关于信息时代下档案管理工作的创新分析

夏杨

摘  要：21世纪是信息时代，社会经济快速发展，科学技术时时更新，知识大爆炸的同时，对人们学习能力和适应能力提出了新的要求。信息化时代是社会发展的一个新阶段，各行各业都要转变观念，调整思路，针对新的变化，制定合理有效的工作制度和工作模式，快速高效完成本职工作，为我国的现代化建设事业添砖加瓦。

关键词：信息时代;档案管理;管理体系

中图分类号：F272;G271                                            文献标识码：A                                                 DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.317

信息化时代发展导致信息項目数量大幅增加，需要加强信息的采集、整理、保存工作，对档案管理工作也提出了新的要求。信息载体的改变，档案管理技术的更新，这些都要求档案管理工作也要跟上时代发展步伐，创新调整档案管理方式，顺应档案管理工作信息化的发展需求。本文在分析了信息化时代特征的基础上，进行了关于信息时代下档案管理工作的创新分析。

一、信息化的时代特征分析

信息化是在计算机、数字化、生物工程等先进技术的基础上产生，使人类以更快捷的方式获得并传递人类社会的文明果实。信息化时代的发展，为人类交流提供了有效便捷的通讯手段，加强了世界各地的经济文化发展融合，为人类共同繁荣进步提供了有力保障。信息化时代的特征有：纸质记录信息，通过书本传递知识;有了电视、电话、互联网等通讯交流设备;信息量增大，传播速度快，技术和复杂程度增加，这些信息时代的特征，要求我们面对新环境、新变化要及时更新工作管理模式，提高知识水平，采用新的策略适应新时代的发展。

二、关于信息时代下档案管理工作的创新分析

第一，信息时代下，信息存储方式的多样化，要求工作人员建立新型工作模式，做好档案管理工作。档案是一种信息存储方式，具有保存价值的原始记录。档案记录的是国家、企业、个人的相关信息，是十分重要的社会信息资源。在以前，档案信息多是以纸质书籍记录，不但查找起来费时费力，还有磨损，不利后期保存，而且容易出现丢失现象，很多宝贵资料就此失查，为后人查阅带来了诸多困难和阻碍。信息化时代的发展，档案资料记录有了新的存储方式。将大量繁琐的存储信息，通过光盘、图表、音像、U盘资料等方式记录，节省了大量空间，降低了磨损率，提高了信息记录的准确性和完整性。同时，随着计算机的普及应用，通过扫描、录入等方式将大量信息分门别类储存到计算机数据库中，在查找时更方便、更快捷，同时管理起来也更简单、更安全。这些档案信息管理工作的变化都是顺应信息时代社会发展的必然结果。基于此要求档案管理工作人员，调整思路，建立新型管理模式，既要注重纸质原始资料的保存管理，还要重视电子信息记录的维护和及时更新，创建一个线上线下双管齐下的档案管理模式，加强档案管理安全性和准确性。对于在计算机网络中需要展示的信息，档案管理人员必须加强监督管理。除了我国法律明确规定的国家秘密、个人隐私等信息不予公示外，可以适当的扩大服务的对象和范围，提高服务意识，与时俱进，为创立科学规范的档案管理工作模式奠定基础。

第二，信息时代下，多种信息交叉融合，需要构建一个高效优化的管理体系。信息时代大背景下，多项目多信息交叉融合，增加了档案信息管理工作的难度。对繁杂信息进行归纳整理，辨别有价值信息，制定出行之有效的检索目录，方便调取查阅。档案管理部门也要明确分工，在国家方针政策指导下，制定有效的管理机制，并形成相应的责任制度。确保每位工作人员都能尽职尽责，各部门密切配合，提高工作效率，使档案管理工作更加规范化、科学化。“没有规矩不成方圆”，一个适应时代发展的档案管理体系的建立意义深远。

第三，信息时代下，档案管理工作人员的综合素质也要随之提高。随着信息时代的进步，工作模式发生了转变，工作人员也要不断学习，提高自身工作能力和综合素质。在档案管理工作中，部分人员因循守旧，不思上进，在岗位工作中，得过且过，这种消极的工作态度对档案管理工作有着不利影响。针对这种松散状况，必须随时对工作人员的知识水平和操作技能进行检查和培训。档案管理单位一般很少对工作人员进行培训，这就形成了部分人员工作能力水平降低，工作热情差等现象。信息时代背景下，要利用科学技术手段，培训工作人员的专业技能和创新能力，提高档案管理工作的效率。例如，现代档案管理工作离不开计算机的使用，但是大多工作人员并不具备专业的计算机知识。这就需要对档案管理工作人员进行相关方面知识的培训指导。将档案信息录入计算机中进行信息存储，还需要定期对计算机进行系统升级和设备维护，以保护档案信息的完整性和安全性。同时要对系统中的数据信息定期进行电子备份，避免在计算机遭到恶意软件或者黑客攻击时，档案信息受到影响。另外，对工作人员的相关软件的使用、图表的制作能力也要加强业务培训，提高独立收集、整理、存储档案信息的能力，在工作中能够独当一面甚至多面，从根本上提高档案管理工作人员的业务能力和综合素质，提高档案管理工作效率和质量。

三、结语

总而言之，档案管理工作是关系国民经济和社会发展的要素之一，是一项任重而道远的工作。档案信息化建设是未来档案管理工作的重中之重，需要所有工作人员从自身出发，提高自身知识水平和专业技能，探索新的适应时代发展的档案管理模式，提高档案管理效率和质量。希望本文的研究能够对相关课题研究的专家学者有所启发。

参考文献：

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（铁岭卫生职业学院  辽宁铁岭  112000）