浅谈商业银行档案管理存在的问题与对策

姚慧

◆摘  要：金融全球化发展能够为世界经济发展提供活力，同时也较大程度的影响着发展中国家的金融体系。为我国经济与金融发展带来的机遇，有助于外资以及先进金融运作经验的引入，但是也创造了金融风险环境，使银行脆弱性进一步加剧，为银行业的发展带来了严峻挑战。档案管理是银行基础管理中较为重要的组成部分之一，强化档案管理工作，对银行业的发展具有重要意义。

◆关键词：商业银行;档案管理;问题;对策

随着现代化进程发展，商业银行档案管理由小规模、种类单一以及粗放式模式转变大规模、种类丰富以及集约化模式。可见商业银行档案管理工作取得了良好的成绩，但是在社会经济高速发展过程中，对商业银行档案管理工作提出了更高的要求，从高标准严要求角度看来，这项工作依然存在一定问题。本文将围绕存在的问题展开，探究提高商业银行档案管理水平的相关对策。

一、商业银行档案管理的重要性

在商业银行经营管理的完整过程中，所积累的档案资料能够真实记录经济社会发展的历程，同时也能够实现社会文明的传承，是一项宝贵的财富。商业银行档案管理的重要性主要体现在以下几方面：

首先，档案管理能够实现经营管理活动全过程的记录，银行档案管理人员应用纸质、光盘以及胶片等多种载体进行各类档案的记录，并对各类档案进行收集、整理、鉴定、保护以及利用，可将银行档案系统、全面以及真实的反应在银行经营管理工作开展过程中。

其次，档案能够为服务提供相应保障，商业银行档案中包含的专业内容，在此基礎上应用专业化管理可在银行经营管理工作中发挥重要作用，能够为银行各项工作的开展提供原始、详细的依据，例如业务人员的业务办理、领导决策、资产保全、各类经济案件清查等，有助于金融风险的防范与化解，另外对优质文明服务的提高也具有重要意义。

第三，档案管理工作有助于内部控制工作的促进，在收集、整理、交接以及利用档案的过程中，能够起到监督、控制本单位经营管理活动的作用。另外档案也能够在查处案件、追究责任工作开展过程中发挥举证作用，有助于提高银行依法合规经营以及工作效能。

第四，开展档案管理工作有助于银行自身以及客户合法权益的维护，能够使业务纠纷处理更为明确，同时也有助于风险的防范以及化解。

第五，档案编研也有助于企业文化的弘扬，应用梳理、编研银行文书档案、照片档案、实物档案以及声像档案的方式，能够对银行发展史起到宣传作用，对银行良好社会形象的树立也具有重要帮助作用，银行市场竞争力也得以增强。在整理档案过程中，可采用设置专门荣誉陈列室的方式，定期组织参观活动有助于员工责任感以及使命感的增强，对员工也具有激烈作用，使其积极投身到银行发展队伍中。

二、商业银行档案管理存在的问题

（一）档案意识有待进一步提升

一方面，商业银行领导对档案管理工作的重视程度不高，同时也缺少足够的支持程度。从形式角度看，档案管理是一项软任务，因此很难在繁杂的重要议事日程中占据首要位置，重业务、请档案倾向存在较为普遍。另一方面，干部员工对档案管理工作缺少足够的认识，导致部分兼职档案工作人员仅进行票证资料简单装订的收集工作，真正开展档案管理工作时间严重不足，更无法要求更高的档案管理质量与档案开发利用效率。

（二）档案利用效率有待进一步提高

开展档案开发利用的基础是档案保管工作，在实际工作中普遍存在档案重管理、轻利用的情况，更为注重档案的收集、整理以及保管等工作，对档案资源的开发利用缺少足够的重视。

（三）档案利用服务落实不到位

服务措施落后，同时不具备横向交流。虽然当前大部分档案均已应用计算机等先进设备，但是有关于档案的加工、存储以及开发利用工作，依然属于低效率手工操作阶段，档案信息资源的封闭，导致档案开发利用工作过程中无法实现良好的横向协作交流。

（四）档案信息资源开发力度有待进一步增加

在实际开展档案编研过程中，还普遍存在重整编、轻研究深化的情况，不具备深层次的编研成果，同时编研成果也无法紧跟社会经济发展、与市场需求相符合、与社会热点问题相切合、与社会形式相适应。

（五）信息交流平台缺少通畅性

在查阅利用商业银行档案过程中，多采用档案管理人员查阅的方式，尚不具备安全、共享以及通畅的信息交流平台，对银行档案的利用以及交流产生了抑制作用。

三、提高商业银行档案管理水平的对策

商业银行档案管理工作的开展与银行业务经营工作的开展具有一定差异性，无法为银行带来直接收入以及利润，并且还需应用一定的人力、物力以及财力。当前商业银行追求银行价值与股东回报最大化，平衡银行收益最大化与银行档案价值最大化之间的关系是银行档案管理工作人员的职责。具体需将以下几方面工作落实到位，以促进商业银行档案管理水平的提升。

