320 MW机组运行许可证延续项目文件收集归档研究

章外明，刘 鑫，李 祎

(中核核电运行管理有限公司，浙江 海盐 314300)

浙江省的经济实力在国内名列前茅，但是能源资源储量相对较少，特别是一次常规能源资源匮乏。因此，发展核电十分必要。秦山核电320 MW机组自投运以来，截至2021年4月，安全稳定运行近30年，对环境保护、应对气候变化等方面做出了重要贡献。

从秦山核电320 MW机组在中国核电发展的地位来看，其运行许可证延续将是中国核电机组的首次尝试。作为第一个考虑运行许可证延续申请的核电机组，若能成功获得国家核安全监管当局的批准而延长运行寿期，必将再次成为我国核电机组长期安全运行的示范机组。自此将形成我国核电厂运行许可证延续技术体系和相关核安全法规标准体系的基本架构，对我国运行核电厂寿命管理工作和许可证延续安全监管起到良好的示范作用，具有重要的战略意义。

从档案的价值体系分析，档案是各单位在管理事务活动中产生的，是反映各单位各项工作的真实记录。该项目是国内首个运行许可证延续项目，因此对特定项目做到档案体系的特性分析，提出有针对性的问题，发现其中的难点，提出相应的对应策略，依照策略积极实践，最终做好项目档案的收集、整理与利用，体现档案的现实作用价值、经济价值、文化价值，对当前与后续相似的项目开展具有积极的作用。

1 运行许可证延续项目档案管理的特点

项目档案是指从项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产试运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值、各种形式的历史记录。项目档案不仅反映了项目实施的整体面貌，而且反映了电厂设备、设施改造维修及一系列的发展变化。

1.1 实施范围复杂，制定归档计划难度大

依照320 MW机组运行许可证延续项目(简称“本项目”)的实施范围批复文件，反映出该项目包含基本理论分析工作、安全评审工作、工程改造工作、承诺项实施工作、基础设施建设工作，还有各专项验收工作等。

项目范围的专业覆盖面广泛，需实施工作数量多，文档人员在档案前端控制、拟定档案归档计划阶段遇到困难，针对基本理论分析工作将产生的最终交付成果无法准确界定；针对工程改造工作将实施的具体改造项目事项摸底不清；承诺事项实施工作中，随着项目不断深入推进，事项范围逐步变化。以上几种情况导致文档前端控制难以按照以往经验制定具有指导意义的归档计划。

1.2 项目跨度时间长，归档跟踪难度高

本项目于2014年年底项目初步立项，计划于2021年年中项目完成，其项目整体跨度近6年时间。具体工作子项如基本理论分析工作、最终安全分析报告升版工作等贯穿全项目周期。工程改造项目等也经历了Q1-OT117至Q1-OT120四次大修周期。

在项目实施初期，各子项项目档案就开始产生，由于各子项工作跨度长，其档案的生成特点是“阶段性产生，总量上递增”。在阶段性产生的同时还伴随着档案的版本递增，由此全面跟踪确认档案的最新数量与版本是较为困难的工作。

1.3 项目实施方式与传统基建项目不同

通常的基本建设项目在各阶段之间有较为明显的时间界限，每个阶段完成之后，可以较为容易地评估档案收集整理的真实性、完整性、系统性。

本项目的具体实施过程分布于工程改造项目、承诺项相关改造项目之中。其特点是每一个工程改造项目自身包含立项至验收的各环节。以运行许可证延续项目的全局视角观察，该项目特点则为大项目内嵌套各完整的子项。在此嵌套模式之下，参考以往经验，依照大项目时间节点划分档案形成阶段的方法无法适用，需进一步研究项目实施的特性，制定“嵌套”模式下的档案收集整理方法。另在项目“嵌套”模式之下，各阶段可分解为并行的子项，此种情形为档案管理工作带来新的挑战。

1.4 电子文件应用模式下，档案归档工作面临新局面

2016年国家档案局发布《建设项目电子文件归档与电子档案管理暂行办法》(档发〔2016〕11号)，其目标为“推动建设项目电子文件归档和电子档案管理工作健康有序发展，提升建设项目电子文件和电子档案管理效率”。

