关于创新人事档案管理制度与模式的探索

江云连

摘 要：人事档案管理是单位和企业管理的重要管理内容，通过人事档案管理能够保守企业机密，使企业在当前竞争激烈的市场环境中位于不败之地，对人事档案进行妥善管理，还有利于维护人事档案材料的完整性，避免档案出现损坏情况，保档案资料的高效利用，保管与利用紧密相连，科学有序的保管和利用才能够为企业分配各项人力资源提供基础和前提。在当前的社会背景下，企业之间的竞争转化为人才的竞争，对人事档案管理制度与模式进行创新探索，能够为企业分配各项人力资源提供相应的决策和信息支撑。基于此，本文针对创新人事档案管理制度与模式进行了探索。

关键词：人事档案;管理制度;模式;创新;探索

人事档案管理需要建立健全保管制度，这是人事档案管理的基础和前提，建立制度包括材料归档、检查核对、转递制度、保卫保密、统计制度等等。因此，在人事档案管理制度与模式创新的过程中，要针对人事档案管理的各个环节分别进行探讨，针对各个环节的实际情况进行合理合情的创新探索，这样才能够使人事档案管理制度更加适应企业和社会发展的需要，使企业通过人力资源档案的管理更好的分配人力资源，进一步发挥人才的价值，为企业的发展与创新提供人才支持，促进企业的发展进步。

一、人事档案管理的目的及利用方式探讨

人事档案管理的目的是为了高效有序的利用档案资料，在利用的过程中遵循相应的程序和手续，确保人事档案的相关内容更好地服务于人才本身和企事业单位发展。通过人事档案管理制度的建立，能够为档案管理活动提供具体的规章制度，确保人事档案管理工作人员按照规章制度进行管理。对人事档案利用的方式有多种途径，首先，可以设立人事档案阅览室，便于对人事资料的查阅，通过资料查阅关注人才在各个阶段的发展情况，为企事业单位分配人力资源提供基础信息。其次，人事档案资料进行外借使用。例如，各机关领导需要查阅人事档案时，需要借阅人事档案。在借阅人事档案的过程中，还需要出具相应的证明材料。在利用人事档案的过程中还需要遵循相应的手续，这样才能够维护人事档案完整性和安全性。

二、当前人事档案管理制度与模式的现状

1.人事档案管理意识薄弱

当前，大多数企事业单位在各项管理工作中，缺乏人事档案管理的意识，导致人事档案管理难以发挥应有的价值。受此观念的影响，大多数管理人员的思想和管理模式过于僵化，认为人事档案管理仅仅是对人员的基本工作信息进行归档保管，未能对其深层次价值进行探究。一方面，有些企事业单位甚至没有专门的人事档案管理部门，往往由其他员工兼任，这样的管理模式使得人事档案管理的作用被不断弱化。另一方面，个人也未能认识到档案管理的重要性，大多数人不注重自身的档案管理，更换工作单位时未及时将档案转至新的工作单位，因此被遗弃的人事档案越来越多，由于无人管理成为“弃档”。

2.人事档案管理模式落后

传统的人事档案管理工作中，强调档案信息的封闭性和隐秘性，企事业单位将人事档案作为机密进行管理，因此存在流動不合理的情况，大多数企事业单位对于人事档案的管理仅仅体现在将人事档案进行封存保管，这样的管理模式使得企业在进行人力资源调配的过程中，无法通过人事档案做出相应的决策支持。随着社会的不断发展，企业和单位自身的发展越来越离不开人才的支持，人事档案资料在企事业单位发展的过程中提供了基础信息，只有及时掌握这些资料才能够更好的发掘人才。

3.信息化水平程度较低

当前时代背景下，互联网信息技术飞速发展，各个行业在互联网和信息技术结合的过程中极大提高了生产力，转变了传统的生产模式。对于人事档案管理工作而言，通过信息化建设能够建立有效的资源共享平台，提高人事档案的利用效率，进而深入挖掘人事档案的价值。但从实际情况来看大多数企事业单位对于人事档案管理工作依然仅靠人工管理，未能实现信息化建设。由于人事档案内容繁琐、数据信息庞杂，人工管理的工作中难免会出现各种错误，信息化水平低的企事业单位难以及时反应员工信息，影响了优秀人才的选拔任用，难以实现企业和用人单位的长远发展。信息化水平程度低还体现出人事档案管理人员的知识结构相对老化，对于信息化的利用能力不足，自身的专业发展不足以使用信息化的管理方式。

