办公自动化环境下的文书档案管理方法研究

王 乐

（河北省地质环境监测院，河北 石家庄 050021）

文书档案管理在企事业单位中是一项极其重要的工作，需要专业性很强的人员进行档案的管理，通过文件记录的方式对单位管理信息进行储存，内容没有限制性，普遍多元化，其文书档案管理是企事业单位的重要内容之一。现阶段在办公自动化环境背景下，文书档案管理应与信息化技术相结合，以此提高文书档案管理的规范性、高效性从而真正实现文书档案管理的功能与价值。

1 办公自动化环境下的文书档案管理特点分析

1.1 信息化

在办公自动化背景下，文书档案管理应以信息化特点进行。在传统的文书档案管理中一般采用的是纸质档案，并利用整理、收集、归类等方式进行，不但工作效率较低，工作质量也无法得到保障。在办公自动化环境下文书档案应利用信息技术实现自动化管理水平，例如可利用word、Excel等自动管理软件实现收集、储存、分档、统计等文书管理内容，从而降低管理人员的工作量，提高管理效率与管理质量。

1.2 一体化

在利用信息技术进行文书档案管理时，可提高档案查询、档案调离、档案验收等工作效率。目前在办公自动化背景下档案管理工作利用信息技术代替了以往的纸质档案，并利用计算机网络实现了共享、传输等一体化查询与管理方式，从而真正发挥文书档案的信息价值，为企事业单位提供良好的发展基础。

1.3 规范化

在办公自动化背景下，应加强对文书档案管理电子信息化建设，以此建立科学化的检索体系，帮助企事业单位归档各门类档案，并实行档案“数据库”管理，实现对企事业单位全部文书、档案、资料的全文检索。……