企业外事管理系统建设研究

常沛

（中国联合网络通信集团有限公司产品中心 北京市 100033）

1 背景

在科技快速发展推动下，世界经济呈现一体化趋势，各国贸易往来日益密切。随着我国制造业蓬勃发展，国内企业制造的产品快速走向国际市场，企业内部管理、销售、技术、服务人员频繁参与国际业务，各企业内部对外事业务管理系统需求较为紧迫。本文设计并开发了一种适合企业内部使用的外事管理系统。文章第二部分介绍了系统功能，第三部分给出了关键审批流程，第四部分对全文做了小结。

2 系统功能

2.1 功能架构

外事管理系统根据业务办理需要分成7个模块，主要是外事审批、外事会见、证件信息、外事资料、查询统计、系统管理、我的工作，各个模块内包含若干功能点。系统整体功能架构如图1所示。

图1：外事管理系统功能架构

2.2 外事审批

外事审批模块主要实现出国任务审批、邀请外国人来华审批、团组成员名单管理、费用报销审批、信息公示、日程信息、行前教育等审批流程和信息展示等功能。

2.3 外事会见

外事会见模块主要针对会见业务，实现外事收文登记、外事会见发布、外事会见查看、外事会见查询等功能。

2.4 证件信息

证件信息模块主要实现员工护照管理和护照状态查询功能。该模块与外交部管理系统通过接口进行互联互通，实现员工护照规范管理。

2.5 外事资料

外事资料模块主要包括通讯录、资料管理、制度法规、通用模板、相关链接等功能，便于用户快捷了解外事相关规章制度和各部门联系人联系方式。

2.6 查询统计

查询统计模块主要实现外遣、邀请函、报销单、联络单等审批文件的查询和统计功能，便于用户和管理员从统一查询入口查询相关文件。

2.7 系统管理

系统管理模块主要实现组织机构管理、用户角色配置、用户权限配置等功能，使得外事审批流程能按既定规则流转，确保信息查询按权限范围可见。

2.8 我的工作

我的工作模块主要把用户常用工作任务聚合在一个入口，实现新建流程、待办工作、已办工作、待阅文件、已阅文件、办结文件、委托待办、待办提醒等功能的统一展示和办理。

3 关键流程

3.1 因公出国任务审批

因公出国任务审批流程分成四个环节，业务部门审批、综合部门审批、纪检部门会签、公司领导审批。业务部门为申请出国员工所在部门，出国目的通常是处理公司相关业务。申请出国员工需起草出国任务审批单，先后由业务部门外事专办员、处室经理、部门领导审批。业务部门审批完成后流程进入负责外事管理的综合部门，综合部门内部先后由外事处员工、外事处经理、综合部门领导审批。综合部门在审批过程中需与纪检部门会签，纪检部门会签后返回综合部门，最终由综合部门提交公司总经理和董事长审批。因公出国任务审批流程如图2所示。

图2：因公出国任务审批流程

3.2 出国费用报帐审批

如图3所示，出国费用报账审批流程分成三个环节，业务部门审批、综合部门审批、财务部门审批。由出国员工起草费用报账单，先后由业务部门外事专办员、处室经理、部门领导审批。业务部门审批完成后流程进入负责外事管理的综合部门，综合部门内部先后由外事处员工、外事处经理审批。综合部门审批完成后流程进入财务部门，由财务部门预算管理员、财务经理、部门领导审批。

图3：出国代表团费用报销审批流程

4 小结

本文设计并开发的外事管理系统适合大中型企业，该系统已在国内大型企业使用，系统覆盖集团总部、31省分公司以及多个子公司，实现了因公出国业务审批、出国费用报账审批、外国人来华审批、证件护照管理等外事业务的电子化操作，有效提升了企业外事管理水平和效率。