秦山核电目前使用的EAM、ECM系统均支持电子文件的生成与利用。在本项目中，已经产生了部分电子文件，分布在行政文件、信函、会议纪要、记录报告、设计文件等范围中，但同时也有纸质记录的产生，如试验记录、质量计划实施记录等，当前项目档案的形成情况为电子档案与纸质档案并存。由此在利用电子档案，减少纸质档案归档的前提下，如何保持体现项目档案的完整全貌成为新的挑战。

2 项目档案管理新策略的选择

本项目文件归档工作面对以上新的问题与挑战，需对问题进行细致分析并制定主要的管理策略，以制定可实施的具体工作方式和方法。

2.1 文件前端控制策略

依照文件形成的生命周期，在档案产生阶段则需要前端控制工作的介入，以全面的档案形成范围、完整的文件体系为文件的产生提供服务。

在前端控制能力中，首先需解决的是对项目档案的范围有清晰的认识。项目档案是随着项目推进不断生成，要厘清项目档案范围，文档管理人员需深入项目组织，持续且准确地依照项目前期立项档案、项目计划方案等形成与档案管理工作结合的项目档案范围。其次，在项目文档控制工作中，需明确文档的管理职责，其中包括文件生成阶段、移交归档阶段的职责。通过责任确权，保证在文件生命周期全过程中均有管理归属，以保障最终档案收集的完整准确。第三，文件生成的质量、文件之间的系统联系需完整的文件体系作为保障。建立与评价现有文件体系是否适用于该项目，并进行完善补充，以满足文件体系能够覆盖项目全周期。

2.2 项目档案持续跟踪策略

本项目整体周期、各子项工作周期跨度多年，保持项目档案的整体完整准确，需档案管理体系具备长周期内跟踪项目档案的能力。

建立持续跟踪能力过程中，首先需对项目的时间节点有所掌握，项目文件归档工作在全局方面需依照时间节点进行，尤其是在此长周期的项目中，需依时间、分阶段实施文件归档。其次，本项目在项目实施中具有项目“嵌套”的特点，对嵌套子项档案仍需建立持续跟踪能力，在此方面应对子项目的进度计划全面掌握，以掌握项目最底层项目进展。第三，该项目档案产生于各专业领域、各职能部门，文件归档工作需与各职能部门沟通配合。需全面分析项目档案产生部门来源，对于项目计划中未明确提及的部门，应保持长期沟通，并跟踪相关项目档案产生的最新动向。

2.3 改进项目档案整理归档策略

本项目由于项目“嵌套”模式、电子文件的应用，采用传统的文档整理策略已经不完全适用，需依照项目档案特点加以改进优化。

在项目档案归档整理工作中，首先应建立以事项为中心的整理归档思路，在不同类型档案中，以事项为主线，依照档案内容的有机联系加以整理，避免以往同一事项分散在不同类型档案中而不便于系统性查阅的问题。其次，工程改造项目档案整理应开辟新策略，以“子项”视角整理档案，用大项目内嵌小项目档案的思路指导档案整理。第三，在电子文件利用推广前提下，考虑纸质档案、电子档案的完整性和系统性。目前电子文件应用之下，纸质档案归档不全面是现实问题，需要通过电子档案的虚拟组卷研究，以保证项目档案完整且具有系统性。

3 项目档案管理实践

针对本项目特点、档案归档工作中的难点与挑战，在项目过程中依照档案管理策略，革新管理方式方法并加以实践验证，满足项目档案四性要求。

3.1 提高项目文档前端控制能力

(1)绘制项目事项图，指导建立归档范围

依照项目主要建设内容：运行许可证延续评估对象筛选、老化管理评估、特定对象时限老化分析、最终安全分析报告的升版、运行许可证延续环境影响评价、运行许可证延续申请报告编制、评审及运行许可证延续获准后的承诺活动实施等；实施运行许可证延续所需的系统或设备改造等。结合工程改造项目细分规划，绘制出项目归档范围事项例图(如图1所示)。

