信息化背景下文书档案管理工作问题探究

王飒飒

（天津社会科学院，天津 300191）

1 前言

信息化是人类社会发展进程中最伟大的成就之一，在信息化技术的影响与运用下，社会发展速度不断加快，信息化俨然已经成为社会发展中不可或缺的技术。在信息化背景下，文书档案管理工作迎来了新的发展机遇，但与此同时也孕育着一些风险，如何将风险转化成发展动力是信息化文书档案管理发展的关键。在信息化背景下，文书档案管理工作中往往还存在文书档案管理意识淡薄、管理技术运用不足、档案管理队伍能力水平参差不齐等常见问题，这不利于构建完备的文书档案信息化管理体系，为此需要加快进度来解决这些问题。

2 做好文书档案管理的重要性

在企事业单位中各个部门、各项工作环节都会产生档案信息，而且不同的工作环节也会产生不同的档案信息，所以档案管理中才会细分为文书档案、人事档案、实物档案等不同的类型档案，这些档案对单位的发展都非常具有意义。就拿文书档案来说，文书档案中详细记录着各个单位中各种报告、批复、通知、信函、简报、会议记录等文书资料，这些档案资料中详细记录了单位中的一些重大决议、会议内容、工作内容等，所以必须要进行妥善的管理，如果因为管理不善，而出现信函、简报、会议记录档案丢失、损坏，后期将给一些工作及单位的管理等带来很大的阻力。从长远角度分析，除了会给大内一些工作及管理带来阻力以外，还会增加管理系统风险，有可能造成更多不必要的麻烦，而这些完全都是可以避免的，只是因为没有做好文书档案管理工作而导致的。

3 文书档案在信息化要求下的问题

3.1 档案管理队伍的信息化认识与能力仍需提高

在信息化背景下，文书档案管理必然是朝着信息化的方向去发展，而想要实现这一目的，必须要保证档案管理队伍对信息化技术的认识与运用能力，但显然很多档案管理人员并不能够达到这一要求。首先，在一些单位中，仍然存在档案管理队伍年龄架构不合理的问题，一些年龄大的档案管理人员往往思想较为保守，对待单位所组织的文书档案信息化培训、考核等踊跃性不足，消极的加以对待，并没有意识到这是为了提高他们的眼界与能力，存在思想上的认知误区。其次，部分单位没有建立完备的文书档案培训机制，培训工作往往比较形式化，尤其缺少对文书档案管理人员在信息化技能方面的培训。

3.2 文书档案信息化体系仍需完善

首先，部分单位文书档案管理硬件配套设施达不到信息化管理要求。部分单位中在文书档案管理时缺少高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，没有这些必要的文书档案管理硬件配套设施，会大大制约工作效率和工作质量，巧妇难为无米之炊。其次，文书档案管理软件配套设施往往也达不到要求，部分单位文书档案管理中并没有格式转化系统；文书档案管理系统等，无法真正实现文书档案管理的信息化办公与应用。最后，部分单位对文书档案信息化管理的认识与重视落实的并不够，很多单位考虑到开销，往往不愿意投入过多的资金、人力、物力等到文书档案信息化建设当中。

3.3 文书档案信息化管理中风险隐患较高

信息化技术在文书档案管理中的应用，一方面提高了文书档案管理的工作效率与工作质量，实现了文书档案管理的现代化、精细化发展，另一方面也增加了文书档案管理的潜在风险，但很多单位在文书档案信息化管理中，往往只考虑到了其优点，对其存在的风险认知却比较淡薄。文书档案中详细档案信息与单位的发展、部分的发展、个人的发展都直接的关系，如果在文书档案管理系统中，没有增加必要的杀毒系统、防御系统等，很容易造成文书档案中的信息数据被盗取、丢失，所产生的危害也是无法预估的。此外，不同类型文书档案在风险防范中，应该有针对性的运用不同的风险防范手段，但往往一些单位在文书档案风险管理中并没有这样去做。

4 信息化背景下，做好文书档案管理的具体方法研究

通过上文有关文书档案信息化管理问题分析可知，想要保证管理质量，降低管理风险，必须要对症的解决文书档案管理中问题，只有这样才能够构建完备的文书档案管理机制，实现科学化、规范化管理。

4.1 提高文书档案管理队伍信息化认识与信息化应用能力

在信息化背景下，想要做好文书档案管理工作，就必须要保证从业队伍的信息化运用能力。首先，单位必须要建立完备的文书档案管理培训机制，这样有利于持续提高文书档案管理人员的工作能力，保持管理队伍的先进性去全面性，在培训过程中，尤其要注重对档案管理人员在信息化认知和信息化技能方面的培训力度，既要保证他们参与培训时能够有所收获，又要保证他们的主动参与意识，所以在文书档案信息化培训时，一定要改变以往常规的培训方法，要让管理人员多动手、多提问题、多交流，并在培训中给予一些小的奖励等，提高培训的创新性。其次，进一步优化文书档案管理岗位架构，确定工作职责，要提高文书档案管理内部团结能力，发挥年轻文书档案管理思维活跃、信息化能力强的优势，让这些年轻的文书档案管理人员带动年龄大的文书档案管理人员参与到文书档案信息化建设当中，在单位内部营造良好的文书档案信息化管理发展氛围。

4.2 建立健全文书档案信息化管理体系

首先，想要真正实现文书档案管理的信息化发展，必须要保证文书档案管理在硬件配套设施建设上能够达到信息化管理要求。这就要求单位在开展文书档案管理工作时，一定要根据发展需要、信息化管理需要等，拿出足够的资金来及时购置高速扫描仪、高拍仪等硬件配套设施，实现文书档案管理纸质资料向数字化转换，以方便后期对文书档案资料的整理与保存等。其次，还要保证文书档案管理的软件配套齐全，要及时建立完备的文书档案管理格式转化系统、文书档案管理系统等，保证文书档案管理工作可以真正实现又线下操作到线上操作的转换，全面提高文书档案管理效率。

4.3 落实好文书档案管理的信息化风险防范工作

文书档案信息化建设，虽然能够提高文书档案管理工作效率与工作质量，但是也存在一定的风险隐患，信息化技术所自带的风险是不可避免的，所以必须要做好文书档案信息化风险防范与管理。这就要求，在文书档案管理工作中，一定要在文书档案管理系统中增设必要的杀毒软件、防护软件等，并且要定期的对文书档案管理系统进行维护与更新，通过这些措施来不但提高文书档案管理系统的安全性，避免发生档案信息丢失、盗取等情况出现。

5 结语

文章主要研究了信息化背景下，文书档案管理工作中存在的常见问题与解决方法，希望通过文章的这些内容分析，能够为做好文书档案信息化建设提供到一定的启发与参考意见。