OA办公系统环境下疾控文书档案管理的思考

钟群

[摘 要] OA办公系统是电子信息技术发展的产物，该系统提高了办公网络化和自动化水平。疾控文书档案管理中应用OA办公系统可以明显提高档案管理水平。文章主要分析了疾控文书档案管理中OA办公系统的应用情况。

[关键词] 疾控文书；档案管理；OA办公系统

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）03-0057-03

目前，电子办公系统作为常用的办公软件已在各级企事业单位广泛应用起来。在各级疾控系统的文书档案管理中，应用OA办公系统可以提高档案管理的自动化水平，对于高效、便捷处置疾病预防与控制的各项日常业务具有重要意义。因此如何提高OA办公系统在疾控文书档案管理中的应用效率，是目前疾控文书档案管理人员的关注重点。

一、OA办公系统介绍

OA办公系统的全称为办公自动化（office automation，OA）系统。该系统以办公管理制度为基础，构建起计算机和其他网络系统之间的联系，属于多功能办公系统。OA办公系统可以实现一体化办公模式，能有效解决以往手工办公模式存在的不足，对于提高信息资源收集和处理的效率具有重要意义。此外，OA办公系统可以有效节约人力资源成本，与现阶段我国积极提倡的节约化办公相符合，能切实提高部门管理水平。在网络信息化飞速发展的今天，OA办公系统已经在政府机关和各级各类企事业单位中广泛推广使用，极大地提高了企业办公效率[1]。

二、疾控文书档案管理的重要性

疾控文书档案管理是疾控中心综合管理不可缺少的内容。疾控中心的前身是卫生防疫站，属于卫生健康委员会下属机构。疾控中心主要担负疾病的预防控制、公共卫生技术管理与服务及公共卫生检测等职能。尤其是在新型冠状病毒出现后，国家和政府部门对疾控中心建设高度重视。同时，疾控中心也成了各地人民群众关注的重点卫生机构。基于此各地疾控中心需要以满足人民群众需求为发展目标，积极引进先进的办公设备和办公系统，加快卫生机构改革的脚步。但目前我国各地各级疾控中心均不同程度存在较多问题，主要体现在体制建设和人力资源结构上。此外，档案管理在各级疾控中心都属于弱势学科，受领导重视程度不高，也缺乏专业的管理人员，但疾控中心文书档案管理涉及的内容又较多、数据较庞大。这些文书档案管理需要耗费大量的人力、物力，因此积极引进先进的办公系统，借助现代化办公系可以统提高数据信息的收集速度，以及信息数据的准确性和可靠性，提高疾控文书档案管理水平[2]。

三、疾控文书档案管理应用OA办公系统的优势

（一）提高了疾控文书档案管理效率

OA办公系统极大地提高了我国各类文书档案的管理效率，各级疾控中心推广使用OA系统后，疾控文书档案的管理效率也相应得到了一定的提升。在传统文书档案管理模式下，档案管理人员每天都面临较多且烦琐的工作任务。各类文件资料的收发、归档、分类、编号及入库等都需要大量的人力资源，既加大了档案管理人员的工作负担，又难以提高管理效率。推广使用OA办公系统后，疾控文书档案开始进入信息化管理，使用电子信息管理可以在一定程度上减少档案管理人员的工作量，节约人力劳动，同时也简化了文书档案管理流程，使疾控文书档案变得更具规范性和高效性。

（二）提高了疾控文书档案利用率

传统文书档案管理模式多以人力为主，容易出现档案遗失、泄露等问题，直接降低了档案资源的完整性和利用率。而OA办公系统则可以解决传统文书档案管理受人员限制的问题，借助网络就可以向用户传递需要的文书档案，便于用户及时获取自己所需的资料，这在一定程度上显著提高了疾控文书档案的利用率[3-4]。

