办公室文书档案的管理及常见问题探讨

王 丽

（招远市检验检测中心，办公室，山东 招远 265400）

在办公室的文书档案当中，保存着单位内的各项商业性的交易记录，还有一些重要的活动，甚至有商业秘密等，对办公室的文书档案管理，在很大程度上能够对单位的发展起到保驾护航的作用，它本身的功能是为单位的发展过程进行记录，而它的价值在于能够为单位的发展提供政策的依据。在办公室文书档案的管理当中，涉及一些企业单位，但绝大多属于事业单位，它记录会议，文件，以及重要的视频信息，都进行了归纳总结并放到文档中去，为以后的查阅提供便捷的帮助。

1 办公室文书档案的具体工作

首先它是单位内部资料的一个收集与整理的过程，整理时包括分析与归纳，将文档进行编号处理，在分析的时要注重重点突出的文件要作重点保存，使得后续找寻和使用更为方便，文档后归纳管理越精细对后续对文档的利用就更加方便，所以要提高文档归纳时的精细化。另外，文档管理涉及的范围很广，它包括政策性文件、日常工作、财务上的文件、人事调动、薪资结算、设备备案、会议记录等等，都需要工作人员细致地进行分类归纳，不能有丝毫的马虎。在对文档的管理要求上面，涉及三点，一点是要求能够有便捷的搜索功能，二是信息的整合能力，三是文件的编排保存的能力[1]。从对内部文件进行搜索时，这个主要体现在电子档当中，对内容文档的搜索要快速而准确地找到文档并能够顺利地提取出来，对内部文档统计时，要做到文档针对内容的流通性要通畅，收集的内容要具体，涉及的面要更广，确保在以后的查阅中能够找得到，用得到。……