试论照片档案中存在的问题与对策

袁承英

（江西省南昌市社会福利院，江西 南昌 330025）

一直以来，各单位比较重视纸质档案管理工作的开展，忽视照片档案的重要性，没有意识的照片档案管理的作用和地位，导致实际管理过程中存在诸多不足，如果这些问题得不到解决，将会对单位的长远发展产生限制性影响。

1 照片档案管理中存在的主要问题

1.1 照片收集缺乏完善性

首先，在开展工作时忽视照片的拍摄，部分单位未树立正确的照片档案管理认知。在实际工作过程中不能够形成同步照片档案。其次，应用数码技术致使档案管理工作过于分散。当前大部分单位选择使用数码照相机，照片档案一直以来被分散保存，而且档案管理部门与其他部门之间不能够进行有效沟通，导致档案管理部门无法及时掌握照片管理情况。再次，部分单位的摄影工作人员将个人职务变为个人行为，不能够将照片全部移交，导致许多工作照片在个人手中保存，上交给单位的全都是普通照片。此外，照片的清晰度、色彩和画面都差强人意，不符合规定要求，不能够完成归档。

1.2 照片档案保管缺乏科学合理性质

与纸质档案管理进行比较，照片档案管理工作开展的条件十分严格，部分单位不能够将照片档案存放在防磁恒温的环境中，导致部分照片褪色变黄，这对档案的长期管理和利用存在消极影响。单位主要存在如下两种情况，首先，照片档案存放的环境与要求不相符，部分单位将照片档案与其他档案混存在文书柜中，或者是分散在各部门之中。其次，不能够将数码照片的光盘放置在防磁柜中，光盘是磁性载体，保存要求十分严格，照片档案的严格管理条件下温度应该控制在14～24℃之间，湿度应该控制在45%～60%之间，只有达到这一要求，才能够对照片档案进行高效保存。

1.3 照片档案的利用缺乏规范性

首先，照片档案形成的程序相对简单，与纸质档案形成不同，环节较少，正因这些特性，致部分档案使用工作人员认为档案属于附属产品，照片并非档案。因此在对其进行使用时不办理相关手续。其次，照片档案使用方式存在特殊性，通常情况下需要被调借走，造成有用后无法将照片档案及时归还或是归还的很晚。再次，是有借无还，部分工作人员因忙于工作在使用完照片档案之后，忘记将其归还给档案管理部门，少部分照片使用工作人员觉得照片档案能够再利用，结束之后不将其归还给档案管理部门，而是留着日后再次利用。

2 照片档案管理策略分析

2.1 制定明确管理制度、使照片档案管理工作变得规范化

各种类型的照片档案在管理形式上具有一定的不确定性，这种特点与科技、文书等管理规范的不同。目前，一些单位在开展照片档案管理工作时，存在收集工作不完善的问题。想要使照片档案管理过程中的不足之处得以解决，就需要创建科学合理的管理制度，这是一项复杂且规范的过程。首先单位要创建并落实照片档案管理制度，加强管理工作的规范性，从照片档案材料的收集、整理、后期归档，应遵循严格的管理制度，避免照片分散流失，杜绝部分工作人员将照片归为己有。除此之外，在对照片档案进行日常管理过程中应该落实管理规定，使工作的开展有法可依，有章可循，从而为照片档案管理的质量提供保障。其次，要制定监督管理制度，照片档案管理制度的落实需要进行严格的监管。只有这样，才能够将其具备的作用充分发挥出来。举例来说，单位部门可对每次活动及工作开展所需要的照片档案进行数量下限规定，并将工作完成情况列入年终考核。

2.2 加强对照片档案管理工作人员的专业培训

照片档案的管理和利用方式与纸质档案有差异，照片档案使用的是文字信息，即纸上发黄，只要字迹清楚，不影响信息内容，照片档案使用的是图片，相片损坏的是图片，效果有影响，情况严重的则会使其丧失使用价值。照片档案管理工作的开展不光需要相关工作人员具备档案管理认知。除此之外，与许多摄影知识存在紧密关联，单位应该加强监督管理力度，对相关部门及工作人员进行业务指导。首先，档案管理部门应该加强对照片档案的监管力度，规范各单位管理工作人员、拍摄人员等工作开展的规范性，做到依法管理。其次，应该对工作人员进行业务培训，提升照片档案管理工作人员，拍摄工作人员的专业技能与水平，从而为照片档案管理质量提供保障。单位可以自身情况为依据，为相关部门及工作人员提供外出学习的机会，使其通过实践丰富自身工作经验，提升专业素养。

2.3 主动参与单位活动、统一管理照片档案

各单位在举办大型活动时，是由多个部门共同参与，部门领导和工作人员都是临时派来的，每个人负责具体工作，这样形成的档案材料不统一、不协调，活动结束后，档案材料不能集中管理，从而造成照片档案的流失。想要为照片档案管理工作开展的有效性提供保障，在单位开展重大活动或者是中心工作时，档案管理工作人员应该参与其中。除此之外，相关工作人员应该转变传统工作思想化被动，为主动对单位发展动态和发展信息进行积极的了解，强化档案管理部门与其他部门之间的关联性。针对一些重大的活动和工作照片，档案管理工作人员应该提前介入对其进行指导，做到全程参与，并严格要求自己，做到照片档案的同步收集。此外，应该及时将其上交给档案室。在此同时，照片档案管理工作的开展应该做到统一严格，这能够为相关工作的完善性提供保障。各单位应该对该项工作进行有效协调，明确各工作人员的职责分工，形成完善的归档流程，进而对其进行统一管理。

3 结束语

照片档案管理工作的开展，在档案管理工作中占据着至关重要的作用，当前部分单位在开展照片档案管理工作时，存在诸多不足，例如照片收集缺乏完善性、照片档案整理缺乏标准性、照片档案管理缺乏科学合理性、照片档案利用缺乏规范性，想使这些问题得到解决，单位应该加强宣传力度，使工作人员树立正确的管理认知，制定明确的管理制度，使相关工作开展变得规范化。除此之外，应该加强对照片档案管理工作人员的专业培训。在此同时，照片档案管理工作人员应该主动参与单位活动，对照片档案进行统一管理。只有做到上述几点，对新的管理理念和方法，进行不断探索，才能够为照片档案管理工作质量提供保障。