文书档案管理自动化的风险与应对研究

李名胤

射阳县融媒体中心

一、文书档案管理自动化的优势

与传统的文书档案管理模式相比自动化管理模式具有以下优势。

首先，在自动化管理模式下，文书档案能够长久稳定的保存。在传统的档案管理过程当中需要大量的人力对其信息进行搜集、整理和归档，期间往往会因为人为的因素而出现一定的错误和漏洞。再加上对有些信息分类不明确导致后期相关人员在进行档案查询的时候出现了一定的困难。而自动化管理可以将档案信息进行高效有序的储存，不仅具有一定的稳定性，而且查询起来比较方便快捷。

其次，自动化管理可以有效实现资源共享。传统管理模式受外界因素影响比较大，数据在存储的过程当中没有一定的保障。而自动化管理它可以将信息数据化，并通过一定的网络平台随时随地实现数据分享，提高了工作的效率和质量。

第三，自动化管理可以提高信息检索效率。传统管理模式需要的是人力操作来完成所有的工作环节。而自动化管理模式只需要以电脑为载体人为操作来对相关的信息进行录入、处理和归档就可以了，并且还可以实现档案信息在线查询，便于相关工作人员了解档案管理的具体情况。既节省了时间，又节省了人力。

第四，自动化管理可以提高档案保存的质量。自动化管理可以将档案进行标准化、规范化保存，为了方便管理人员进行检查，在归档的时候还可以生成相应的清单，以免档案信息遗漏或缺失。……