物联网技术在高校档案管理中的应用实践

杨帆

摘  要 档案管理是高校信息资源管理的核心内容，直接影响着高校决策制定的科学性。为优化高校档案管理模式，确保高校整体决策的可靠性，结合物联网的相关概念，对物联网技术在高校档案管理领域的实践优势展开分析，同时简单阐述高校档案管理中应用物联网技术的具体实践。通过研究可知，物联网技术可进一步加强高校档案信息传递与共享，创新高校档案管理方法，将物联网技术渗透在高校档案管理的全流程内，实现高校档案数字化、一体化管理。

关键词 物联网技术；高校档案管理；数字档案管理

中图分类号：G647    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2021）13-0019-03

0  引言

近年来，教育资源、教育教学实践活动的丰富使得高校档案信息量明显增多，高校档案管理难度加大，严重影响了高校档案资料的开发利用。作为互联网信息时代的新兴技术，物联网技术在高校档案管理中的应用可完善高校档案管理体系，建设高校档案管理信息联动系统，提升高校档案管理水平。

1  物联网技术概述

物联网属于新兴互联技术，是基于互联网、信息技术而产生的技术类型。物联网技术的基本原理是利用信息传感装置、网络协议，与相关网络、物体相连接，使连接方借助物联网传播、交换信息。物联网具有信息及数据资源智能识别、跟踪、来源定位、数据监管等功能，能够高效共享、传递信息。广泛性、时效性、智能性、自动性、包容性、创新性是物联网的主要特征[1]。其中，广泛性是指物联网可应用于各个领域；时效性是指技术本身感知、信息传递功能较强；智能性与自动性是指物联网技术在实践中可智能化、自动化分析各类信息、处理事务；包容性、创新性表示物联网可实现各种技术的融合，比如射频识别（RFID）、电子信号处理、智能控制等技术和网络通信协议的融合，有利于拓展信息资源的利用空间，提升信息管理、处理分析效率。

2  物联网技术在高校档案管理中应用的优势

2.1  实现高校档案数字化管理

在高校档案管理中，物联网技术可与RFID技术协同运用，智能读取高校教育教学档案，采集档案信息，检索档案系统内档案资料主题，实现高校档案数字化管理。一方面，整合高校档案信息资源时，受电子标签、档案信息量影响，高校档案资源管理难度大，需要管理的档案数据多。所以在档案管理过程中，高校可基于物联网技术建立电子档案，并在RFID技术支撑下使物联网传感设备与档案电子标签相连接，随后通过数字化档案数据完成档案管理工作。另一方面，智能性是物联网技术的主要特点，该技术在实际应用中可借助传感器，自动、智能清点档案资料，汇总数字化高校档案信息，使档案管理人员快速分析完整档案资料存储情况，高效分类存储、提取档案信息资源，提升档案管理整体效率[2]。

2.2  实现高校档案一体化管理

物联网技术在应用中可凭借自身包容性特点，建立物与物、人与物的通信通道，同时在高校档案资料产生后全程管理档案文件，随后在档案室、档案管理系统的对接中，实现高校档案的一体化管理。而高校档案一体化管理目标的实现，可简化档案采集、处理分析、移交等流程，节约档案管理各环节的投入资金。比如在高校档案管理期间，物联网技术可在协同应用WSN组网、RFID等技术后，自动感知档案存储环境，智能调控档案分类功能，并具有跟踪、定位实物及电子档案的功能，使档案管理机制在内部通信中形成可统一、综合管理的功能结构[3]。

3  物联网技术在高校档案管理中的应用实践

3.1  在实体档案管理中的应用

应用物联网技术管理高校实体档案时，可通过以下方式对档案实体资料进行管理。

首先，打造虚拟化、立体化的三维库房，将带有射频信号的电子标签粘贴在实体档案柜上，并在标签内输入该档案柜的位置信息。通过档案位置信息、电子标签信息的统一，管理者可以利用三维档案库房图像显示档案位置，精准定位实体档案，从而提升实体档案资源管理、查阅的便捷性。

其次，将读写器安装于实体档案库房通道内，自动识别库房内实体档案标签，在线记录实体档案信息，规范档案借阅、存储流程。同时通过读写器监控捕捉实体档案信息，维护实体档案安全[4]。

最后，物联网技术可通过读写器、檔案柜、电子标签等管理设备的连接，协助档案人员统计盘点档案信息资源，识别档案错位、缺失等问题，生成月度、年度盘点单据，清楚显示实体档案存储状态。除此之外，物联网技术可实现档案管理信息系统、实体档案的通信，使实体档案与高校档案信息管理系统无缝连接，便于管理人员精确索取档案馆内图形化导航，智能管理实体档案出入库工作。

3.2  在数字档案管理中的应用

高校数字档案的管理需要通过信息化管理平台统一存储，物联网技术在实际应用中可联合RFID技术，建立信息化档案管理平台。同时，按照档案管理需求设计平台应用层、感知层、网络层等功能模块，确保数字档案数据包、电子档案信息资源传输的及时性与可靠性。具体来说，高校数字档案管理中物联网技术的应用主要体现在以下几个方面。

