文书档案管理的现有问题与建议分析

董玉新

（阿勒泰市人民政府办公室，新疆 阿勒泰 836300）

文书档案是任何单位内非常重要的资料，需要长期的保存和使用，可以真实反映出单位的实际情况，对于各级单位的发展和进步起到积极的作用。文书档案是单位管理者做出正确决策的基础和根据，也能够反映出单位发展的进程，更是给单位员工发挥出作用提供基础。但是当前的文书档案管理有很多问题无法从根本上解决，本文具体分析文书档案管理的问题，然后总结出相应建议，希望可以保证文书档案管理工作顺利进行，促进单位的发展与进步。

1 文书档案管理

文书档案在我国已经有非常长的发展历史，其主要的应用目的就是做好各项记录，真实反映出各个方面的信息，为社会的发展起到了积极的促进作用。文书档案管理需要把各种信息进行汇总，将关键性的信息通过文字的方式做好记录，保证资料完整性，存储起来以备后来使用。当前科学技术高速发展，信息技术应用到实践中，很多信息都是以电子版的形式存在的，所以现代社会很多的文书档案管理都已经从传统的纸质载体转化成为虚拟载体的形式，以数字的形式存在。文书档案管理的主要内容就是进行档案的收集、整理、保存与利用，而文书档案管理给单位的影响是非常巨大的，特别是能够真实反映出单位内部的实际情况，一份文书档案如果发生缺失，就会导致文书档案的整合率，所以从这个方面出发文书档案管理是非常重要的。文书档案管理是私密性的工作，对于单位的长远发展有着极为重要的影响，档案管理一般都是少数人开展工作，但是会综合性反应单位的具体情况，所以具备综合管理的性质。通常来说，文书档案管理的类型比较多，科研、党务管理、人事、财务、设备、基础建设等方面。文书档案很多情况下都是上级单位下发的文件形式，还有本单位领导发布的相关指导性的文件、政策性文件以及业务类型的文件等。文书档案管理有着较高的专业性，要求是非常高的，在具体工作中形成的文书档案会真实反映出总体的情况，因此，文书档案管理有着较高的专业使用价值。比如，某单位发布未来发展战略或者业务拓展计划等，都是非常专业性的。

2 现今文书档案管理所存在的问题

1）文书档案管理制度不完善。根据经验总结分析，很多单位在进行文书档案管理实践中都有不规范的问题。比如档案目录编排没有达到标准要求，档案管理缺乏科学性和有效性，甚至有些单位依然使用的是落后管理方式，并没有随着社会的发展而进步，导致档案管理存在严重混乱的情况，管理效果也比较差。文书档案管理出现这些问题就不能达到使用的效果，甚至会阻碍单位的长远发展。当前我国已经全面实现信息技术的应用，文书档案都是以电子版的形式存在，可以通过计算机、人力两种方式进行搜索，很多情况下行政事业单位都会采取人力搜索的方式，效率比较差，资源也比较浪费，影响工作的效率和质量。随着时代的发展，文书档案的种类逐渐增多，也不断地丰富，需要更新检索方法，提高检索工作的效率，这样才能满足时代发展的需要。因此，文书档案管理人员选择科学合理的网络管理费方式，保证检索更加的高效、准确，可以减少检索时间，促进检索效率的提升。

2）文书档案管理人员的工作状态问题。因为文书档案管理工作整日面对的都是毫无生机的档案，所以较之其他工作来说是非常枯燥乏味的，且工作量比较大，非常的繁杂，所以很多人都不愿意投入到文书档案管理工作中。由于人们不愿意投入到文书档案管理岗位，导致专业人员严重不足，有很多人都不具备任何工作经验就进入到文书档案管理岗位。绝大多数的文书档案管理工作人员的专业素质比较低，且毕业的大学生不愿意进入到该工作岗位中，所以这一方面的人才数量非常少。当前的专业文书档案管理人员顺利较少，有些单位为了能够降低成本，一般会选择兼职的人员进行档案管理，所以导致了文书档案管理人员经验不足，且没有积极的学习先进的档案管理知识，让很多文书档案管理岗位的工作质量和效率比较差，所以就造成了文书档案管理的总体水平很低，工作也非常差，对于单位的发展产生不良影响。

3）文书收集工作与档案管理工作不协调。文书收集工作是档案管理的基础，目前这两者存在着严重不协调的情况，导致文书档案缺乏完整性、连续性的要求。而文书档案管理工作中，非常重要的一项内容就是文书收集，保证各项文书资料可以达到正常使用标准，提高检索的效率和质量，保证实用性合格，也能够发挥出该档案的作用，也就能够发挥出应用效果，但是如果两者没有协调进行，导致很多工作出现偏差，造成文书档案管理效果极差。

3 文书档案管理的策略

1）管理人员思想要勇于创新。如果使用传统思维方式进行文书档案管理，必然导致工作效率差、水平低。因此，文书档案管理中，首先需要从思想上进行创新，管理人员积极转变思维模式，摈弃传统的管理理念，积极学习新的理念。管理与处理文书档案工作中，秉承严谨的工作态度，从整体性角度出发开展该项工作，以更好地发挥出该工作的重要作用，提高工作质量和效果。

2）更新文书档案管理系统。计算机网络社会的发展和进步，文书档案管理需要顺应时代发展应用先进管理方式，逐步取代传统落后的手工管理方式，通过数字化技术的应用提高文书档案管理水平和效率。从这个角度出发，文书档案管理以时代发展作为契机，各个单位都要引入先进管理技术，进行信息化的更新和使用，选择合理的应对方式，提高档案管理的模式和效果。在积极开展管理和控制的基础条件下，还要重视管理制度的利用，也就能够更好地促进整体应用效果的提升。

3）加大文书档案的信息化管理。文书档案管理系统进行不断的升级与改进，满足当前的信息化管理的需要，逐步的实现智能化、规范化的管理，进而可以体现出管理的效率和标准。在资料信息全部完善之后，采取统一的文字标准，可以更好地实现规范化管理与控制。此外，还要做好文书档案管理的监控，确保文书档案达到安全性、准确性的标准要求，以更好地发挥出文书档案的管理效果和作用，不断的创新和进步，让文书档案管理水平和效率得到很大的提升。

4）创新工作体制。文书档案管理工作要想实现稳步发展，创新是非常重要的，所以应该积极引入先进技术，创新工作模式，并且提高文书档案管理人才的水平，以更好地满足社会的发展需要，让领导提起足够的重视，各级部门和人员都能够积极配合，科学合理的利用各项资源，让文书档案管理更加具有协调性，发挥出文书档案管理的作用，促进整体工作质量的提升。

4 结束语

传统文书档案管理工作已经难以顺应时代的发展，管理模式也非常的落后，根本不能适应社会的发展和进步。因此，文书档案管理工作需要以时代发展作为出发点，符合社会的发展需要，积极创新，引入先进的计算机网络技术，提高工作质量和水平，为档案管理工作高速发展奠定坚实基础。