新常态下企业办公室管理的困境与对策

高利红

【摘  要】随着经济的发展，企业进入了全新的市场发展阶段，其办公管理也开始尝试创新，但由于企业部门较多，组织较为复杂，内容复杂，需要办公室履行协调和服务等职责。因此，创新办公室管理方式，可有效提高企业的办公效率，大大提高企业的运营效率。基于此，论文重点分析了目前企业办公室管理存在的相关问题，并提出改善建议，以更好地改善企业办公室管理职能。

【Abstract】With the development of economy， the enterprise has entered a new stage of market development， and its office management has begun to try to innovate. However， due to the large number of enterprise departments， complex organization and complex content， the office needs to perform coordination and service responsibilities. Therefore， the innovation of office management mode can effectively improve the office efficiency of enterprises， and greatly improve the operating efficiency of enterprises. Based on this， the paper focuses on the analysis of the current problems of enterprise office management， and puts forward improvement suggestions， so as to better improve the function of enterprise office management.

【关键词】新常态;企业办公室管理;困境与对策

【Keywords】new normal; enterprise office management; dilemma and countermeasures

【中图分类号】F272.9                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）10-0010-03

1 引言

办公室的管理工作，是结合各部门性质，提供相应的协调及服务，在生产经营工作中发挥着重要的作用。优秀的办公室管理技能可促进企业的办公室业务的全面发展，极大地提升企业的形象。但在新形势下，办公室管理工作还存在体制落后、员工素养不高、创新能力差等问题。针对这些企业存在的共性问题，必须采取措施，确保企业的长远发展。由于市場经济快速发展，企业面临诸多竞争。要想在市场中脱颖而出，就必须要有管理创新的意识，做好办公室管理各项工作就是重点之一。对于任何企业来说，办公室都是不可或缺的重要部门，其管理质量的好坏直接关系到企业的运营效率。为此，企业必须要加大对办公室管理的力度，不断提高人员的专业技能和综合素养，增加企业和社会效益。

2 企业办公室管理概述

办公室在企业运行过程中的主要功能，是对企业各部门及人员进行业务协调和服务，上传和分发企业业务信息，并同时代表了企业的形象。办公室要想顺利履行其工作职责，就必须对企业的发展有全面而详细的了解，不仅要了解业务重点，还要明确企业能力以及未来规划发展方向，以确保企业健康快速地发展。同时，办公室作为企业的外窗，代表着企业的综合能力，除协调企业内部工作外，还要促进企业文化和理念的广泛传播。新时代市场经济的发展，为企业带来了巨大的机遇和挑战，因此，企业要结合当前的时代背景和特点，办公室管理工作要不断创新，懂得抓住机遇，在各种挑战中不断成长，使企业的管理能力到达新的水平。

3 新时代及新常态下企业办公室管理的重要作用

在市场新常态的背景下，提升和改善企业办公管理水平有非常重要的现实意义。在社会发展中，企业间的竞争越发激烈，要想在市场中获得竞争优势，就必须要充分发挥自身的优势，以实现企业的持续发展。企业的竞争也是人才的竞争。随着办公室管理工作的开展，需要每位员工正确认识自己的本职工作，在工作中提高质量和效率。通过办公室管理，保证企业在市场上树立良好的形象。管理水平反映了企业的发展水平，企业的发展需要各项任务的流畅。在办公室工作开展中，通过管理发现办公室工作中的问题和不足，并提出调整措施和解决方案，促进各项工作的顺利执行。一个企业能在市场上树立良好的形象，其产品就会吸引社会和市场的关注，带来更多的经济效益。

4 企业办公室管理的业务特点

4.1 综合性

办公室是企业运作的组织，办公室管理工作涵盖各个层面，为企业的发展提供建议和保障执行。办公室具有信息收集协调等管理功能，是连接企业内外的信息平台，可以调整各种矛盾关系，营造和谐发展的企业环境。企业办公室管理日常任务复杂繁重，根据职能要求，工作内容可概括为文件管理、会议组织和业务管理，并且要做好相关文件的处理、审核和收发，做好企业工作计划和业务总结，总结领导重要讲话进行政策研究和信息研究，确保文件归档和各种报告材料的编写等。企业办公室需要管理公司日常工作，做好公司各部门的协调工作，做好规章制度的建设，做好车辆管理和印章服务等工作。

4.2 服务性

企业办公室管理服务业务可以概括为服务开发、服务决策和服务实施。服务开发包括围绕企业发展的目标提供辅助人员。经济发展形势复杂多变，企业发展面临诸多挑战。企业办公室需要主动谋求服务，全面提升服务质量，及时响应所有要求，增加对公司和基层的信任，为决策提供准确的参考，及时反馈执行过程中的情况和问题。办公室要积极与各部门沟通，综合征求意见，提高信息沟通的有效性，做好企业办公室服务的保障，为企业的员工解决更多的问题。

