事业单位档案管理信息化建设策略研究

仇莉丽

（南京江宁科学技术局，江苏 南京 210000）

1 档案管理信息化建设对于事业单位发展的作用

随着经济的快速发展，信息化水平不断的提高，档案管理信息化建设应用而生，在事业单位发展中具有重要的影响和作用。首先，档案信息化管理是建立在互联网以及智能化系统基础之上的，具有很大的优势和便利性，方便档案管理人员对信息进行查找利用，有效地实现了档案资源的合理组织和优化配置，优化了事业单位的档案管理体系，同时推动了档案信息管理的安全性和完整性，提高了档案管理水平。

其次，传统的档案资料管理具有一定的局限性，都是纸质档案、图片档案、视频档案的不能有效的保证信息的完整性，而档案管理的信息化发展改变了传统的档案管理工作方式，可以有效地避免信息的损失和丢失。同时，对于档案内容的查询和使用来讲，可以很方便地搜寻到需要寻找的信息，有效地减少了工作时间的浪费。另一方面，档案管理信息化所录入的材料会存入到网络数据库当中，可以对档案信息资源进行分类、加工和提取，提高了档案数据的利用率，对档案信息的大批量存储能够节省存储空间，简化档案内容查询修改的程序，提高档案的使用价值，有利于满足新时期事业单位发展的需要。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1 思想观念陈旧、缺乏客观认识

就目前来看，一些事业单位思想观念落后，不能给予档案管理信息化建设的高度关注和资金投入。另一方面，受传统思想的影响，一些档案管理工作人员主观意识存在问题，不愿意学习先进的档案管理方法，缺乏客观的认识。其次，事业单位档案管理工作所涉及的档案资源比较广泛而且复杂，在一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的发展，很多时候即使设置了这项工作也是流于形式，没有得到具体的落实。另一方面，事业单位的档案信息化管理工作机构的不完善，人力物力资源得不到落实，而且相关档案管理工作人员缺少专业知识、能力不够，跟不上新时期信息化发展建设的脚步，不能满足现阶段事业单位的发展需要。

2.2 档案管理工作人员素养有待提升

事业单位档案管理信息化建设对其工作人员的专业性提出了更高的要求，要求人事档案管理工作人员可以利用现代化的设备进行档案管理。就目前来看，相关工作人员没有认识到档案管理信息化建设的重要性，无法深入了解档案管理信息化建设的价值。首先，相关部门不能为工作人员提供专业化培训，工作人员不能了解新的管理方法和思想，导致一些工作人员主观意识存在问题，工作懒散。另一方面，人事档案管理工作的复杂性，一些人事档案管理工作缺乏足够的专业知识和实践技能，不能利用现代化技术对人事档案进行管理，很容易由于操作不当造成人事档案管理工作的混乱。其次，档案管理部门缺乏对数字化、信息化设备的资金投入，部分档案管理工作人员不具备基本的电脑操作技能，阻碍了档案管理信息化的发展。

3 事业单位档案管理信息化建设的策略

3.1 更新思想观念，加强相关工作人员的认识

更新思想观念，提高工作人员的专业技能是保障事业单位档案管理信息化建设发展的基础。因此，事业单位要积极更新档案管理思想观念，保障档案管理信息化的灵活性和协调性。因此，事业单位要加强理念创新，不能一味的用传统的方式来进行现代化的档案管理信息化工作，建立科学合理的网络管理模式，不断增加相关工作人员的管理意识，依托大数据、云计算等技术进行档案管理，加强档案信息之间的联系和紧密性，推动事业单位档案管理的信息化建设。

3.2 注重人才培养，打牢物质基础

档案管理工作包括收集、归档、查阅、保密、开发利用等，这些工作之间都有着密切的、复杂的联系，这就要求相关部门注重人才储备，提高相关工作人员的专业知识能力，实现档案资源的简约化、优质化和信息重组。其次，从业者的个人业务素质是有效保障档案资源整合与共享的基础，这就要求相关部门加强工作人员的业务培训。同时，事业单位可以通过开展座谈会、参观学习以及计算机培训等方式提高档案管理工作人员的能力，为提高其工作效率和质量提供保障。另一方面，相关部门要加强对计算机和网络系统的资金投入，提高对信息建设应用软件的开发力度，保证软件开发和档案管理信息化建设的同步发展，为档案管理信息化发展提供平台。

3.3 建立健全完善的管理制度

健全的管理制度是推动事业单位档案管理信息化发展的基础。如果没有健全的管理工作制度，档案管理工作很容易出现问题。首先，事业单位要明确各个部门的职能，及时了解档案的收集和保存情况，不仅要保存纸质档案也要保存电子档案，用信息技术不断促进档案资源的整合与共享。其次，数据化和信息化的迅猛发展，具有海量性、多样性和速度快的特点，可以提高档案管理工作的效率和质量，降低了人工成本。另一方面，现代化信息技术的应运而生，实现了档案信息传递的实时性，有利于提高统计分析的准确性和权威性，方便为相关工作提供指导与安排，大大的提高了信息资源的有效衔接。

4 结语

信息技术凭借其独特的优势被广泛的应用到了事业单位档案管理建设当中，对于事业单位的发展具有重要的影响。因此，事业单位要顺应时代发展潮流，增强档案管理信息化建设的意识，积极加强档案管理人才培养，让其掌握现代化的信息技术，提高其操作实践能力，建立完善的档案管理制度，推动档案管理工作的变革，为档案管理信息化建设发展注入活力。