（一）强化商业银行全体员工的档案意识

一方面，要对银行内各类档案利用情况展开搜集，并积极进行档案成功案例的宣传利用，实现银行权益的维护，另外也可通过宣传银行经营管理工作提供服务典型事例的方式，帮助全体银行员工更好的熟悉银行各类档案内容、作用以及收集范围，使其在日常工作中积极主动落实好档案的收集、整理工作。另一方面，银行档案室也可应用定期、不定期、集中征集的方式记录银行历史、各项业务发展、主要智能活动，收集活动应面向银行全体员工，征集具有保存价值的照片、实物以及影像档案，同时也应为员工创造档案利用的便利条件。通过各项活动的组织，使银行全体员工参与档案管理工作的意识进一步增强，同时提高全体员工对档案管理工作的支持程度。

（二）同时开展经营业绩与档案管理工作

档案价值具有一定的间接性，如果商业银行仅重视档案的经营管理工作，却对档案工作缺少足够的重视以及支持，将会对银行业务发展以及风险控制产生一定的制约作用，最终将会对银行经营管理整体水平的提升产生影响。为进一步促进商业银行各项工作良好、健康的发展，应同时开展经营业绩与档案管理工作，创建并完善银行档案管理体制，使其与现代商业银行发展要求相适应，从实际工作出发，结合银行自身实际特点进行相应档案工作机构的创建。另外，档案工作的计划、检查、落实以及总结均应与业务工作开展相同，并将银行档案管理工作完成情况融入绩效考核中，使其与业务工作共同发展、提升。

（三）强化服务意识，提升服务质量

将档案管理工作贴近银行业务，强化服务功能，促进信息服务质量的提升，才可实现档案工作地位的提升，使银行各部门对档案管理工作支持程度进一步提高。一方面，服务内容要与商业银行经营发展需求相结合，实现档案结构的优化、资料种类的丰富，积极进行档案信息资源的开发。另一方面，服务方式应将银行档案管理部分优势充分发挥出来，例如档案种类齐全、时间连续、分类科学合理、检索便利等，为领导科学的决策提供依据，同时也能够为银行各方面业务的经营开展提供高效、正确、快捷的数据资料。

（四）促进档案管理工作人员素质的提升

首先，商业银行需创建持证上岗制度以及专门档案业务培训制度，使档案管理人员能够更好地掌握档案管理规章制度以及专业知识，持续更新、完善档案管理人员的知识。其次，要求档案管理善于完善自我，弥补自身工作过程中存在的不足，积极主动展开档案管理工作相关知识的学习，促进自身档案管理水平的提升，培养自身创新意识，提高自身发现、解决潜在问题的能力;另外也要注意档案管理工作人员良好宏观分析能力的培养，使其能够从推断分析档案资料过程中的获得有价值信息，并良好进行信息的开发利用。最后，还应提升档案管理人员的信息技术应用能力，从而实现信息技术的良好应用，促进信息资源管理问题处理效率的提升。

（五）加大档案资源的开发力度，展开特色材料的编研

内容方面应与银行市场竞争策略、发展策略相符合，促进自身独特优势的形成。开展资料编研工作过程中，需围绕银行经营管理活动展开，重点关注业务发展动态与市场热点，为编研内容的客观性、广泛性提供保障。另外也有进行档案结构的进一步优化、资料种类的进一步丰富化，深入挖掘并充分利用银行档案资源，使其能够为银行带来更多的经济效益、社会效益。

（六）进一步优化服务，强化协作交流

首先，需要展开大力宣传工作，有针对性地进行档案陈列展览，提供咨询服务。其次，加速网络化建设进程，将档案文献转变为档案信息数据库，为档案信息资源的利用提供方便、快捷条件，促进档案服务能力的进一步提升。第三，强化协作交流，创建档案协作工作小组，定期、不定期展开协作活动，实现档案管理工作的探讨与交流。最后，创建计算机检索系统，展开多种检索工具的编制，并进行检索途径的增加，在最大程度上实现档案信息的揭示，从而实现多角度档案插座，為档案利用提供便利条件，实现更为便捷、正确、及时的档案开发利用，从而促进档案管理工作效率、服务质量的提升。

四、结束语

银行档案是金融业的核心，与银行客户、企业法人、公共利益以及组织权益具有密切关联，同时也影响着银行发展前景、自身利益的保障。因此，需要进一步强化商业银行档案管理工作，促进档案管理水平的提升。

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