4.3 规范性

企业办公室管理的重要任务主要是组织制定制度建设，确保各种管理制度的建立，要严格遵守制度标准，是科学管理的必然，也是企业发展的保障。日常管理工作的制度化和规范化，是新常态企业科学管理的重要前提。建立完善的内部制度，对于提高办公室的管理水平具有重要的意义。制度和标准要根据内外部的变化和要求，不断更新和完善企业办公室管理制度。对办公室内的工作制度进行系统分类，理清纵向和横向的关系。建立科学系统高效的办公制度和各项业务流程的标准化体系。

5 新常态下办公室管理的困境

5.1 缺乏完善的管理制度

规范各项管理制度，是企业办公室管理业务顺利开展的前提，是创新管理的要求。部分企业办公室管理体系不完善，缺乏遏制能力。办公人员职责分工不明确，缺乏一定的相关性和明确性，并且岗位工作目标模糊，导致人员工作计划缺乏系统性，导致工作流程管理不到位。这些问题降低了企业办公室管理人员的工作效率，甚至损害了企业办公室的整体形象。在企业办公室管理中，服务意识在办公职能中占有重要的地位，属于企业办公室管理的基本职能。服务水平取决于员工的管理意识，部分企业的人员服务意识淡薄，无法理解服务的重要性。被动地等待领导对相关工作的监管，没有积极思考。各部室缺乏沟通，导致了部门之间出现沟通不畅的问题。同时对服务业务的认识不深刻，没有形成创新和服务发展的主动服务意识。

5.2 企业办公管理考核力度不足

由于很多公司的内部管理制度存在不足，阻碍了办公管理的有效开展，主要表现是没有根据市场形势和需求建立和开发办公管理制度，现行管理制度比较传统，并且有一定的欠缺，造成企业办公管理在发展中不能发挥有价值的作用，没有标准和规范作为参考，影响办公管理的效率。部分公司没有建立符合实际发展的目标考核机制，导致对办公管理考核不恰当。企业的评价应立足于企业的发展，明确企业办公室管理任务和工作目标。办公室考核机制缺失，会导致企业办公室管理目标不明确，员工对管理的积极性不强。这些情况是办公室管理工作的主要障碍，将直接影响公司的正常运作。

5.3 企业办公室管理方法缺乏创新

在社会发展的新时代，办公室的管理也必须立足时代特点，需要不断创新。创新不仅要着眼于管理方式的进步，更重要的是要改革传统的企业办公室管理方式。但是，考虑到公司的情况，很多企业办公室管理还没有跟上时代，管理理念和方法还比较落后，并且在使用过时的管理模式。办公室管理仍然采用员工听从领导指挥，缺乏民主的管理模式，导致员工没有充分展示自己的管理能力。这样员工就缺乏创新的能力，只能按照相关领导的要求来完成工作，导致企业办公室管理工作强度大和重复性强的缺点，并且员工的主动性逐渐减弱。

5.4 员工综合素养有待提高

在传统企业办公室管理中，对办公室负责人的要求并不高。对人员配置没有太多限制，有的员工的工作并不能反映有效性，只做摆在自己面前的工作，即领导所吩咐的工作。他们失去了企业办公室的管理热情和创新能力。在办公室的职能定位上，对自己的职位缺乏评估，对办公室管理没有充分的认识，导致企业办公室管理工作效率达不到预定的要求。

6 新常态下企业办公室管理的对策

6.1 更新信息化管理方式

随着信息时代的到来，信息技术已广泛应用于各个领域。信息技术在企业办公室管理中的应用，给管理学带来了活力，也提高了工作效率，可以使管理与时代的发展保持同步。企业办公室管理中可以创建内部微信和QQ群，符合相关的业务沟通，又可以通过群向各部门传达业务指令和要求。在新的时代，企业都非常重视企业文化和员工的工作体验，办公室必须肩负起振兴企业环境和相互沟通的责任。对于办公室管理并不意味着拘泥于严肃的模式，轻松的环境更有利于提高员工效率。因此，可以通过短视频记录工作中有趣的内容，也可以通过短视频的形式完成精神的传播，方便企业员工对信息的接收，让办公室管理工作可以更有效，更符合时代的特色。

6.2 协调各部门之间的关系

协调是企业办公室管理功能的核心内容，协调工作将直接影响各部门的正常运作。由于企业部门数量多，并且相关的工作内容复杂，办公室业务人员较少，如果得不到有效的协调，将影响企业业务的正常运作和工作协调的效果。为提高部门之间的协调效率，可以在部门之间举行会议，让部门负责人宣传工作内容，并与办公室建立紧密的合作，使企业的业务沟通更高效[1]。

