档案信息化标准建设的必要性及展望

魏文君

（北京市工贸技师学院，北京 100097）

随着信息技术快速发展和档案工作实践的不断不仅，学校档案信息化建设也进入了新的时代，数字档案资源在档案管理中的重要性不断提高。各类新兴技术的应用和管理工作的复杂化赋予了档案信息化建设新的内涵。服务范围的扩大、涉及业务领域的增多和新技术的采纳亟需一套健全完善的标准对其进行指导和检验。对此，档案管理部门应主动作为，探寻加以解决的方法措施，以更好地完善档案信息化建设实践[1]。

1 档案信息化标准建设的必要性

1.1 是档案信息化发展的必然要求

在信息社会，档案作为一种真实且宝贵的信息资源，对国民经济和社会各领域的发展起到的作用愈加重要。随着人们信息产生、传播和获取方式的改变，档案信息化工作也逐渐成为社会信息化的重要组成部分。20世纪90年代后期以来，档案部门越来越多地应用互联网技术，建立档案网站，发布档案信息，提供档案信息的远程传递和利用。但受限于技术和管理体制，彼时的档案信息化建设大多针对基于管理的视角，信息化建设的深度和广度不足。而如今，档案信息的传输、共享和多元利用涉及多个主体的协同推进，开放的环境和信息组织方式的改变更强调了技术语言的统一，档案信息化的标准与规范愈加重要，这也进一步凸显了标准建设的重要性。

1.2 打破档案标准匮乏的现实困境

我国档案管理中计算机的应用起步于20世纪80年代，并在进入新世纪后获得飞速发展。但相对而言档案信息化标准建设却严重滞后，这一局面在2002年《全国档案信息化建设实施纲要》发布后得到改善，随后还针对电子文档和纸质文档的数字化工作发布了相应标准规范。与档案信息化建设的进程和技术应用的实际情况相比，纲领性的标准较为匮乏，各地只能根据现实工作情况制定短期的标准，成本投入增多且档案信息化软件开发不足。为促进档案信息化的持续健康发展，有必要对各地档案信息化建设进行整体性的规范与引导，促使档案信息化达到适应国民经济各部门之间进行复杂协调工作中利用档案信息资源的需要，最大化发挥档案信息化建设的效益。

1.3 是推动档案事业持续发展的本质需要

档案信息化标准建设的直接目的就在于规范人们的工作行为，加快信息化建设进度，进而提高整体效益。传统的档案管理工作主要是手工操作，然而，随着社会的发展和科学技术水平的进步，完全进行手工操作已不能满足档案工作发展的需要，以电子计算机为核心的各种新技术正逐渐应用于档案管理中，应用于档案检索、档案编目、档案统计以及档案馆（室）事务管理等各个方面，做到一次输入多次输出，一种输入多种输出，检索速度快，查全率和查准率高。未来，随着单套制的推广应用，档案管理的载体和对象将全部实现数字化，由此产生的所有业务领域的信息化都必须要求相应标准的建立。因此，从档案事业发展的角度来说，加强档案信息化标准建设也是档案事业发展的大势所趋[2]。

2 我国档案信息化标准建设的存在的问题

2.1 缺乏远景规划

从我国目前大大小小的档案信息化相关标来看，更多的还是关注已经成熟的信息化建设环节或者应用较为广泛的技术，但从长远发展来看整体的远景规划还稍显不足。上世纪90年代由于信息化建设刚起步，对未来技术发展的认识尚不明朗时缺乏远景规划条件，那再《纲要》实施后则应已具备一定条件。但在标准建设的实践中我们发现，当时的整体远景规划只限于档案信息标准方向的确立和待制定标准的罗列，缺乏对未来标准建设的长远规划。

2.2 主体间协同不足

近年来，档案信息化建设深度和广度的拓展给标准建设提出二类更高要求，特别是信息化涉及业务领域和管理主体的多元化给各主体间的协同合作带来了新的挑战。过去，档案信息化标准建设工作多在内部开展，进行局域网搭建且通常由档案部门单独展开，领导层、职能部门和其他政府部门的参与较少，各项工作制度和体制创新覆盖面窄、参与人次少，主体内部尚未形成合力。而在外部，档案信息化与电子政务、智慧校园的融合较少。各单位之前的沟通、协调不足导致信息化影响了整体信息化建设的效率。此外，由于各地区、各单位标准不一，在软硬件的采购与开发上差别较大，制约了档案价值实现，投入成本较高且工作效益较低。

2.3 标准更新滞后

档案信息化标准建设不应追求所有细节的绝对统一，而是从系统和整体的角度实现协调统一。在技术快速发展的背景下，档案信息化标准应更多地考虑到技术给管理与业务带来的改变，以开放性的内容适应灵活的业务调整，以使基于标准规范建立的数据内容能被开放地交换、复用和扩展。但目前我国很多地区的档案信息化标准内容开放性不足且更新滞后，如在对“元数据”的定义中，我国的标准侧重对文件形式和软硬件环境的描述，而国际标准则同时明确了管理的标准与规范。因此，档案部门应及时掌握档案信息化中的技术应用趋势和数据组织形式，及时更新标准内容。

