PDCA循环在医院文书档案管理中的应用

张晓霞

（淄博市第七人民医院，山东 淄博 255000）

通常意义上所指的PDCA循环，是以特定的品质工作为目标，在规划，执行，核查以及行动的基础上展开的一系列活动，目的是推动目标和任务的准确执行，推动品质的持续改善。而就医院的文书档案管理来讲，PDCA循环模式的应用，可以把过去的旧信息转化为新的信息，处理新信息中存在的问题和隐患，提高医院文书档案管理的质量和安全稳定性。这也就足以说明，PDCA循环的过程也是信息高效处理的鲜明体现，医院可以在这一模式的引导下，构建更加完善且现代化的管理模型，推动自身文书工作的现代化转型。

1 分析医院文书档案管理中存在的主要问题

首先，有相当一部分医院都没有构建完善的文书档案管理机制，部分领导层和管理层并没有真正认识到档案整合的重要性，没有提高对文书工作的重视和关注，所以机制的运行也缺乏可靠的引导和依据，最终显露出混乱却无序的状态。再加上，医院文书档案本身就涉及多个方面的信息，管理工作十分复杂，需要兼顾到不同类型的主客观因素，不仅涉及医院本身，也涉及其他不同的部门。这也就意味着，医院文书档案管理部门需要与其他部门之间展开沟通和交流，但由于档案管理机制的匮乏，所以部门与部门之间的沟通也十分不顺畅，这就导致许多文件信息的遗漏和缺失，使得文书管理工作缺乏完整性和可靠性。

其次，医院在文书档案管理中投入的精力是相对有限的，工作投入力度不够，没有针对文书档案管理工作购置全套的设备和器材，这就在很大程度上限制许多复杂信息处理工作的正常开展，也降低了管理部门工作的积极性和主动性。之所以会出现以上这一问题，根本原因也在于医院没有重视档案文书管理工作。

最后，医院并没有构建专业化的文书管理队伍，缺乏专业的档案管理人才，所以也影响了许多任务的有效执行。大部分医院都没有加大对管理人员的培训力度，管理人员没有及时更新自己的知识和技能，仍旧按照传统的方式处理各种信息，不仅增加了自身的工作量，也会出现许多遗漏和疏忽。除此之外，医院并没有对管理制度进行修改和完善，所以也导致档案管理人员与实际工作的要求不相匹配。

2 分析PDCA循环在医院文书档案管理中的应用方法

2.1 规划环节

规划环节主要强调的是PDCA循环在医院文书档案管理中，衍生出的档案管理制度。医院可以在这一模式的引导下，完善现有的机制和体系，对有价值的信息和数据做出准确的筛选，并做好整理和保存工作。在这其中，信息储存的方式也十分多种多样，可以是数据，也可以是文字图片或者是音频，管理人员可以在后续把信息进行分类归档，加以综合利用。例如，如果医院执行了特定的科研课题，管理人员就可以充分利用与课题有关的资料，例如课题项目申报文件，评审意见报告，科研成果报告等等，作为档案管理的重要素材。这也就意味着，PDCA循环的规划环节，可以让医院及时筛选出有价值且有意义的文件，提高工作的质量，省略不必要的繁琐步骤[1]。

2.2 执行环节

执行环节是以规划环节为前提的，是对规划环节的详细展开和落实，也是规划环节的后续部分。这也就意味着，医院在开展文书档案管理工作的时候，应当制定更加完善的管理机制，给管理人员以更加明确的参考和指挥，让管理人员能够有章可循，明确自己的工作目标和方向。对此，医院需要在PDCA循环的引导下，做好年度计划执行工作，管理人员要严格按照医院年度归档计划，完善信息的处理，避免出现遗漏或者是缺失等问题。同时，医院应当加大对自身队伍的培训力度，要让档案管理人员明确自己的工作性质和内容，自觉约束思想和行为，及时更新自己的知识体系和框架，提高文书管理的效率和质量。而且，医院应当构建信息化管理机制，加大资金的投入，配备更加全面的器材，把文书档案管理和技术紧密结合到一起[2]。

2.3 核查环节

核查环节是对执行环节的核实与监督。具体来讲，管理人员需要按照特定的期限，对医院的文书档案管理工作质量进行检查，而且要核实年度计划完成的情况和效果，在这里，核查的内容应当涉及那些已完成的，未完成的，还要分析完成的效果具体如何。当检查告一段落之后，管理人员还要及时上报从中观察的问题，针对问题的原因进行总结和分析，然后对现有的档案管理制度进行调整，修改并不是和医院自身发展的条例，并影响后续工作的正常开展。

2.4 行动环节

行动环节针对的是核查环节的分析结果，目的在于提出更加可行且有效的改进措施。具体来讲，在PDCA循环的引导下，医院可以针对文书档案归档中存在的漏洞，做出提炼和升华，构建出更加完善的归档方案，推动后续工作的有效开展。除此之外，医院还应当对文书档案管理人员进行继续教育，要让管理人员积累更多的经验和教训，提高自己的职业素养和道德修养。

3 结束语

总的来说，当下医院文书档案管理工作仍旧存在意识薄弱，机制欠缺等鲜明问题，这些都是影响医院正常发展的重要因素，正因为如此，推动PDCA循环的应用才显得更加急迫且必要。本文通过规划环节，执行环节，核查环节和行动环节，论述了PDCA循环的应用方法，充分结合了医院文书档案管理工作的特点，具有理论上的合理性与实践上的可行性。在未来，医院也应当定期开展档案管理考评分析会议，及时收集基层员工的反馈意见。