信息化背景下文档一体化管理方法论

费伦帅

摘要：近年来，随着信息技术的不断变化，档案管理的方式和内容也不断现代化、信息化和科学化。在这样的背景下，如何做好文档一体化工作，使档案管理走上有序发展的道路，已成为档案管理者关注的焦点问题。本文从文档管理一体化概述出发，总结了文档管理一体化，分析了文档管理一体化的必要性，指出了目前文档管理一体化存在的不足，并提出了优化建议。

关键词：信息化;文档管理一体化;方法论

前言

所谓“文档管理一体化”，是指在一个管理系统中将档案管理和文件管理联系起来。文件管理由计算机管理完成，可以随时随地组织和归档文件，这突出了匹配率和搜索速度的提高。在实际业务中，还需要实现信息管理的连续性和紧凑性，文档管理一体化是一个不可忽视的重要组成部分。为了减轻计算机硬盘的负担，维护电子文件的安全集成管理，如何将计算机上的有价值的文件或数据以适当的方式传输到离线存储介质，已成为档案管理越来越关注的问题，文档管理一体化已成为档案工作的必然趋势。

一、文档一体化概述

所谓文档管理一体化，主要是从统一资源规划的角度，对资源进行集成、高效的管理，其中涉及到管理机制，利用信息技术对文档进行集成管理，实现综合管理一站式服务的目标。在档案信息管理的背景下，文档管理一体化具有以下特点：一是数字化。文件需要文件管理系统和其他数字技术，这意味着文件必须数字化。……