三、创新人事档案管理制度与模式的意义

同西方发达国家相比，我国针对人事档案管理的制度及相关探究起步较晚，由于诸多客观因素的影响，我国的人事档案管理工作在发展的过程中面临着较多的问题。例如，在提供个人资料时，一些人的工作经验和个人学历等内容不够真实，影响了企业对优秀人才的任用选拔，出现的这些问题影响了人事档案管理的发展。因此，只有进行人事档案管理制度与模式的创新才能避免这些问题。

通过对人事档案管理制度与模式现状进行分析不难发现，大多数企事业单位在管理过程中应用的管理制度和模式难以适应新形势的需要，在当前社会背景下已经难以发挥其应有的作用，无法满足企业发展的需要。因此，创新人事档案管理制度和模式，有利于提高企事业单位的核心竞争力，选拔出优秀的人才助力企事业单位发展，也有利于规范我国的人才市场竞争，优秀的人才能够在工作岗位上更好的发挥自身的价值，以高素质的人才推动社会的进步，符合当前知识经济时代的发展特征。

四、创新人事档案管理制度与模式的原则

在探讨人事档案管理制度与模式创新的过程中，要遵循相应的原则，才能确保创新的管理制度和模式适应当前人事档案管理工作的需要。总体上来说，创新人事档案管理制度与模式需要遵循完整性、标准化、服务性等原则。

1.完整性

首先，确保完整性要求企事业单位在进行人事档案管理时，对人才的各类信息设计应当与时俱进，及时更新档案信息，详尽的记录人事档案的具体内容，并且结合其事业发展的实际需要进行相应内容的填充，这样才能够使人事档案充分体现出实际情况。其次，在进行人事档案记录的过程中，要增添新内容，如企业所需要的特殊技能，以及人才所具备的道德素养和职业素养，这样才能为企事业单位的人才选拔提供更加科学合理的信息支持。

2.标准化

强调人事档案管理的标准化，是创新人事档案管理制度模式的基本原则之一。首先，要根据国家及各级政府对档案管理的法律法规进行管理制度的确立，只有在法律法规的保障下进行人事档案的管理工作，才能确保其标准化。其次，标准化还强调企事业单位在进行人事档案管理的过程中，建立行之有效的管理体系和制度，确保档案管理人员在人事档案管理工作的各个环节中，都能按照企事业单位制定的标准和流程进行，以标准化的流程进行规范，才能够提高人事档案管理工作的质量和效率，也能够为高效利用人事档案信息奠定基础。

3.服务性

人事档案不仅是求职者证明自身能力和价值的材料，也反映出了人在各阶段的真实生活和工作经历。因此，服务性首先强调求职者以服务为原则满足企事业单位对人事档案的使用要求，只有企事业单位能够简单明了的关注到人才的各类信息，才能够更加科学合理的做出人才任用和选拔的决策，使真正的人才在合理的岗位上发挥出职业价值。其次，服务性强调企事业单位对人事档案的利用，在此过程中服务性体现在利用人事档案资料是为了更好的选拔人才、服务人才。在人事档案管理中，人才和企事业单位做到双向服务，才能够使人才在正确的岗位上进行工作，也能够使企事业单位更加科学合理的分配人力资源，双方达到互利互惠、合作共赢的目标。

五、创新人事档案管理制度与模式的策略

1.加强人事档案管理意识

首先，对人事档案管理制度与模式进行创新是当前时代背景下企事业单位自身发展的迫切需求，也是企事业单位员工发挥自身价值的迫切需要。要树立正确的人事档案管理意识，只有正确的观念才能产生正确的行动。通过自上而下的宣传教育，加强人才自身对人事档案的重视程度，才能从源头上提高人事档案资料的质量。此外，要强化企事业单位对人事档案管理工作重要性的认识，在此过程中可以聘请专业人才，利用讲座或座谈会的形式进行贯宣教育，树立良好的档案管理意识，做好人事档案管理制度与模式创新的基础和前提，才能取得相应的创新成果。

其次，要将人事档案管理工作的权责落实到位，才能有效保障人事档案资料收集的完整性，全面提高档案信息的准确性，也能够对档案管理工作中出现的不足制定出更加完善的策略，不断完善档案信息内容，取得档案的内容和资料更加充实。接下来，还要对档案管理制度进行创新，不断规范人事档案管理工作制度，推动人事档案管理工作的标准化运行。

最后，对人事档案管理人员要进行定期培训和考核，结合人事档案管理工作的具体情况建立完善的考核标准，针对考核的档案管理人员进行激励。反之，针对考核不合格的人员应当进行继续教育或调离岗位。在进行培训的过程中针对人事档案的收集、存放、归档、转递等内容都要进行相应的培训，这样才能够发挥出人事档案管理的真正价值。