1）在短距离无线通信、智能传感器等技术的支撑下，平台感知层具有智能操作、自动标识且识别数字档案的功能[5]。高校在开展档案管理工作时，可基于该功能高效传递档案室内数字档案信息，构建数字化档案传感网络，使管理者快速从阅读器、电子标签、手机终端中获取数字档案资料。

2）利用物联网技术可建立档案信息、系统核心管理层、信号接入端口的通信通道，实现数字档案的在线共享、智能通信等管理目标，使高校档案室在使用过程中统一建立用户、管理人员与数字档案的应用关系，突出信息化档案管理平台应用层的设计价值，提升数字档案资源利用率。

3）该平台具有用户管理、档案查询、文件转换等功能，将传统纸质文件直接转变为数字档案，生成数字化文件元信息，为数字档案数据库的建设提供丰富的档案资源。不仅如此，数字档案导入管理平台后，物联网技术能够使数字档案管理模块具有自定义功能，管理人员可按照数字档案管理需求，灵活进行目录整理、数字档案增加等操作。

以某高校所建立的信息化档案管理平台为例，该高校在应用物联网技术时，数字档案管理平台在数字档案存储、智能识别的基础上，确立双因子身份认证模式，科学设置数字档案管理权限，自动区分用户身份，从而为档案管理员、平台管理者、查阅人员提供个性化档案权限[6]。其中，普通查阅人员在登录数字档案管理平台后，仅有查阅、检索档案的权限，无法查看加密档案；而档案管理员、平台管理者则具有管理数字档案属性、管理授权、查看用户操作信息等权限。另外，物联网技术能够使该平台内的数字档案读写器、数字档案标签进行链接，使平台同时具有加密处理、导入、借还数字档案的功能，为高校数字档案管理提供更为全面的功能支持。

3.3  在档案库房管理中的应用

档案库房管理的关键在于确保内环境的可靠性。高校在应用物联网技术时，首先可通过库房温湿度的监测，科学调控库房内温度、湿度，防止温湿度指标变化对实体档案造成损害。例如：高校可将温湿度传感器分布设置在档案库房内，实时监测库房内环境数据，并通过除湿器、空调系统的互联，自动根据监测数据调节库房内温湿度，使档案库房温湿度符合实体档案安全管理要求。

其次，利用消防设备、火警监测装置的互联，防范档案库房安全风险。高校可在库房内设置监测型传感器、烟雾监测仪、消防报警装置，其在共同运行时可快速发现、识别库房内安全风险，联动门禁、火警、消防信号，提醒档案库房管理人员撤离，为后期灭火工作提供帮助，同时可将库房安全风险损失控制在最小范围内[7]。

最后，物联网技术同样可实现库房内光照强度、其他状况的监测，并根据档案库房管理规范，智能调整对应的管理指标。一方面，档案库房内光照强度指标过高时，库房管理界面可产生警报，关闭门窗，采用合理防光方案，减少强光对档案资料的破坏。另一方面，管理人员可通过气体检测传感器与档案库房管理平台、自动净化装置的联动，使得档案库房内空气质量保持在一定标准内，及时处理酸性、腐蚀性气体造成的安全问题。

3.4  在档案馆舍管理中的应用

高校档案馆舍管理中物联网技术的应用是在RFID技术的支持下，一体化管理馆舍内档案资源、档案基础建筑物、档案室内设备资产，用更为系统的物联网感知档案管理内部要素，及时处理平台所感知的管理数据。通过增强档案馆舍的感知功能，提供更为便捷、高效的档案服务。另外，物联网技术在管理档案馆舍时还可通过门禁系统、监控报警装置、实物追踪等方式，确保档案馆舍管理的可靠性、安全性。

首先，高校可基于物联网技术，配备档案馆舍门禁卡，自动识别、记录馆舍出入人员信息，生成馆舍出入记录台账，为档案管理人员查询、管理档案提供依据。

其次，档案馆舍内红外探测装置、档案管理平台的通信，使管理者可获取全天24小时的监控图像，并且在出现非法闯入情况后自动报警，提升档案馆舍的安全系数。

最后，物联网通信网络可覆盖档案馆舍各个区域，监控跟踪珍贵档案运动轨迹、实际位置，防范档案馆舍中档案资源的流失风险。

4  结束语

综上所述，物联网技术与高校档案管理的融合，是通过档案一体化、数字化管理，创新高校实体档案、数字档案、档案库房、档案馆舍的管理方法，推进高校档案管理信息化建設。同时，通过高校档案信息资源的整合，提升高校档案管理效率，消除传统档案管理中信息资源处理效果不佳、人工管理效率低等制约因素，实现我国教育档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1]高丽萍.基于词频的档案与图书物联网研究内容及重点比较[J].档案管理，2017（3）：28-29.

[2]曹筠慧，管先海，孙洋洋.基于大数据时代的档案价值及其开发利用探究[J].档案管理，2017（1）：27-29.

[3]王金玲.档案数据的智慧管理与应用研究[J].中国档案，2018（4）：61-63.

[4]王献飞.面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究[J].档案管理，2017（1）：91-92.

[5]傅永珍.高校档案数字化管理之优势与弊端[J].档案学研究，2017（S2）：125-127.

[6]冯明哲.建设高校联合档案管理系统的探讨[J].中国档案，2020（5）：58-59.

[7]李淑华.基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究[J].档案管理，2020（2）：80-81.