加强档案数字化管理的意义及注意事项

杨 波

（承德县档案馆，河北 承德 067400）

档案管理是一项需要工作人员具有严谨的工作态度和细致的工作精神的工作内容。它不仅要求档案管理工作人员在日常的工作中能够进一步加强自己的责任意识，用严谨的态度去面对工作，而且也对档案管理工作人员的档案整理等专业技能提出了更高的要求。近两年来，随着我国计算机技术的发展，计算机技术所特有的准确性和严谨性以及收集资料的高效性，也推动了档案数字化管理的发展进程。

1 档案管理数字化的意义

1）有利于减轻档案管理工作负担。传统的纸质版的档案管理不仅需要专门的档案管理空间，而且对档案储存环境也提出了相对较高的要求，比如说空气的湿度、干燥程度、光线等，而且在进行档案整理的时候，还需要大量的纸张以及装档案的档案袋。像档案馆这种专门的档案管理机构，甚至需要雇用多名档案管理工作人员专门进行档案的处理，无形中都加重了档案管理的成本。而档案管理数字化，则是将原本纸质版的档案信息在专门的档案管理软件里进行录入，而档案的归集、整理、调阅、检索也都是在专门的档案管理信息系统中开展的，甚至是档案信息的储存也是在专门的大数据库进行储存和分类。这在无形中节省了很多的档案管理储存空间，甚至随着对人员档案管理专业技术要求的提升，也将解放更多的档案管理人员投入到其他部门的工作之中。……