四、疾控文书档案管理应用OA办公系统存在的问题

（一）文书档案管理制度有待完善

尽管目前各级疾控中心均制定了较为完善的各类与疾病预防控制相关的管理制度，但是大多数疾控中心制定的这些制度中并没有涉及或极少涉及与文书档案管理相关的内容。因此在OA办公系统环境下，疾控文书档案管理制度有待进一步完善，这是现阶段各级疾控中心均需解决的重要问题。比如，文书档案归档时间、人员岗位职责划分情况、归档范围等都需要在管理制度中体现出来。而实际的情况是有些疾控中心管理者普遍缺乏文书档案保存意识，管理者的不重视直接导致文书档案管理制度难以落实[5-6]。

（二）网络安全问题有待解决

疾控中心是主要负责疾病预防控制、公共卫生技术管理与服务职能的专业机构。文书档案管理同样也是疾控中心不可缺少的环节。疾控文书档案具有较高的实用价值，档案中涵盖了许多疾病的预防和控制的具体措施，同时也涉及一些公共卫生监测相关的安全信息。特别是一些敏感性较强的传染性疾病等，都在疾控文书中有详细记录。OA办公系统下的疾控文书档案管理模式采用的多数电子版内容，电子版档案与纸质档案相比，更容易被篡改。不排除存在少数不法之徒利用网络漏洞肆意传播网络病毒，篡改档案信息的可能性，这为文书档案的安全性带来极大威胁。

（三）档案管理信息化程度有待提升

OA办公系统的使用进一步推动了我国信息化建设的进程。疾控文书档案管理在應用OA办公系统时面临的一大问题就是档案管理信息化程度有待提升，具体表现为一些档案管理人员对现代化的设备和软件等不熟悉，不知道如何借助网络信息技术对文书档案进行管理。人员素质直接影响文书档案信息化管理水平。此外，部分疾控中心领导重视疾控业务的发展，但忽视对文书档案的管理，没有对文书档案管理部门投入足够的资金和设备，因此档案管理的信息化水平难以得到进一步提升[7-8]。

五、OA办公系统环境下加强疾控文书档案管理的措施

（一）完善文书档案管理制度

疾控文书档案管理离不开完善的制度。我国现存的疾控文书档案管理制度还有待完善，因此需要相关部门总结文书档案管理经验和技术规范，完善档案管理制度。上级档案管理部门可以加大对各级疾控中心档案管理的指导和督导，及时发现疾控文书档案管理中存在的问题，并敦促其进行整改。同时，各级疾控中心内部应制定相应的电子文书档案管理制度，对各个环节的工作要求及责任人进行明确，以提高档案管理的实效性和科学性。文书档案管理制度的制定需要以OA办公系统为基础，分析该环境下与档案保存、人员岗位设置、文书档案管理等相关的管理制度，对其原有的制度不断完善[9-10]。

（二）強化网络安全建设

网络安全管理力度不强是OA办公系统环境下疾控文书档案管理面临的重要问题。因此需要信息科等相关部门强化网络安全建设。一是提高对疾控文书档案安全管理的重视程度，制定定期检查和不定期抽查计划，及时升级网络信息化软件，及时修补安全漏洞，为文书档案管理提供安全的网络环境。二是加强电子文书档案管理的保密建设和网络应用权限设置，采取密钥管理模式和程序保密管理模式，同时对不同用户提供不同级别的访问权限，确保文书档案的安全性。三是定期对疾控文书档案管理人员进行网络技能和法律知识宣教培训，加强对档案安全管理的宣传教育，增强岗位职责意识，强化管理人员法律意识，确保管理人员掌握更多与文书档案管理有关的网络安全知识和法规条例，规范自身行为。

（三）创新文书档案保存模式

提高对档案规范化管理的重视度，积极推行电子版和纸质版两种方式并存的文书档案保存模式，并复制留存电子版文书档案副本。对于一些需要永久保存的文书档案和原始性电子文书档案要及时转化成纸质文件。构建纸质文书档案，提高档案载体的可靠性，可解决电子版档案查阅不便的问题。双轨制档案管理模式下一旦其中一套电子文书档案被病毒侵袭，可以使用另一套来恢复，确保文书档案管理的安全性[11-12]。

