浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

王伊莲

（市北区人力资源和社会保障局，山东 青岛 266000）

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）于2020年6月20日，被第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议审议通过。这是《档案法》继1988年颁布以来的第三次修订。从本次修订的内容来看，增加了“档案信息化建设”章节，突显了档案信息化建设的重要性，也是档案信息化建设快速发展的要求。而档案信息化建设的步伐越快，档案的安全问题就会越发显著。《档案法》第二十五条规定：“属于国家所有的档案和本法第二十二条规定的档案及其复制件，禁止擅自运送、邮寄、携带出境或者通过互联网传输出境。确需出境的，按照国家有关规定办理审批手续”。在信息化快速发展的当下，档案的安全管理越发重要和迫切。

1 信息化建设给档案业带来的变化

纸质档案主要是手工管理，工作重心是档案材料的收集、整理和调阅。通过档案管理人员去各部门收集归档材料，分类整理，制作目录，装订成册，制作档案盒，编号上架等。为了防止档案的遗失或损毁，一般情况下，档案只允许在阅览室查阅，特殊情况需要带出的，需经层层把关、签字同意后方可带出。纸质档案信息利用的难度比较大，需要从一个个档案材料里抄录、摘要及汇编，这个环节是纸质档案管理的薄弱环节。电子档案的管理主要是系统程序，通过计算机来完成，利用信息化建设成果，安装OA办公系统及档案管理系统，实现档案材料的自动收集、即结即归、分类存储、检索汇编信息，调用没有时空障碍，极大地提高了档案工作效率及利用成效。……