不动产登记档案管理的探索与实践

姚 萍

（乌鲁乌齐市自然资源和不动产登记中心，新疆 乌鲁木齐 830000）

1 引言

随着社会建设的高端智能化程度愈加提高，不动产事业的建设也随之发生变化，特别是不动产的档案建设都向着信息规范化和技术化管理推进。为了更好地维护不动产所有者的权利，这使得在不动产经济产业中，档案管理的质量水平成为当前国民群众关注力度较大的要点问题。为进一步提升服务质量，适应现代快速变更的发展需要，创新科学信息化的不动产档案管理方式尤为重要。而作为一位合格的现代不动产档案管理工作者，应当积极探索新形势下的档案管理方式，借助于现代技术的优势来有条不紊地开展档案管理工作，实现档案管理的科学高效转变。

2 不动产档案管理工作的优化意义

不动产产业相对而言区域性较广，管理项目也较为分散，依靠老旧的纸质档案管理模式，很容易造成信息档案的不稳定性和不安全性。而现代技术作用下的科技管理方式，可以有效的突破空间是的局限和时间上的束缚，帮助管理工作者及时获取信息、更新管理项目，从而更好地实现管理工作的现实效益和效率。

并且，不动产行业的发展进程伴随着现代社会的需要而不断地更新，个人不动产产业的交易和楼盘现房、新房的交易频率在不断的上升，且暂无回拢趋势。因此，不动产产业以往所涉及的信息管理问题便逐渐凸显，在此条件背景下，优化不动产产业的档案管理和信息建设变得分外重要。首先是在不动产档案管理的资信证明上，不动产的档案信息建设为交易双方提供各种买卖的交易记录和信息变动，从而为不动产权益者提供必要的资信资质证明。其次，是在不动产档案管理的精准性能上，信息化的管理方式弥补了以往纸质管理的缺陷与不足，促使不动产档案管理的专业化程度越来越高，且其管理性能更加的高效和便捷，于其流程建设而言更加地便利实效。在当前阶段，我国的不动产档案管理新形式已初步形成，虽再起探索建设阶段仍存在一定的不足，但总体而言，仍是向着更好更有益于人们权益的方向 迈进。

3 不动产档案管理工作优化存在的问题

1）不动产档案管理的安全性上仍有不足。不动产档案是不动产所有者的重要档案资料，其存在与管理于所有者的权益保障而言至关重要。对此，如何实现好不动产档案管理的安全问题，就成为当前相关工作者必须重视的建设点。对于当前阶段不动产档案的安全管理工作，在现代技术的影响下确实做出了一程度的优化与改进，但是我们不能否认的是，在达成并实现全方位、多角度的安全覆盖上仍存在一定的差距。同时，不动产档案中仍存在许多纸质化的档案文本，若因安全监管不当，或者是未做好意外突发的事先防护和备案，极有可能导致重要材料的丢失或损害，造成极为不利的后果。

2）不动产档案管理的专业人员建设仍有不足。现阶段的不动产档案管理发展极为迅速，而与其相关的从业人员普遍存在技术不足的问题。究其原因，是由于档案管理所招纳的从业者总是存在非专业人员，或者是由部门内的行政人事人员兼职兼责。在如此情况下，档案管理人员的专业性能和主动性能并不强悍，不动产档案管理的输出力度有待增强，使得现代信息技术的管理手段落实效率不高，造成实际管理的成效低下。

3）无法实现数据信息共享。目前不动产行业中，业务繁多，在企业之间形成了一定的信息阻碍，数据信息不能进行共享，一些具有价值意义的资料只能在企业的内部进行流传，而对于外部的数据资料需要企业单位进行重新收集、整合，这种情况对于企业来说，造成了一定的时间精力损耗，不利于人才资源的合理分配，使得企业耗费过多的人才成本。

4 不动产档案的管理路径

1）统一思想意识，加强管理工作。第一，不动产企业档案管理工作需要要求管理人员具有较强的责任感，加强人才引进工作，保证人才档案管理的专业性技术，在档案管理工作过程中，需要注重对管理人员队伍的建设，逐渐提升管理人员的专业能力。第二，在加强对建设的过程中，要求不动产企业管理人统一档案管理的思想认识，提高对档案管理的重视程度，不断加强不动产档案管理的力度，促使企业管理人了解到档案管理给工作在企业的经营生产中的重要性，对于在职的档案工作人员进行针对性的实践培训，通过多样化的培训方案来提供档案管理人员的管理手段，慢慢形成较为专业的信息化管理能力和科学管理素养，丰富自身的知识储备。第三，加强队伍的建设工作，经常开展业务培训活动，积极估计档案管理人员参入其中，有效提升档案管理人员的业务能力，提升不动产档案管理的质量和成效。定期组织竞赛活动，通过活动建立档案管理人才数据库，充分发挥人才的带头能力，从而更好地解决档案信息化管理中的各种问题。

2）完善电子档案信息库。完成档案数据资料的收集、整合工作就是展开不动产档案管理工作的基础。这就要求档案管理部门不可以将信息进行简单的交接传递，而是需要全方面、多元化的收集档案信息，对于不同种类的数据信息进行统一的记录，保持电子数据档案与纸质信息的统一性。在进行不动产的数据整合过程中，我们需要建立数据信息库，将不同结构的数据进行统一的转化，为最终的整合工作奠定基础。档案的整合工作需要完成数据的登记与转换工作，删除多余的数据，为每个数据之间建立联系。在进行数据整合工作时，经常需要面对较多的数据，因此对数据整合技术的要求也就随之提升，必须要确保数据的精准性与完整性，才可以使不动产登记工作顺利开展。在进行收集资料的过程中，需要关注档案的时间，查看档案材料是否完整，确保之前的纸质档案的人工整理工作的推进。同时，完善电子档案数据信息系统，提高不动产档案管理的质量和效率，将档案管理的各个方面进行及时更新，进一步促进不动产档案管理数据信息收集水平的提升。

3）降低档案的遗失、损坏问题。由于不动产项目具有整体性、系统性较强的特点，所以各个部门之间需要实现共享档案数据信息。但是，现如今我国不动产档案信息化建设质量还未达到相应的水平，无法形成一套较为科学、有效的系统管理运行体制，不动产项目所耗费的时间过长，各个环节之间互相融合，形成一个较为繁琐、复杂网络局面，在极大程度上为企业的档案管理工作增添了一定的难度。资料收集延时，储存不规范都有可能形成档案重要数据的丢失，尤其是一些纸质档案，长时间的存放、阅览或受环境等外界因素的影响，出现损坏的问题，从而容易造成无法挽救的损失。但电子数据档案具有储存时间长、受外界影响小的优势，不易造成数据的丢失及损坏。例如，借助计算机技术创建电子档案数据库，通过信息化技术来达到电子信息备份的目的，很好地解决了之前纸质档案易损坏、易丢失的特点，推动不动产档案管理的发展。