大数据背景下基层数字档案室建设研究

王 建

（黑龙江省大兴安岭加格达奇区档案馆，黑龙江 大兴安岭 165000）

1 大数据背景下基层数字档案室建设的必要性

基层档案室的主要工作内容是对信息资源进行搜集和整理，传统的档案室的搜集和整理需要耗费大量的人力和物力，对于档案的保存也存在较大的弊端。然而大数据时代，基层数字档案室的建设有效地为数据的整体收集提供了高效的途径。在大数据背景下，电子档案以及数字储存技术成为主要形式，已经改变了传统的储存载体，形成具有结构性的档案管理方式，这种模式下，基层数字档案室的主要工作内容是对信息资源进行处理，使用高科技技术建立专门的档案信息管理流程，并且在使用过程中，可以实现对于档案信息精确查找和提取，最大限度地实现资源使用的灵活性，极大地提高了档案管理的效率。另一方面，数字建设能够实现档案分类管理，根据档案的性质和特点建立不同的数据档案室，体现了档案管理的价值，为档案室用户提供最佳的服务，并且档案数据体现出较大的信息量，能够根据用户的反馈做出分析和总结，确定服务行为规范，衍生出智能服务体系[1]。

2 大数据背景下基层数字档案室建设面临的挑战

建设基层数字档案室绝不是购置硬件设备、应用大数据分析就可以的，应当从方方面面就开始创新和转变、比如管理理念、操作技术以及管理方式上，当前大数据背景下，我国基层档案室数字建设面临着以下几个方面的挑战：

2.1 基层发展不均衡及信息资源再整理难题

由于社会局部地区发展不均衡，导致基层档案室在建设数字化管理时具有极大的局限性，且受限于经济条件因素，许多档案馆的原始档案室主要以纸质档案为载体，其馆藏档案的信息化程度较低，特别是一些偏远的地区，其数字技术较为落后，经济条件不充分，对于档案资源进行再收集和整理存在较大的难度，从手工转化为电脑操作过程比较艰辛，对于档案用户查询以及调取资料传统方式主要以手工为主，很难满足用户个性化需求，对于管理层面上也存在一定的困难，实践基层管理数字化建设主要依托于地区发展的相关条件，许多原始档案馆会存在较多冗余的数据，从而导致馆藏数据信息过多，对这些冗余数据进行再整理存在一个再加工流程，并且这些数据也会造成存储空间的浪费，间接造成重复文件及资源，当档案信息被数字整理后，会出现冲突数据信息，导致重复交叉的存档，无法合理优化数据查询时间[2]。

2.2 基层数字档案室建设面临标准不统一的问题

在信息化时代，尽管全国上下都认识到了数字化建设的重要性，但是在基层档案室建设方面，面临着标准不统一的问题，从党中央相关指示到地方实际建设，存在较大实施差距，由于地区发展不平衡的问题，导致各地的基层档案室在建设过程中，缺乏有效的建设规范和标准，没有统一的信息处理管理方式，每个档案室的建设都采用不同的数字化技术，且管理、查询及储存系统都存在较大的差别，给今后档案共享信息资源带来较大的困难，无法实现各地档案的互通有无，直接影响到大的发展方向。

2.3 基层数字档案室建设面临专业人才不足的问题

建立专门的基层数字档案室，需要专业的人才掌握大数据分析技术，同样还需要具有综合素质的优秀档案管理人才进行支撑，然而近几年来，各级部门尽管非常重视数字档案建设，但是地区建设执行者仍然存在困境，无法招纳具有专业技能的管理人才，导致在实际操作过程中出现许多问题。特别是基层档案管理人员，其知识结构单一，管理水平低下，缺乏足够的学习和培训，进而影响了数字档案室发挥实际作用，严重限制了基层数字档案室建设工作的展开。

3 大数据背景下基层数字档案室建设的有效途径

大数据背景下，建设具有时代性的数字档案室成为一种必然的趋势，但是这面临的不仅仅是管理方式的改变，更是一种全新的档案工作服务体系的改革，提高了对于档案信息资源的整理和规划，对于大量的数据信息进行综合处理，从大的层面上来讲，这是对传统档案资源管理体制及流程的革新，在这种背景下，可以从以下几个方面进行建设和完善：

3.1 构建科学合理的数字档案管理体系

在基层单位的数字档案管理建设中，需要合理的建设体系进行优化知道，首先要加强对于数字建设的组织领导，把基层档案室建设纳入统筹规划当中，将档案室融合到社会便民服务事项当中，切实实现档案管理的有效作用，在这种过程中，可以采取先易后难的方式，逐步实施建设计划，切实推动数字档案室的建设，另外，对于档案室管理人员要确定合理的编制，明确管理人员的主要职能责任，在这种基础上建设相适应的管理模式，从数据、技术、管理、人才、服务整体方面进行综合考虑，制定行之有效的建设体系。另外，还要制定相关的规章制度 ，配合档案室的工作需求，在建设过程中有统一的标准可进行参考，比如制定档案资源信息归档以及使用流程管理制度，制定查阅制度、制定信息备份制度。将建设要求与制度进行融合，加强控制，保证在大数据分析阶段能够有效的整合相关资源[3]。

3.2 加强软件和硬件平台建设

为了更快的加强数字档案室建设，首先最基础的是要进行硬件设施和软件设备的配置，在确保档案信息安全的基础上，构建局域网建立独立网络进行数字化管理。网络设备和设施作为数字信息搜集、整理、保存的重要保障，需要根据基层的经济条件进行选择，包括基础的硬件设备和计算机终端，有条件的话还可配备扫描仪以及摄像机等，由于安全性能的相关要求，可以选择离线存储平台。另一方面，构建软件平台也是很重要的一部分，在大数据背景下，这个平台已经成为档案管理的核心，代替了传统管理模式中管理人员的作用，特别是在信息处理方面发挥着极高的效率，节省了大量的时间成本。对于已经建立好数字化建设的基层档案室，需要更新相关的软件系统，增加个性化需求的服务指标，比如涉及一些业务功能需求的规范建设，需要进行针对化的平台设计，可以研发个性化的需求，以满足档案用户的相关需求。关键性的软件和硬件投入能够更好地优化管理方式，并且在系统维护中发挥着重要的作用。