医院人事档案管理的数字化实现过程

李洋

摘要：所谓数字化就是建立数字化模型，把比较繁琐的信息转化成数据、数字，以代码的形式在计算机中进行统一处理。将数字化管理方式应用到医院人事档案管理中，能全方位提高管理效率。

关键词：医院;人事档案管理;数字化

在医院管理工作中，人事档案管理是主要工作，负责医院内部人员管理和人事调动，管理效果会影响医院整体管理效率，还影响着医院未来发展。近些年来，医院人事管理工作逐渐变得复杂化，常规的人事档案管理方式，远远达不到现代化医院管理标准。而数字化管理是先进管理模式，如果能充分利用信息技术和互联网技术，打造数字化人事档案管理，实现现代化管理，更好的推动医院长远发展。

一、数字化医院人事档案管理的作用

（一）提升档案信息有效利用率

人事档案管理部门不仅负责人事管理，还要为医院提供相关数据，方便各个部门借鉴和学习，可以说人事档案资源的完整性关乎着医院的生产和发展。人事档案传统管理过程中，需要对各种数据资料进行查阅，这个过程会消耗大量物力、人力和时间[1]。如果进行数字化管理，能够通过关键词搜索，快速找到需要的资料，大大缩减查阅时间，让档案信息有效利用率得到提升。

（二）提升人事档案管理水平

与传统管理方式相比较，通过数字化人事档案管理过程中，会运用有着强大存储功能、快速运算速度的计算机进行各种数据信息处理。所以，能够让医院负责人事档案管理的人员，在短时间内提供更多的人事资料。综合医院具体情况，在人事档案管理过程中，信息录入计算机系统后，方便数据信息查找，能缩短人工操作的时长，提高操作的准确性;同时，可以减少工作人员工作量，减轻工作压力，确保工作质量[2]。

二、医院人事档案管理实现数字化的途径

（一）完善人事档案数字化管理制度

人事档案数据化管理建设属于比较繁琐的过程，要求有相关法律法规做参考，并与医院具体情况相结合，制定合理的管理标准、规章制度。首先，医院需要对档案管理监督制度做完善，对不同岗位的权限、职责做细化，以便在人事档案管理过程中可以及时发现各种问题，及时解决掉，防止引发不良事件。其次，将信息化背景与医院实际情况相结合，制定符合现代化医院人事档案管理的标准，保证档案信息的时效性、完整性、安全性[3]。同时医院管理层需要具备较强的大局意识，提高对人事档案管理工作的重视程度，认真听取专业人员的建议，在现有的管理制度基础上，综合考虑人事档案管理工作的特点、管理资料的特殊性，这样才能让制定出来的管理制度符合医院基本要求，具有较强的可操作性、针对性，确保各项制度能严格执行。

基于制度管理构建人事档案信息化管理系统，让线上管理和线下管理结合起来，确保医院人事档案管理工作有序进行。强化纸质人事档案资料管理的同时，要建立电子备份，即使是以往的档案资料，也要再次录入档案数据库里面，并进行分类，确立合理的电子查询途径，便于每个部门对档案信息做查询，提高管理工作的效率和质量[4]。

（二）建设人事档案信息数据库

在人事档案管理系统选择时，需要综合考虑医院要求和人事档案管理规模，要求选择的系统有较强的实用性。建设人事档案信息数据库，可以不断的完善数据、补充内容，期间要利用好现代化信息技术，以及先进的设备和设施，将信息录入;各种人事档案信息随时产生、随时录入，让信息库时刻保持动态更新状态，保证管理的时效性和实用性[5]。在建设人事档案信息数据库时，要提高网络信息机密性和安全性的重视程度，通过各种技术对信息做备份、存储和加密处理，避免因为网络病毒入侵造成信息泄露或丢失;数据库要有资源共享功能，不过需要对查阅者设置相应的权限，提高人事档案管理的保密性和安全性。

（三）加强档案数字化人才建设

与传统的人事档案管理工作对比，大数据时代背景下不管是管理模式、工作任务，还是服务对象、工作环境，均有着较大的差别;而且实现人事档案数字化管理，不同人员也会有着不同的需求。管理人员从单纯负责档案资料利用、收集者，向着档案资料信息服务者转变，以往是单纯的进行档案资料整理、保管，现如今还要对档案资料进行利用和干预。管理人员角色和职责的变化，让其面临更多的挑战。因此，医院需要对管理人员专业能力有足够的重视，每一位负责人事档案管理的人员都能及时掌握先进的管理技术，优化知识结构配置，更快适应数字化管理模式。

在建设过程中，首先，要不断的对管理人员展开教育培训，让每一位管理者都能很好的掌握数字化技术、档案管理理论知识以及管理技能，这样才能增强综合业务能力。其次，要结合管理人员知识水平，为其制定个性化培训方案、培训目标;定期考核业务能力，并将结合和绩效相挂钩[6]。然后，打造不同部门间技术交流的平台，通过和谐的氛围，不断的进行档案管理人才培养，及时发现符合标准的人才;并通过良好的待遇不断吸引人才、留住人才，打造高效的人事档案数字化管理团队。

（四）实施规范化、标准化管理

人事档案实现数字化管理，能充分利用先进设备和信息技术，提高管理的规范化和标准化，减少人工依赖，降低各种问题、漏洞出现几率。所以说，医院要重视数字化管理的重要性，扭转陈旧观念，形成正确的人事档案数字化管理理念，提升每一位管理人员的数字化意识，迎合时代发展方向，加大软件和硬件投入力度，实施开放式管理，打造数字化管理环境。在人事档案管理工作中，还要结合相关法律法规，让各种管理制度更加规范化、标准化，建立统一的管理标准。在软硬件配置方面，要有便捷的智能化软件、先进的数字化设备，还需要不断引进先进的管理方法和计数，不斷创新管理模式，建立符合自己医院的新型管理方法，这样才能逐渐提高管理效率，成为推动医院可持续发展的人力资源保障。

结束语

综上所述，医院人事档案管理数字化的实现过程，要比传统企业复杂的多，不过整个实时过程中，均要建立完善的数据库系统、规范的管理制度，这样才能增强管理人员的数字化认识，让档案数据库能动态更新，从而达到管理的信息化、数字化，为医院稳定、健康发展奠定基础。

【参考文献】

[1]张洪芹， 李秋影. 初探医院人事档案管理的数字化实现过程[J]. 健康之友， 2020， 000（007）：280-280.

[2]李莎， 于楠， 武洁. 在医院人事档案管理中应用数字化信息的研究[J]. 才智， 2019（12）：188-188.

[3]薛梅， 孙晓彤， 于长海. "互联网+"环境下医院人事档案管理存在的问题及应对策略[J]. 办公室业务， 2019， 000（005）：119-119.

[4]宋欢. 干部人事档案数字化管理系统在医院管理运行中作用分析[J]. 内蒙古医科大学学报， 2019， 000（S01）：P.389-391.

[5]刘欢， 李冬. 浅议数字信息化在医院人事档案管理中的运用[J]. 经济师， 2020， No.376（06）：229-230.

[6]叶肖凤， 周晓磊. 医院人事档案管理中数字化信息的应用及其有效性分析[J]. 中国初级卫生保健， 2019（6）：18-19.