数字化档案管理中存在的问题及对策

周京秋

（山东省临沂市沂水县四十里堡镇便民服务中心，山东 临沂 276408）

随着国家科技经济等国力的飞速发展，近年来，单位在档案管理的工作进展中普遍应用到了数字化管理的办法。数字化档案管理办法的正确运用可以极大的降低档案管理的时间成本、人力财力成本。在信息逐渐碎片化、知识愈加丰富多样的今天，数字化档案管理技术的实施显得尤为重要。

1 数字化档案管理的意义

1）方便提供利用。档案管理是指档案馆或者个人对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。数字化管理是在传统档案管理的基础上利用电脑信息技术，将纸质信息扫描录入到电脑数据库中进行保存管理。也是单位在生产经营活动过程中的原始凭证和原始记录，是单位日常经营管理中的重要环节，具有高度的真实性和不可替代的作用。并且，在单位的发展建设过程中起到了重要的基础作用[1]。数字化档案管理是档案管理部门在技术上的一次革新，它不仅可以充分发挥其信息优势，还可以为利用者提供及时、准确、系统的，有较高参考价值的文献资料。

2）节约人力物力成本。传统意义上的档案管理在工作开展中，由于储存量巨大，在找寻可利用的信息时，需要耗费大量的时间和人力，而数字化档案管理办法，只需要在电脑数据库当中，输入关键字进行检索就能迅速罗列出与之相关的信息。在传统的档案管理过程中，纸质档案载体容量非常有限，极大的耗费了物力，就像在古代，人们夸一个人博才多学会说他学富五车，那是因为当时的载体只有竹简等，所以用车为单位来衡量，后来蔡伦造纸极大的优化了知识的客观载体。……