基于知识管理开展事业单位档案管理工作

李 真

（山东省卫生健康委医疗管理服务中心，山东 济南 370102）

档案管理对事业单位发展十分重要，事业单位档案管理工作有着自身性特征，在我国经济体系快速发展的背景下，对档案管理有了全新的要求，以往传统的档案管理模式难以满足社会发展需要，同时也会出现各种各样的问题。基于此，事业单位档案管理工作必须要与时俱进，创新管理思维与管理结构，以便完善以往传统档案管理模式的不足，进而提升事业单位档案管理工作的实效性。

1 事业单位档案管理工作现状

作为文件管理的一部分，数据管理是一种新的理念，即信息的价值和重要性在不同的时间间隔内会有所不同。我国的数据管理目前有三个主要领域：1）管理的组织形式。作为文件管理的一部分，我们可以根据我们在管理科学方面的先进经验，制定文件管理原则并将其付诸实践，同时保持文件管理的最高水平。2）科学的管理方法。对于文件管理人员来说，必须有意识地进行信息管理，以便充分利用管理知识，并建立一个工作组，该工作组不仅拥有扎实的科学知识，而且拥有更高水平的企业技术。3）先进的技术支持。在文件管理环境不断变化的情况下，文件管理的技术能力也在不断发展，信息技术是现代社会文件管理技术不可或缺的组成部分，进一步完善了文件管理技术的信息化，从而推动了文件管理。但是，在文件管理任务的现状下，仍然存在着主要集中在两点上的问题：1）管理理念过时。随着文件管理的不断发展，数据管理意识仍然存在漏洞和过时的特征，许多管理人员和专业人员都坚持其理念的管理原则。管理人员的管理意识也过时了，缺乏对信息管理的关注。传统的管理方法可能导致管理效果相对较差。2）管理设备过时。由于文件管理依赖于财政支持，再加上缺乏管理知识，对文件管理投入的资源不足，管理系统过时，管理资源减少，导致总体管理效果降低。

2 在档案管理中应用知识管理的必要性

在过去，事业单位主要依赖传统方式来开展档案的管理，具体措施就是保管实体文件等，在需要时将这些实体文件取出。一方面可以充分发挥其自身参考价值，另一方面可以将其作为凭证；而知识管理主要是对档案资源当中相关背景知识所包含的显性知识以及隐性知识进行挖掘，因而将其应用于档案管理意义重大。首先，知识管理更为注重采用先进手段使用户主动获取深层次的信息服务以及知识性服务，从而使知识充分发挥其价值。在提供服务之前，知识管理部门要深入钻研文件以及档案，使其获得开发利用，通过档案管理价值的全方位提升，使管理人员具备更高的组织地位。其次，档案知识管理的实施可以帮助档案管理不断拓宽其范围。在档案管理工作实际开展过程中，一些资料可能与图书资料以及前期文件处于紧密相关的状态，但是由于某些原因，已经被排除在档案管理活动之外，而知识管理可以重新将上述资料纳入档案管理工作范畴，促进大档案管理顺利实施。因而，在档案管理领域当中纳入知识管理所强调的知识挖掘以及共享应用，可以帮助档案工作者对文件以及档案的开发利用加强重视，进而使档案管理工作具备更高的价值。

3 基于知识管理的事业单位档案管理工作策略

3.1 转变档案管理理念

事业单位档案管理部门在日常各项工作开展过程中，必须充分认识到在全新的经济时代档案管理工作的重要价值。通过对知识管理理念的有效运用，做好档案管理的规划工作，进行整体布局，在事业单位档案管理部门具体情况基础之上，不断优化其落后的信息割据局面，为档案管理各个模块提供一个分享信息资源的平台，这样可以使档案信息具备更高的准确率。此外，档案管理部门还需对档案管理工作实际开展过程中的具体情况进行认真分析，针对关键流程当中所存在的各种问题做好优化工作。

3.2 创新事业单位档案管理工作模式

事业单位职能部门具备细致化的特征，在档案管理工作开展期间，大多数部门的档案没有被全面使用，这从一定程度上反映了档案管理工作质量和水平处于较低的状态。要想将此种现象彻底解决，就需要事业单位档案管理人员进一步创新和改进档案管理方式，摒弃单一模式，比如适当地增设网上服务专区，借助信息化互联网技术和新型设备创新云档案管理平台，在提升事业单位档案管理水平的基础上促使工作良好开展。

3.3 知识共享以及创新

在事业单位，开展档案管理工作的一个主要目标是对知识进行共享以及不断创新，在此基础之上，不断提高事业单位的竞争能力。对于事业单位而言，档案资料是其知识的一种表现方式。在档案管理工作实际开展过程中，在一体化阶段必须设立明确的方向。一方面，保证知识管理向着有序化方向发展；另一方面，合理划分不同档案知识并做好其归类工作，探寻可能存在的联系。与此同时，还需科学评估档案价值，确定档案具体归档范围，结合档案价值的高低确定是否需要对其归档，从而有效识别相关电子文件。需要将档案数字化管理工作以及办公自动化有机结合，在档案信息化系统当中纳入归档工作以开展统一的管理，以防形成环节以及归档环节相互之间出现脱节现象，只有这样，才能使知识实现共享以及创新。

3.4 提高档案管理人员的整体素质

伴随着网络技术的飞速发展，这对事业单位的文件管理产生了影响，不仅改善了文件管理的工作方式和管理模式，而且提高了事业单位文件管理的效率。要实现这一目标，文件管理人员必须提高整体素质和能力水平，并从根本上提高创新意识，以提高生产率。许多文件管理人员目前缺乏网络信息管理方面的专业知识。因此，需要提高文件管理人员的网络技术和文件管理技能，将文件管理培训委派给专业团队，并邀请专家维护。经常组织相关文件管理人员分享他们的成功案例。此外，在档案管理员的招聘程序中必须考虑事业单位对人员的综合需求，并选择具备全面知识的专业人才，为事业单位档案管理注入新鲜血液，以促进可持续发展。此外，文件管理人员还必须按照各自单位的文件管理安排执行任务，确定自己的行为，进行科学有序的文件管理，不仅满足新时代的发展需要，而且提高文件管理任务的效率，从而改善业务部门的健康状况。

4 结束语

综上所述，在知识经济时代，事业单位需要不断提高档案管理人员的综合素质、转变档案管理理念、积极树立“大档案”观、创新档案管理模式、进行知识共享以及创新，只有这样才能使档案管理工作具备更强的前瞻性以及内涵性，提升事业单位档案管理工作的效能。