图1 项目归档范围事项例图

(2)明确项目档案管理职责

2016年发布《关于调整秦山320 MW机组运行许可证延续(OLE)项目组织机构成员的通知》(中核运行人事发﹝2016﹞112号)，文档管理人员分别加入项目指挥部、项目执行小组，将文档管理纳入项目计划管理、合同管理、质量保证体系。根据本项目的特点，建立了全面、有效的文档管理体系，对项目文档实施分级管理和责任归口管理，加强文件控制和档案的收集整理及归档工作，不断创新文档服务机制，积极探索提高文档管理水平的手段和方法，为项目建设和实施提供全方位的文档信息服务和支持。

(3)改进项目文件体系

文件体系的搭建与控制，是文档管理工作的基石之一。秦山核电技术文件体系划分为大纲、技术手册、技术规程、图纸、记录等5大文种。在项目实施过程中，依照文件生成的需求，不断扩展文件体系子类型，在技术改造(CM)领域，依照技术改造工作的实际内容，在技术文件体系中设置了43类子类型，这些子类型涵盖了技术改造工作的全部阶段。

在文件编码方面，为配合项目实施，专门为基础理论研究相关工作报告制定了编码号段，为技术改造文件制定了专用编码规则。具体则为在技术改造文件编码的最末段“文件流水码”段将技术改造项目编号融入其中。该段编码总长9位数字码，前6位为技术改造项目编号，后3位为分项流水码。如此设计该编码格式，在文件查询利用时清晰明了，同时也有利于在项目完工后的档案收集整理。

3.2 提升项目档案全程跟踪能力

(1)重点跟踪各工程改造项目进度计划

工程改造项目首先为总体计划，依照项目规模、难易程度，逐步将项目一级进度丰富递增为项目二级、三级、四级进度计划，并不断滚动更新。文档管理者需根据实际能力选择其中一种进度计划作为文档跟踪控制的依据。通常可选择项目三级进度计划加以实施，三级计划详略得当，文档人依照其中的项目里程碑、项目节点定期进行相关文档的收集，同时控制项目阶段内的文件质量。各工程改造子项计划更为细致具体，对其加以跟踪可以将文档收集工作的阶段分割得更为精准。将文档收集的工作较为平均地分散在各工作周期内，文档人员则有更充足的时间对文档的四性进行检查控制。

(2)通过项目预算执行跟踪合同文件

本项目为时间跨度长的重点项目，合同文件管理是文档管理工作中的重要部分。在以往项目合同管理中，档案管理处于工作后端，依赖合同部门提供项目档案数据，且不具备合同档案完整性核查的能力。在此项目过程中，文档管理人员打破思路，改变以往被动接收的方式，通过学习使用公司SAP系统，依照项目预算代码范围，定期查询合同签订情况、合同文件的签订形式，作为合同档案核查依据。并将核查结果反馈项目管理组进行二次核对，保证合同档案的完整。

(3)通过合同文件、技术规格书收集执行文件

合同文件的完整收集，其进一步目标是了解项目具体实施内容，依照合同收集项目各项工作开展后产生的档案。在各类合同中，例如技术服务合同、设备采购合同等，详细描述了范围内的事项深度。文档管理人员深入读取汇总这些信息，建立完整的合同执行文件跟踪机制。依照合同内约定的时间点、移交项，逐项按阶段、按时限完成文档规划、文档收集的工作任务。

3.3 协调收集公司内部形成的文档

本项目文档形成来源分为外部文档与内部文档。外部文档可以通过合同跟踪、合同执行文件跟踪加以规划与收集，内部形成的文档一直是规划收集工作中的弱项。在以往项目活动中，存在内部形成的文档由于收集不及时而最终移交不完整的情况。文档管控工作深入参与到项目实施，达到内部文档完整收集的工作效果。

在本项目技术改造工作的开展中，各专项组、技术部门承担了具体事项的开展工作，文档管理人员依照工作节点、工作文件清单主动对接相关工作班组，及时收集、检查、整理项目档案。对长期实施的工作项，文档管理人员与工作负责人员沟通协调，合理划分工作阶段，探索项目档案分阶段移交归档方式，通过定点跟踪收集的方法保障项目文档完整性、安全性整体可控。