2.4 需求调研不完善

过去，档案信息化标准建设主要集中在档案管理层面，如预立卷库、整理库、档案库标准，档案归档管理标准等。而如今的档案信息化建设已突破了档案原有的业务领域，更多的面向公众服务和档案利用，这也使得信息化标准有所改变。如在档案信息利用标准中对原文安全浏览器、自适应打印、档案统计与数据分析、前台需求的规范。这也要求在标准建设时考虑用户的使用感受和服务响应。但从各地档案信息化标准建设现状来看，虽在标准中已大量涉及服务和利用层面，但针对性不足，过度追求标准数量而忽视了质量，这也提醒档案部门应加强对用户需求的调研，为服务与利用标准提供更为详实的参考。

3 档案信息化标准建设的展望

3.1 做好顶层设计，完善机制保障

档案信息化是一项系统性、综合性强的工程，其信息管理与服务职能涉及学校的大大小小事宜，因此在标准建设上首先就应做好顶层设计，规划标准建设蓝图。具体来说，第一选取本单位为主要的调研对象，从档案信息化实施的视角调研标准化建设工作的理念、项目、覆盖对象、主体、方式、保障条件、效能的考核评估等方面的情况，以此分析目前标准化建设工作存在的问题，剖析出与档案的要求存在的问题，基于此做好短期内信息化标准建设的设计工作。第二，通过完善的机制保障推动档案信息化标准建设工作的持续开展，坚持将机制建设作为提升档案信息化工作规范化、科学化、常态化水平的重要保障，构建实施统筹规划、督导检查、考核奖惩三大机制，通过定时更新标准化建设推进规划、组建专项检查组等措施确保标准建设工作的可持续、质量可控制、责任可追溯。另一方面，完善负责人机制、联系人机制，强化考核，实现层层联动。

3.2 加强组织协调，搭建体系框架

标准体系框架的构建极具专业性，需要标准化专业人员与档案管理、信息化相关技术等专业人员的协同工作[3]。在这一步应推动各个参与部门档案数据的标准化与规范化，包括管理性规范、业务性规范和技术性规范。管理性的标准规范一般是指计算机的安全法规以及标准，还有档案馆所有工作人员的职责，在学校就是涉及各个行政职能管理部门、二级学院教学单位、图书馆、后勤处和校办企业等。业务性标准规范来除了术语标准和电子文件等，还有档案信息化要求的共享共建标准，主要涉及与信息化建设息息相关的电子数据领域，如不同载体档案的数字化标准、数字转换技术规范等。技术性的标准规范当中涉及档案信息服务平台的软硬件设施和软件系统的技术标准。通过标准化的建立，实现多个数字档案之间的互操作性，基于每个数字档案后面的高级协议整合每个档案的资源，提供统一的检索入口，主要涉及具体的档案类型，如人事档案（包括干部档案、职工档案、毕业就业派遣档案、职称档案、工资档案、退休审批档案等）。

3.3 掌握技术动态，注重标准更新

在档案信息化建设的大背景下，标准建设工作也呈现出复杂化、多元化和灵活化的态势。各项新技术和应用、数字信息资源的整合和网络化的传输手段在提高了档案管理工作效率的同时也带来了诸多问题，如信息安全、电子档案应用价值低、效力不如纸质档案等。对此，档案部门还应准确把握档案信息化建设的技术应用趋势，根据不同技术的特点有针对性的进行标准设计。当前，在技术方面应用的较为广泛的为云计算和大数据，集中在数据存储与分析领域，因此在对短期信息化标准设计时应着重考虑。从长远看，物联网和区块链技术的应用会越来越多，其中涉及RFID技术、分布式账本和智能合约等，扩展了信息化标准建设的范围，因此在远景规划时应特别标注。另一方面，新技术的应用也扩展了标准建设的领域，如信息安全问题、档案共享问题等。因此在标准建设时，还应实时对具体档案业务领域进行摸排，了解技术应用引发的业务和服务领域的变化，避免因为标准与规范空白而导致的管理不善[4]。

3.4 需求引领驱动，强化标准实施

当前学校档案信息化建设正处于发展的关键时期，档案数量、种类的激增和社会需求的扩大，要求档案管理手段的现代化和档案服务机制创新与之相适应；电子文件革命和网络信息技术的发展，要求档案工作信息化与之相配合；信息数字化和档案载体多样化趋势，要求文档一体化管理和档案数字化管理；信息服务的产业化和服务需求的个性化形势，要求档案事业面向社会进行档案工作流程重组，这也管理和利用需求的变化对档案信息化标准建设产生引领和驱动作用。因此，要从档案信息存储利用格式，真实性、完整性、有效性保证，共享交换等方面加大标准制定力度，以标准建设促进档案服务与利用的信息化建设。此外，建立多元主体监管机制以强化各项标准的实施。及时更新监管内容，同时在工作中加强对使用痕迹和行为的监管，监管方式也不仅仅是在事前监管，也要扩到事中以及事后监管，形成监管闭环，充分掌握档案信息化各个环节的标准落实情况，实现标准制度的真正落地。