6.3 搭建完整的办公室管理制度

为有效地实施办公管理业务，首先要设计完整的管理制度，划分人员的管理职责，明确个人工作的范围和权限，把个人工作放在自己应有的位置上。为实现这一目标，应参考业务发展目标，根据办公管理工作的情况，建立完善的办公室管理制度，提高企业办公室管理工作的速度和效率[2]。

6.4 加强办公室管理人员的专业技能培训

加强办公室管理人员的培训，有利于提高办公室管理人员的专业技能和素养水平，改善企业办公室管理模式，为提高企业整体管理质量铺平道路。为此，必须关注公司的未来计划，聘用优秀的企业办公室管理人才，加强团队的力量，确保办公室管理的速度和效率得到提高。應对办公室管理人员进行专业培训，提升办公室人员的业务技能，使其了解办公室管理对公司发展的重要影响。通过各种培训方法和活动的开展，提升办公室管理人员的素质，提升其业务办公技能，提升办公室管理水平，为企业办公管理的顺利推进作出一定的贡献[3]。

6.5 制定合理的办公绩效评价体系

为确保企业办公室管理工作质量的提升，企业应参考绩效考核指标和办公管理工作应用，制定适用于企业办公室管理部门的绩效考核体系，使其能够积极参与管理工作，提高管理工作的服务质量和服务效率。为实现这一目标，必须分析办公室管理的情况，建立管理绩效考核的量化标准，明确管理职责，并健全绩效考核体系。大大增加办公室管理人员的工作兴趣，使其做好本职工作，及时发现业务运行中存在的问题并做到随时处理，提高办公室管理工作的实际效率。在办公室管理绩效考核制度的编制过程中，必须同步建立奖惩制度。对办公室部门表现好的员工，应给予物质奖励或精神上的表扬，激发相关人员和管理人员的兴趣，有效地提高他们的工作效率。此外，对于我国新时代的发展，在企业办公室管理中需要进行精细化管理，但也要尽可能地简化管理程序，有效缩短办公所需的时间。企业要根据实际情况，完善和更新办公管理制度，明确相应职责，提高办公管理效率，确保企业的可持续发展[4]。

6.6 加强办公室管理的信息化体系的建设

随着信息时代的到来，企业面临的竞争日趋激烈。先进的信息技术已经被各行业所引入和应用。企业要紧跟时代发展的步伐，强化办公管理工作的结构，提高办公管理工作的效率，切实提高企业的市场竞争力。信息技术的应用是企业发展中不可或缺的重要部分，企业应加大信息管理系统的开发和使用，取代传统的管理方式和理念，使企业办公室管理工作可以全面地转向信息化，增加办公室管理的灵活性和多样性。管理层可以从各个方面捕捉和了解企业的经营发展状况，根据市场的需求作出科学的决策。信息化管理系统的实施，可以提高文件管理的效率和质量。通过电子数据库，及时上传企业文件，并可以进行及时的分类操作，以方便后续的搜索和信息的运用，不仅提高了办公文档的管理效率，还为管理者释放了大量的压力，为办公室管理工作的开展奠定了一定的信息化基础[5]。

6.7 增强企业办公室管理服务能力

科学合理的企业办公室管理制度在企业办公管理中具有重要的意义，因此，企业办公室管理人员在日常管理中必须严格遵守制度规定。在企业办公室管理中，要及时主动地与其他业务部门沟通。此外，办公管理流程的优化可以保证管理工作的可行性和可靠性，保证办公管理的顺利实施。必须摆脱传统的管理模式和方法，在企业办公室管理工作中积极创新，充分发挥其管理作用和价值。企业办公室管理要着眼大局，提出科学的方法和合理的实施方案，真正优化和提升企业办公室服务能力，最终提高企业办公室办事的效率和管理水平，及时解决企业在经营管理中存在的问题，促进企业业务可以顺利展开[6]。

7 结语

在新常态下办公室管理要完成一定的创新，不仅要使管理理念和管理方式符合新常态企业管理的要求，更要与时代的发展相结合，让员工在和谐、公平的工作环境中充分发挥技能。同时，在企业办公室管理中，要认识到办公室管理工作存在的不足，制定科学合理的管理策略，使办公管理适应新时代经济的发展方向，提升企业的整体形象，有效地促进公司更好地发展。

【参考文献】

【1】张艳梅.关于加强和改进企业办公室管理工作的思考[J].中国盐业，2019（24）：31-35.

【2】王国徽.创新办公室管理工作提升企业效益[J].办公室业务，2019（24）：8+20.

【3】刘菲菲.新形势下企业办公室管理工作的创新思路及方法[J].山西青年，2019（24）：221.

【4】吕志国.对于电力企业办公室管理工作的创新思考[J].商讯，2019（35）：115+117.

【5】李玲.论国有企业办公室管理的创新与实践对策[J].現代经济信息，2019（17）：103.

【6】王冬梅.办公室管理工作的优化路径分析与研究[J].办公室业务，2019（13）：158+166.