事业单位档案管理的问题与对策

胡成伟

（吉林省双辽市军用饮食供应站，吉林 双辽 136400）

伴随着社会的发展和事业单位管理工作的不断深入，办公室档案管理在实际工作中发挥着越来越重要的作用。随着社会的发展和技术的进步，必须发现传统档案管理中存在的问题，并采取积极有效的措施以确保档案管理能够发挥适当的作用。只有不断创新，引入新的文件管理系统，并不断完善现有的文件管理系统，才能有效地提高文件管理效率，使我国事业单位办公室的档案文件管理系统能够蓬勃 发展。

1 事业单位办公室档案日常管理内容及存在的问题

1.1 档案管理的内容

办公室档案管理是档案管理的日常活动。只有精通档案管理的员工才能有效地促进信息的使用和分配，从而提高档案的安全性和统一性，并促进档案管理活动顺畅的发展。档案的日常管理包括收集、分类、评估和保存，是实现有效档案管理的重要环节。随着现代科学技术的不断发展，携带档案的载体形式变得越来越丰富，现代信息技术与计算机设施的结合导致档案中图片、音频、图像等多种形式的档案的出现。丰富的资源载体为档案管理活动提供了无限可能，以各种形式存储在计算机设施中，并在其上建立了大型数据库，信息的完整性和真实性是通过现代工作形式来确定的。

1.2 当前档案管理活动中存在的主要问题

第一，对工作缺乏兴趣。由于传统管理理念的影响，事业单位的档案管理一般采用常规的程序管理模式，提供了许多尚未有效应用于档案管理活动的现代管理方法。进度表的过程管理模式使大多数人认为档案管理工作太简单了，而诸如保存存档材料和防止内容泄漏之类的工作并不是那么困难。结果，事业单位办公室档案管理人员对工作失去了兴趣，并且随着这种情况的继续，没有创新和开发档案管理模式，也没有实现档案管理的真正作用。

第二，缺乏有效的工作机制。事业单位没有提高档案管理效率和水平的一个重要原因是缺乏有效的管理机制，大多数事业单位都建立了与其工作相对应的管理机制，但其员工并未严格遵循，这造成了档案管理机制形式化。

2 事业单位办公室档案日常管理

2.1 建立和完善档案管理系统

办公室档案管理是根据系统和档案文件管理规则执行的，并且在优化实际办公室档案管的效率方面发挥关键作用。在建立和修订制度的过程中，必须坚持民主正义的原则，随着时代的发展，在事业单位办公室档案管理系统中出现延迟和各种漏洞，基于事业单位发展的系统，提高系统的充分性、合理性和及时性，并纠正过去工作中存在的各种问题。此外，要建立档案使用情况的反馈机制，对工作人员进行档案使用情况进行民主调查，并定期收集、总结和组织员工在使用过程中面临的问题和要求。提供有关如何解决办公室中档案管理问题的解决方案。

2.2 建立合理的档案服务机制

为了做好档案管理工作，事业单位从业人员需要在服务机制上进行合理创新，为群众提供更好的服务质量。建立合理的档案服务机制，从根本上说，是重新开发档案管理工作中的各种服务，以便档案管理活动和机构能够做到，“服务”的口号是“人”，通过建立适合事业单位档案工作的服务机制，使工作人员和公众都能感受到档案管理服务的便利，并突出了档案管理工作的重要性，事业单位档案管理人员要深入基层，明确面临实际问题的管理工作的重点和难点，建立合理的档案管理服务机制，结合工作目标和档案管理的发展，以及事业单位处理问题的目标，有效管理、提高事业单位中档案管理服务的重要性。

2.3 不断完善档案存储系统

一个好的档案存储系统不仅可以保证档案管理的正常有序发展，而且是发展的基本条件。当前的研究表明，许多办公室档案管理工作都存在存储系统问题，这些问题不仅影响档案管理工作的开展，而且也阻碍了事业单位的发展。在存储系统方面，事业单位需要不断改进和构建完整的存储系统，以使办公室档案管理工作更加完善。例如，在办公室中，有无法备份的以及机密性的档案。需要不同部门之间的进行合作才能解决这些问题。事业单位可以使用互联网作为媒介。建立并一个特殊的文件管理通道，对信息、文档等进行保存。在一个好的档案存储系统中，各个部门可以互利互惠。不会影响自己部门的档案管理，还可以借阅其他部门的档案。

2.4 识别管理技能和工作效率

事业单位需要提高档案管理人员的工作效率。首先，档案管理人员有必要系统地学习档案存储知识，以有效地增强专业水平，提高实践技能。其次，需要对自己的工作充满热情，并用热情完成枯燥的事情。档案管理人员全天处理大量文本，因此大部分工作都是对档案进行分类、组织和存储，很容易感到无聊。可以调动档案工作人员的工作积极性，充分了解档案管理的重要性。最后，需要更新档案管理的工作方式。随着计算机技术的广泛使用，档案管理将文本文件和纸质文件与电子文件连接起来，使用计算机技术来更改现有的工作方法，替换数字档案存储，建立电子资源数据库。

2.5 实现信息化管理

档案的信息化管理可以更快、更有效地使用档案信息，从而减轻管理员的负担并提高办公室档案管理的效率。如今，大数据技术、互联网技术、云平台等可以作为档案管理的新技术，方便建设新的信息办公室档案管理系统。首先，事业单位要提高计算机化程度，积极建立新的信息系统，并在办公室共享一个档案数据库，以便员工可以查看信息。同时，事业单位应在成熟的电子政务的帮助下，积极筹集资金用于电子政务建设和地方信息化规划建设，跟踪城市电子政务建设过程，完善办公档案管理体系。

3 结语

总之，档案管理是办公室的重点，并且与其他工作密切相关。提高档案管理的效率以及更好地利用工作数据和信息来有效地促进整个办公室工作。如今，办公室需要使用最新的信息技术和管理理念等，以采取各种有效措施来创建高效的办公室档案管理系统，以提高办公室档案管理的质量、效率和水平。