2.打破统一管理的现状

在人事档案管理工作中，企事业单位依然采取统一管理的模式，这种管理模式难以提高人事档案的利用效率，也无法有效选拔出高素质的人才。因此，进行人事档案管理制度与模式创新的过程中，可以依据不同人群进行分类管理。对于企事业单位来说，根据不同的岗位性质对人事档案进行分别管理，利用这样的方式能够提高档案管理的利用效率，能够解决人事调动中产生的档案更新迟缓等问题。

除此之外，在打破常规管理格局的过程中，要确保每个人都要有自己的人事档案，以实现人才的自由流动发展为前提，逐步实现人事档案的社会化管理，这样才能帮助企事业单位实现最优的人力资源组合。与此同时，还要借鉴先进的档案管理工作经验，结合企事业单位的实际情况制定具有特色的档案管理模式，这样才能够使人事档案管理更加适应企事业单位发展的需求。

3.推动档案管理的标准化

推动人事档案管理的标准化，有利于提高人事档案管理的效率，进一步强化综合管理水平，结合企事业单位发展的实际情况，推动人事档案管理的标准化和统一化具有十分重要的意义。在遵循国家相关法律法规的基础上，致力于人事档案的规范与统一，深入发现人事档案管理工作中存在的各种质量问题，才能保证人才的资料信息真实而完整，结合不同人群制定分别管理的办法，进一步提高人事档案管理的时效性和实用性。

制定人事档案管理制度的过程中，需要结合实际情况进行分类管理，充分发挥人事档案管理服务性的原则，逐步缩小人才发展中由于档案原因带来的桎梏，这样才能进一步发展各类优秀的人才，使之服务于企业，推动企业发展，使企业为社会创造更多的效益。

4.加快档案管理信息化

当前时代背景下，互联网信息技术飞速发展，在人事档案管理工作中实现信息化管理势在必行。在创新企事业单位人事档案管理制度与模式时，需要将现代化信息技术融入其中，才能进一步提高人事档案管理工作的实效性。当前，大多数企事业单位进行人事档案管理时，依然采用层次化的管理模式，使得人事资料不便于管理和查阅，资料信息流通速度较慢。因此，加快信息化建设利用信息化的管理模式才能更好的解决这些问题。

首先，在进行信息化建设的过程中企事业单位以及相关主体要加快基础设施的建设，结合实际情况构建完善的软硬件设施，要成立专项资金用于基础设施建设，购置相应的档案管理设备，搭建相应的管理系统，并且聘请专业人士进行定期维护。

其次，在进行信息化建设的过程中要推动档案信息的电子化，以电子化的方式对人事档案信息进行存储，在查阅过程中只需要查阅电子档案，而可以将原始的纸质档案封存，更有利于原始档案的保管。与此同时，利用现代信息技术进行人事档案管理还需要提高信息化意识，强化其能力，进而推动信息化建设的标准化运行。

最后，进行信息化建设和管理的过程中，还应当对人事档案管理人员进行培训，提高其信息化应用能力，丰富其知识结构，这样才能够利用信息技术和现代化的管理方式进行高效管理。企事业单位还要积极引进先进的管理设施和先进的管理技术，结合企事业单位的实际情况对管理技术和设施进行创新，加强部门与部门之间的沟通，才能够确保档案资源高效利用，更好的为企事业单位的发展而服务。

六、结语

综上所述，在当前时代背景下，传统的人事档案管理制度与模式已经难以适应企事业发展和社会形势的变化，因此需要对人事档案管理制度与模式进行创新。在创新的过程中要對人事档案管理制度与模式的现状进行探索，发现人事档案管理工作中存在的不足，这样才能在创新过程中制定具有针对性的措施和策略，提高人事档案管理工作的实效性。在进行创新的过程中要遵循完整性、标准化以及服务性的原则。进行创新要加强人事档案管理意识，打破人事档案管理的传统格局，推动档案管理标准化，加快档案管理信息化发展，这样才能够不断提高人事档案管理工作的实效性，实现人事档案管理制度与模式的创新。

参考文献：

[1]张 波.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].兰台内外，2019

[2]李宇彤.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].才智，2019

[3]张亚娥.简析人事档案管理制度与模式的创新[J].人力资源，2018

[4]闵 敏.创新人事档案管理制度与模式的探索[J].黑龙江科学，2018

[5]高 巍.信息化时代文书档案管理创新探讨[J].卷宗，2018

（作者单位：梅州市中医医院）