企业职工档案管理中存在的问题及优化措施

摘要：职工档案管理工作是企业工作中重要的组成部分，对于企业的发展有着重要的促进作用。只有对职工的档案管理进行不断优化，才能不断提高企业的竞争力。但是现今的企业的职工档案管理中还存在一些问题，下面本文将对企业职工档案管理中存在的问题及优化措施做一个探究。

关键词：职工档案管理;问题;措施

随着社会的不断发展，信息化时代的到来，对于我国的企业职工档案管理工作带来了很大的挑战与机遇。这就需要企业的档案工作者们利用社会发展的优势，对职工的档案管理工作进行不断优化，不断强化档案管理作用，逐渐发展完善档案管理的功能，从而进一步促进企业的快速发展。

一、职工档案管理工作中存在的问题

（一）对职工档案管理不重视，管理方式落后

随着社会的不断发展，我国的经济水平在近些年来有了飞速的提升，使企业的竞争压力逐渐增加。就导致很多的企业为了提高自身的核心竞争力，将全部的精力都放在了企业的经济活动中，对于职工的档案管理工作不予重视。由于相关领导的重视程度严重不足，导致在职工档案管理中，缺乏对于人员的约束，极大地打击了工作人员的工作热情，从而导致工作效率严重不足。同时由于企业的重视程度严重不足，导致职工档案管理人员数量不足。以及档案管理的设备落后，很多企业依然采用传统的档案管理方式，通过手写的纸质档案进行档案管理工作，这种落后的管理方式会极大地增加管理人员的工作难度以及工作量，而且会经常发生档案错误丢失，以及职工档案信息泄露等问题，对于企业的发展起到嚴重的阻碍作用。

（二）档案管理信息化程度偏低，管理效率不足

随着信息技术的不断发展，对于企业的职工档案管理工作造成了极大的挑战。现今的很多企业的职工档案管理工作依然是采用手抄的纸质档案进行管理。由于职工档案要不断地更新，在这种传统的档案管理过程中，由于需要手动进行档案的记录，导致人为问题造成档案信息错误，从而影响了员工在企业内的发展。同时纸质档案在管理过程中，经常会因为环境因素对档案造成损坏或者污染等问题，影响到档案的使用。而且纸质档案管理的数量过于庞大，就会增加档案管理工作的存储难度以及工作强度，同时在进行档案的更新以及调用过程中，需要在众多的档案中寻找到相应的档案，极大地增加了查阅难度，导致职工的档案管理工作效率严重不足，阻碍了企业的进步与发展。

二、优化企业职工档案管理的措施

（一）逐渐提高对企业职工档案管理工作重视

想要对职工档案管理工作进行不断优化，就需要提高相关领导的重视程度。只有得到领导的重视才能使得档案的优化措施得以顺利地进行，只有不断加强领导的重视，才能使领导在企业的管理过程中，不断加大对于职工档案管理工作的资金投入，从而不断购入先进的档案管理设备，比如计算机设备，以及其他的档案管理设备等，这是职工档案管理过程实现信息化管理的基础。同时加强领导的重视，才能不断优化档案工作的人员配置，加大对于档案管理工作的约束力，从而不断提高工作人员的责任意识，以及对于档案管理的重视程度。不断提高档案管理效率，实现职工档案的高效管理，逐渐推动企业的快速发展[1]。

（二）完善企业职工档案管理机制，注重员工培训

想要对于企业的职工档案管理进行优化，需要根据时代的发展，对于原有的档案管理机制进行不断的优化与改革。逐渐建立一个完善的企业职工档案管理机制，从而不断提高职工档案管理效率，逐渐提高档案管理工作人员能力。这就需要对于在职工的档案管理过程中，对于管理人员实行考核制度，并且对于工作人员责任进行明确划分，从而逐渐实现责任到人制度，通过管理机制的不断完善，从而加强对档案管理人员的约束能力，不断提高管理人员的责任意识。同时还要对于传统的管理方式进行优化，对于档案实现分层分区域管理，从而逐渐提高档案的管理效率，使档案的存储以及查阅工作更加地便捷。同时还要注重对于人员的培训，随着社会的发展，信息化档案管理已经逐渐成为历史发展的必然趋势，这就需要对职工档案管理人员进行培训，从而不断提高档案管理人员的管理能力，以及计算机使用能力，只有这样才能在职工的档案管理中，通过高超的计算机能力，从而实现职工档案的高效管理，从而逐渐推动企业的发展[2]。

（三）充分发挥信息化技术优势，实现信息化管理

随着社会的不断发展，逐渐实现职工档案的数字化，以及信息化管理，对于职工档案管理优化有着重要的作用，档案的信息化管理相比于传统的档案事业有着巨大的优势。传统的职工档案管理都是以纸质档案为主，纸质档案在使用过程中，极易造成档案的污损与丢失，同时对于职工档案的保存与调取工作也有着很大的难度。随着信息技术的不断进步，数字化档案逐渐应用于职工的档案管理工作中，为优化职工档案管理工作带来了契机，数字化档案通过电脑系统进行档案的录入与存储极大地减少档案录入工作出错的概率。同时对于档案的录入工作效率的提高也有着重要的作用。同时通过电脑系统进行职工档案的保存，极大地节约了档案管理空间，减少了档案管理费用，同时对于档案的调用以及传递也有着巨大的优势，想要实现职工档案的信息化数字化管理，就需要引进先进的计算机设备，以及完善的职工档案管理系统，同时不断提高管理人员能力，只有这样才能实现职工档案的信息化管理，同时在档案管理中要注重对于文件的备份与加密，从而逐渐实现职工档案的高效安全管理，逐渐推动企业的发展进程[3]。

三、结束语：

随着社会的不断发展，职工的档案管理对于企业的发展愈加重要，所以要不断对职工档案管理工作进行优化，逐渐提高职工档案管理效率。这就需要提高相关领导的重视，加大资金投入，不断完善职工档案管理机制，逐渐实现档案的信息化管理，使得档案管理工作更加的高效安全，逐渐推动企业的发展。

参考文献

[1]张国明. 企业职工档案管理中存在的问题及对策[J]. 区域治理， 2019， No.278（52）：214-216.

[2]付思宙，余耿民. 如何有效提升国有企业职工档案管理水平[J]. 商业文化， 2020， No.472（19）：72-73.

[3]林桂红， 丁兆山. 新形势下做好企业职工人事档案管理工作的对策[J]. 人才资源开发， 2020， No.417（6）：71-72.

作者简介：蒋利（1972.2），男，汉族，山东聊城人，大学本科，从事人力资源服务和档案管理工作。