展开重点监护。若档案馆本身条件较为良好的话，还可以安装摄像监视器，对于一些目的不纯的档案利用者，需要防止出现偷盗、撕毁亦或者是涂改档案等情况的出现。此外，对于利用监督则需要做好以下几点：第一，要积极向档案使用人员宣传相关制度与规定，以此来更好地把握使用者目的及动机；第二，需要注意观察使用人员的动态，一旦发现有出现违反制度等情况则需要及时进行处理；第三，还需要强化对于利用这使用情及效果的分析，这样也能及时发现问题。

3 创新档案保密工作

创新是有效提升档案管理水平的关键，同时也是提升档案保密工作质量的关键。在信息化时代背景之下，原有的档案收集、管理与利用各方面都有发生较为显著的变化，所以档案管理人员在开展管理工作的时候，还需要及时创新传统管理模式，在工作过程中不断总结与归纳，然后基于此来创新档案管理方式，这样才能进一步提升档案管理水平。

3.1 创新档案管理机制

档案管理工作从本质上而言还是一项管理性的工作，无论其是任何类型的创新，最终还是需要依赖于一定的管理机制来实现。为此，创新档案管理工作及时是其中较为重要的部分，之前部分档案管理工作部门经常会出现干多干烧一样、干与不干差不多的现象，这促使档案保密工作无法有效开展。针对这一问题，需要在档案保密工作实施过程中创新管理机制，明确目标管理体系，制定与收集归档工作目标与计划，同时主动与各个业务部门取得一定的联系，以此来有效促进档案存档、利用工作的顺利推进；另外，还可以构建出相应的激励机制，这也能进一步提升档案管理工作人员工作积极性。

3.2 创新档案管理方法及服务意识

在档案管理保密工作实施过程中，档案管理方法及服务意识创新同样重要。现如今出资按一个信息技术高速发展的时代，在这种环境下，档案管理工作开展自然需要依赖于新技术、新设备来开展，这能为档案管理效率、保密工作质量提升提供良好保障。为此，相关人员一定要提高对于这一项工作的重视，积极借助于电子化、网络化、信息化与智能化技术来创新档案管理与保密工作。此外，档案管理的最终目的就是为了应用，所以在开展档案管理工作的时候，当那管理人员自身需要树立起良好的服务意识，改变传统服务方式，立足于新时代与新环境来开展档案管理服务，从而最大程度提升档案管理水平。

4 抓好开放过程中的相关工作

要想真正做好档案开放工作，在档案管理过程中，还需要抓好开放过程中的以下几点：第一，规划归档开放范围。在档案开放之前，一定要对需要开放的档案进行认真审查，合理规划出档案开放范围，这样才能避免机密档案出现泄漏。在开展档案开放前的审查工作时，相关人员需要结合相关标准来对开放期限内的档案进行审查，以此来明确其使用与开放范围。第二，编制检索目录。开放档案工作在开展的时候，还需要做好档案开放过程中的基础性工作，首要工作就是要不断提升开放档案内在质量，在原有基础上系统化整理与分类，这样才能确保编目的清楚与合理性；其次还需要构建出完善的档案号，这样才能有效适应检索与档案管理诉求；最后还需要编制检索工具，这样就能让开放档案的检索工具逐渐成为以骨干性检索为主的工具，从而有效落实检索多样化，为档案利用提供良好保障。第三，还需要及时进行档案解密修订，毕竟档案保密本就具有一定的期限，不能一成不变的进行管理。

5 结语

综上所述，档案保密工作会直接危及到党与民族的利益，同时也是有效保障国家安全的大事，在新时代背景下要想有效提升档案管理水平，自然需要在工作过程中树立起信息化档案管理意识从规范档案安全保密管理机制、创新档案管理方式、树立正确档案管理理念等多角度出发来有效提升档案管理水平，从而有效促进档案保密工作的顺利推进。