事业单位档案管理的质量保障体系建设研究

姜桥紫

摘要：事业单位是政府职能部门，并不以盈利为目的，职能是为人们提供高质量服务。在经济发展新形势下，事业单位为实现发展，深化改革，档案管理是事业单位管理工作中的重要内容，通过开展档案管理工作，是提高事业单位管理水平，保证其稳定运行的重要途径。通过构建档案管理质量保障体系，推动档案管理工作规范化开展，能够改善事业单位传统档案管理中存在的问题，提高工作效率，详细记录各项工作信息，为工作开展提供信息支持。事业单位档案管理质量保障体系构建中还存在诸多问题，档案管理质量认知程度低下以及档案管理制度不完善，制约质量保障体系构建。在本次研究中，首先阐述事业单位档案管理质量保障体系构建的重要性，分析其存在问题，结合实际情况，提出质量保障体系构建策略，提高档案管理质量。

关键词：事业单位;档案管理;质量保障体系

随着事业单位改革工作深化，为确保改革工作有序开展，事业单位需要保障档案管理质量，发挥档案管理工作优势，为后续人才引进、岗位分配及调整等工作夯实基础。事业单位在发展中，结合实际情况与需求，构建档案管理质量保障体系，不仅符合事业单位建设与发展需求，还能够提高工作效率与质量。针对质量保障体系中存在的问题，事业单位应提高对档案管理质量的认知、完善档案管理制度。从多个环节出发，重视档案管理质量，积极采取措施，进一步完善事业单位档案管理工作，实现单位良性运转。

一、事业单位档案管理质量保障体系构建的意义

在事业单位内部，档案管理是一项重要工作，通过构建档案管理质量保障体系，具有多重意义。

首先有利于提升事业单位工作效率。构建档案管理质量保障体系，不仅能够实现档案数据信息的传输与使用，还能够为事业单位各项工作开展提供参考。在事业单位内部，档案质量是一项重要指标，完善的质量保障体系，能够明确日常业务工作开展情况，通过对比并分析问题，不断调整并改进工作方式。同时档案数据资料还是考核单位内部工作质量的重要途径，满足事业单位发展需要，提高工作效率。

其次有利于全面记录多种工作信息。档案管理质量体系构建，能够将事业单位内部各项业务工作信息进行汇总、整理并纪录。事业单位在发展过程中，数据信息数量较多，来源较为复杂，例如党群工作以及人事管理等档案存在差异，管理难度较大。质量保障体系构建，能够确保各项数据的准确性，提高档案使用效率，满足事业单位对数据使用需求以及上级调阅需求。

二、事业单位档案管理质量保障体系存在的问题

（一）档案管理质量认知程度低下

档案管理是事业单位中的一项重要工作，对事业单位运营发展以及服务质量提升均有着重要作用。但在实际工作中，受传统思想观念以及工作方式影响，对档案管理质量认知不充分，档案管理人员对待工作十分消极，认为档案管理工作仅仅知识整理各项资料并进行归档。而事业单位也并未构建档案质量审核机制，难以保障档案信息的准确性与科学性。档案管理工作涉及内容较多，是一项复杂性工作，对细节处理要求较高。档案管理质量将影响事业单位决策，由于对档案管理认识不深入，档案人员在日常工作中，工作效率低下，无法在有效时间内整理档案内容，存在遗漏以及信息错误等问题，严重影响档案后的使用与查阅。

（二）档案管理制度不健全

新经济形式下，带动事业单位进一步发展，同时事业单位业务工作量在逐渐增加，档案数据信息呈现出海量增长。在开展档案管理工作时，仍采用传统人工操作方式，随着数据信息增加，传统档案管理弊端逐渐突显，档案管理人员工作压力较大，易出现工作失误等问题。事业单位对档案管理缺乏重视，未制定完善的档案管理制度，档案管理工作效率低下，制约质量保障体系构建。首先在事业单位内，档案管理工作运行程序不健全，各个岗位之间的职责不明确，档案管理工作交接以及岗位调整机制不完善，档案管理工作缺乏连接性。其次针对档案管理人员，未制定约束机制，档案管理人员素质低下，对待工作缺乏责任心。最后事业单位还存在管理运行机制不健全问题，现有制度与档案管理工作需求不相符。这些因素均不利于档案管理质量保障体系构建，同时也制约了事业单位进一步发展。

三、事业单位档案管理质量保障体系构建措施

（一）提高对档案管理质量的认知

在事业单位运营与发展过程中，档案管理工作十分重要，为提高档案管理质量，构建出完善的档案管理质量保障体系，则需要提高认知，摒弃传统思想观念。首先事业单位转变档案管理人员的认知，通过开展多样性宣传工作以及思想政治教育，引导档案人员树立正确职业理念，认真对待工作，规范档案管理工作，对档案管理工作形成正确认知，重视工作，确保工作质量。其次事业单位可将档案管理工作纳入发展目标以及年度规划中，采用这一方式，引导领导重视档案管理，将档案管理作为重要工作完成。最后事业单位需定期组织学习与培训工作，引导档案管理人员参加。在培训过程中，教授专业档案管理技能，传授理論知识。此外还应定期开展考核工作，考核内容为工作表现、工作质量，采用奖惩机制，调动员工积极性，形成良好的责任意识，推动档案管理工作有序开展。

（二）完善档案管理制度

事业单位结合实际情况，制定恰当的档案管理制度，不仅能够规范档案管理工作，还能够确保工作质量与效率。首先事业单位需要明确档案管理人员的职责，划分工作范围，实施责任制，将档案管理质量与工作人员紧密关联。一旦档案管理出现问题，可在第一时间明确责任主体，进行问责，还能避免相互推责等问题出现。同时事业单位可制定奖惩措施，针对工作失误的员工，需要采取惩罚措施。通过这一方式，不仅能够调动员工积极性，还能够引导员工认真对待工作，提高工作执行力，保障档案管理质量。最后事业单位还需要加强监管，监管部门在工作中，需要始终遵循公正性与公平性原则，落实管理制度，严格执行，一旦发现档案管理中存在问题，需要责令修改并调整。此外事业单位还可明确规定档案管理具体事项，如档案查阅与使用制度以及档案管理流程等，确保档案管理工作的规范性以及有序性。

（三）提高档案现代化管理水平

信息技术高速发展，我国步入了信息化时代，在新时代下，事业单位需要充分运用先进技术，转变传统档案管理方式，逐渐由人工管理转变为智能化管理，在单位内部构建电子档案馆，推动数据库建设，数据信息存储与保管更加便捷，管理流程逐渐简化。采用信息化管理方式，档案资料整理与归档也十分方便，只需要将相关信息录入在计算机中，利用软件便能够实施整理与分类。在档案使用中，输入关键字，便能够实现档案检索与查阅。其次档案收集工作，也由线下转变为线上，因此档案管理人员需要具备良好的计算机操作技术。现代化档案管理，不仅能够实现海量信息处理，还能够确保档案管理质量，档案管理较为便捷。

总结：

事业单位在运营与发展中，档案管理是一项重要工作，在新时期背景下，事业单位需要始终跟随时代发展步伐，与时俱进，重视档案管理工作，构建档案管理质量保障体系，发挥档案管理优势，提高管理水平，促进事业单位全面发展。

参考文献：

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