3.4 项目档案整理机制的改进

本项目实施方式与传统基本建设项目有所不同，因此档案整理的方式方法需遵循项目的特点进行改进，以符合并展示项目的全貌。

(1)按件收集、组卷归档

本项目的实施范围中，体现出基本建设事项少，理论研究事项、工程改造事项占绝大部分工作。其在文件产生方面则表现为，逐个事项产生的单件文件多，工程建设类按卷产生的少。在设计环节，文件产生大多为设计院或本单位逐份产生，并不断升版，与传统基本建设项目的整卷生成有所不同。因此，文件收集积累工作是长期按件收集的过程。

工程改造项目在实施过程中，是通过工单形式开展现场工作，每一份工单，最终形成其对应的工作包完工文件。在工程改造项目现场实施完毕之后，经过验收评价，产生项目关闭包文件，其内容涵盖了项目的全过程。在通常情况下，工程改造项目关闭包文件是按一件文件对待的，其优势在于为一个工程改造项目下的全部文件集合。但其劣势在于所有文件集合为一个文件包，其内部细节展示不清，详细信息查询不便利，在内部文件多的情况下，则成为档案查询利用的瓶颈。

鉴于以上情况，本项目档案整理工作着重考虑各工作项目档案的完整，又需要能展现文件细节。在工程改造项目中，各环节的文件具备逐件生成的条件，因此具备按件收集的能力。项目档案管理的最小基本单元为各件文件，最终通过组卷的方法，即保证项目的完整与系统，又能满足详细信息的查询利用需求。

(2)按照事项组卷管理

依照NB-T 20042—2011《核电档案分类准则及编码规则》将档案分类分为了12大类，其中将信函单独分为了一类。但在近几年核电项目档案验收工作中，行业专家提出了一些疑问。首先，专家普遍认为，信函为事项的载体，其使用目的通常分为两种，一种是对事项的沟通交流，另一种是文件传递的载体。在这种情况下，信函作为一个单独的分类，则与事项脱离，对档案体系事项的系统性保持的不好，查阅事项的完整全貌产生不便。另一种意见是，以DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》为代表的档案行业规范中，来往函件并未单独分列为某一分类，而是融入在各事项分类中。在其他行业的档案整理规范中，函件也不是单独分类，唯《核电档案分类准则及编码规则》将函件单独分类管理。这种分类方法在档案整理实际操作中是否合适，还有待商榷。

本项目档案整理工作开展工作中，对以上专家提出的意见进行了探讨与思考，DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》中明确了“项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理，便于保管利用”档案整理基本原则。因此，在本项目档案整理工作中，吸纳专家意见，按照事项完整的方式将信函等文件拆分到各事项案卷中，是可行的操作方式。

目前信函拆分组卷的方式为：将信函依照事项进行筛选，筛选出的信函按照事项划分档案分类，在事项的一套案卷中增加一卷“来往信函”卷。此种方式目前能保障各工作项目档案的系统性与完整性。

(3)提高电子组卷能力

本项目在实施工作中，电子文件的产生与使用范围大于以往的基本建设项目。在具体的文件类型中，设计文件绝大部分均为电子文件。由此，在纸质档案实体中缺少这些电子文件，此特点与传统基本建设档案的组成有所不同。

档案组卷工作的目标是展现项目的整体全貌，在本项目中电子文件结合纸质档案是展现全貌的最优方案。由此在档案整理中，基于电子文件的组卷方式需要优化并在信息系统中实现。在ECM系统中，依照档案分类建立不同的案卷，在案卷之下，将电子文件依照组卷顺序，纳入各案卷中，系统中能够完整展现项目案卷的内部全貌。对于纸质档案，在卷内目录中仍将电子文件的条目罗列其中，但不再打印纸质组卷。

在目前的整理方式下，纸质案卷内容逐渐减少，电子案卷的内容最为丰富，这也是今后电子文件推广利用后的档案案卷的主要变化之一。

4 结论

总之，秦山核电320 MW机组运行许可证延续项目实施范围复杂、跨度时间长，与传统基建项目有所不同，文件归档工作具有项目自身的特点与难点。通过对此项目文件收集归档等方面的研究，可以对此项目文件进行完整的收集，并进行科学系统地整理，满足档案的四性要求，方便以后项目档案的查询利用，并对此项目的推广有一定的借鉴与指引作用。