（四）完善OA办公系统功能模块

针对OA办公系统在运行过程中出现的问题，档案管理人员应协助开发人员进一步完善OA办公系统功能模块。一是OA办公系统内部办公模块，内部办公模块作为疾控中心内部资源库，主要囊括了疾控中心内部的技术档案、学习资料、收发文件及管理制度等。完善内部办公模块可以满足疾控中心办公人员查询办公的需求；二是完善OA办公系统卫生检验模块，该模块主要包括现场检测管理信息、实验室数据管理信息、检测计划、检测方案、检测单位相关信息、检测结果、检测报告等；三是完善OA办公系统物资管理模块，物资管理模块主要是信息化管理疾控中心的生物制品、办公用品、实验室耗材等。该功能模块可以细化疾控中心各种物资管理流程，能及时了解疾控中心内部各类物资流动情况；四是完善OA办公系统档案管理模块，该模块可以实现对疾控中心各科室兼职档案管理员的管理，能够保证各类文书档案及资料的安全性和完整性。不管是完善上述哪个功能模块，都需要档案管理人员积极转变原有的思想理念，敦促领导提高对现代化办公软件的重视程度，积极引进先进的办公设备，提高疾控文书档案自动化管理水平。除此之外，还需要档案管理人员熟练运用OA办公系统，对该系统包括的各个功能模块全面熟悉，以便在后续工作中可以根据实际情况选择最佳的功能模块。只有这样才能最大程度体现OA办公系统的有效性，进一步提高疾控中心文书档案管理水平，充分发挥我国疾控中心在疾病预防控制和检验检测等方面的作用[13-14]。

六、结语

综上所述，疾控文书档案管理积极应用OA办公系统可以显著提升档案管理效率，因此此种办公系统可以在疾控文书档案管理中广泛推广。借助OA办公系统可以为疾控文书档案提供更便捷、高效的管理模式。

参考文献：

[1]姜兆兰.OA办公系统环境下疾控文书档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020（1）：11-12.

[2]黄勇.浅谈医院信息化管理中OA办公自动化系统的应用[J].中国医疗器械信息，2020，26（4）：186-187.

[3]孔凡丽.OA办公系统在医院档案管理中的建立与应用[J].办公室业务，2019（23）：184，189.

[4]刘小华.OA办公系统在医院文书档案管理中的应用[J].卷宗，2017（18）：90-90.

[5]胡静.OA办公系统在医院档案管理中的应用策略[J].管理观察，2016（31）：180-181，184.

[6]曾霞.OA办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用[J].办公室业务，2015（4）：90-90.

[7]林桦.协同OA办公系统提升医院文书档案应用初探[J].城建档案，2016（8）：52-53.

[8]刘晓雪.浅谈医院档案管理中如何有效应用OA系统[J].科学与财富，2018（35）：10.

[9]郑永英.OA系统在医院档案管理中存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2018（14）：186-187.

[10]张洁.浅谈医院档案管理中如何有效应用OA系统[J].世界临床医学，2017，11（2）：237.

[11]赵宏.OA系统应用与医院文书档案管理[J].办公室业务，2018（5）：185-186.

[12]崔岱.浅析基于OA平台的医院档案管理信息系统建设[J].办公室业务，2016（9）：139-139.

[13]CHEN X L，RU Y，ZHENG D B. Design and implementation of university student organization office automation system[C]//Proceedings of the 2018 3rd International Conference on Control，Automation and Artificial Intelligence （CAAI 2018）.2018.

[14]SUN M，ZANG Q.The design and implementation of library OA system based on workflow： taking the library office automation system of Shenyang Aerospace University for Example[J].Applied mechanics and materials，2013，2700（825）：492-496.