企业文书档案管理问题与对策思考

陈常树

摘要：随着我国经济在快速发展，社会在不断进步，企业文书档案是企业档案的重要组成部分，强化文书档案的管理，对企业的发展，提高企业的竞争力，颇为重要切莫小视。笔者对企业文书档案管理工作进行思考与探讨，并期望与大家进行交流，以求共识。

关键词：文书档案;数字化;管理策略

引言

文书档案管理在企业日常工作管理中处于基础性地位，随着企业运营管理体制、工作内容不断发展变化体现出企业发展轨迹和各项基本的信息，对于企业的持续健康发展有着积极的指导意义。因此，需要对文书档案管理中出现的问题进行分析，提出有针对性的解决措施，不断改革完善管理体制与运行机制，推动企业文书档案管理工作的深化。

1企业单位文书档案管理工作的重要意义

企业单位的管理层要高度重视文书管理活动，在实际的管理工作中，充分落实各项工作细节。具体应从以下两点着手：第一，作为重要的信息凭证，文书档案的完整性直接关乎档案管理工作质量，为尽可能地提升档案管理活动水准，企业单位的相关部门要尽可能地保障文书档案的价值，为后续的查阅打下良好基础，以便企业单位管理层围绕文书档案对历史的相关经验进行总结和反思，规划企业单位的发展路线。第二，提升管理水准，国内市场化改革的不断深入使得企业单位涌现了大量的不稳定因素;因此，企业单位管理层更应充分重视档案管理工作，保证档案资料保存、分类、整理、收集等各项工作的质量，进而提升档案管理工作质量;借助文书档案资料，充分反映企业的实际经营发展状况、企业面临的困境、企业内外环境等，使得各部门的档案管理人员能够围绕企业单位的各项业务，不断加强各项工作的针对性，进而全方位提升企业单位的行业竞争力，推动企业单位的稳定、长久发展。

2企业文书档案管理问题

2.1对文书档案管理工作的重视程度较低

目前许多企业都将主要的关注点放在了中心业务上，忽视了文书档案管理工作的重要性。企业的文书档案是用于企业的各项公务活动详细的记录，是企业内部管理工作中的重要环节，有利于维持企业内部秩序，并为规划企业的发展目标和发展战略提供关键依据。因此，忽视对文书档案管理工作不仅无法使企业顺应新形势的发展，还会导致工作人员在实际的工作過程中常常出现不规范、不严谨的问题，严重影响了企业的文书档案管理工作质量。

2.2保密程度不足

文书档案信息管理需要将纸质文件转换为电子文件，但电子文件的相关数据可能会发生变化，电子信息的存在形式很容易更改。与传统的纸质档案形式相比，修改电子档案信息非常简单，人们在收到电子档案时，不能完全判断上述信息是否完全真实。同时，工具文件通常不是一部分，许多文档文件包含多个不同部门的数据，如果相关人员需要对不同部门的数据进行汇总分析，则保密程度会降低。

2.3能力不足

从目前柳钢的文书档案管理人员队伍看，均存在一定的能力不足现象。对于新人的培养亦是口口相传，缺乏专业化的正规业务培训。诸如收集范围不明确、工作不及时，用纸、装订不规范，办理程序混乱、原稿不齐全、编号不规范等情况时常出现，甚至于“屡查、屡改、屡不绝”，严重影响企业文书档案管理工作的健康发展。

3新形势下企业单位文书档案管理工作的策略

3.1推动信息化建设

在新形势下，随着互联网技术、计算机技术、信息化技术的飞速发展以及移动智能终端的广泛普及，各行各业对于管理活动的信息化要求也逐渐增多，这就迫使企业单位在开展文书档案管理活动时，应积极引入信息化技术手段。在新形势下，大部分单位在实际的生产经营活动中，未意识到新形势时代变革、技术变革的积极性，仍将主要资源集中在生产方面，采取传统人工方式对各项生产经营活动开展管理工作，忽视了信息化技术对于文书档案管理活动的重要意义，这就导致企业单位在实际的文书档案管理活动中，依然沿用传统的人工方式存储文书档案资料，并未结合企业的实际经营生产情况，引入先进的信息化管理手段，未能有效运用先进的档案管理理念，也没有充分发挥档案资料的效用，这在一定程度上浪费了企业长时间以来宝贵经营生产经验。从某种意义上讲，当前部分企业单位的管理层没有深刻地领会信息化技术对于文书档案管理活动的重要性。企业单位应根据时代背景，行业发展状况以及企业各业务流程的实际情况，逐步引入先进的技术手段，建立并完善档案管理系统，进一步增强文书档案管理活动的有效性、合理性、科学性。借助档案管理系统，辅助管理人员开展文书档案管理活动，制定详细的工作计划表;在规定时间内逐步使用电子文书档案替代原有的纸质文书档案，对文书档案进行统一储存。同时，对于重要的档案资料，企业单位的档案管理人员应同时进行电子文书档案与纸质文书档案管理，进而确保文书档案资料的完整性，提高档案管理质量。为进一步适应新形势的特点，提高文书档案管理水准，为企业单位的经营发展提供有力支持，企业单位管理层要高度重视信息化建设，积极引入信息化技术手段，转变传统的管理理念，提高档案管理水准，促进企业单位的稳定、长久、可持续性发展。

3.2加大资金投入力度，构建系统的电子文档安全防护体系

档案管理部门对文书档案信息进行管理时，应在资金允许的前提下适当加大资金投入力度，充分认识到有序开展文书档案管理工作的重要性，并在此基础上构建系统的电子文档安全保护体系。结合文书档案管理工作的实际需求，应将大数据技术作为整个管理工作的核心，及时调整与改进管理工作中存在的问题。在档案管理工作实际开展过程中，极易受各种主观与客观因素的影响，在一定程度上增加了档案信息被外来人员删除或篡改的可能性，无法真正意义上保障文书档案资料的安全性与可靠性。因此，在文书档案数字化管理过程中，应安装杀毒软件、防火墙等安全防护系统，确保整个档案管理系统处于相对安全的运行环境下。相关工作人员还应有意识地限制档案文件的浏览权限，认真落实重要档案文件的防护工作。

3.3加强工作监督

文件档案信息管理方面，有关部门必须结合监督工作机制，作为提高文件档案信息管理质量的主要方式之一。有关部门要安排专人参与监督，上级要有强烈的责任感，并对文件档案管理人员的正常工作进行监督，发现管理人员有操作不善等情况，及时沟通处理，确保档案管理顺利进行。监督员应当如实记录监督，总结确保文件档案管理的整体质量。

结语

总而言之，在企业的发展过程中，文书档案记录了企业从创办到不断发展壮大的全过程，同时也为企业未来的发展提供有力的支撑与保障。如今，面对大数据信息化时代的总趋势，文书档案的信息化管理已经提到重要议事议程，企业在发展过程中需要不断创新文档管理新模式，增强文书档案资料管理的可靠性、安全性，进一步提升企业档案管理工作效率和服务功能，为加快企业发展贡献力量。

参考文献：

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[2]李婷.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].黑龙江科技信息，2017，（7）：153.