管理资源维度的档案职业与专业人才需求分析:岗位细分初探

2021-10-13 05:06王广宇
档案管理 2021年5期
关键词:信息资源

摘  要:档案与档案工作对于不同类型管理资源都具有独特作用和功能,基于全资源维度分析档案专业人才能力,并提出档案规划师、档案监理师、档案评估师和档案构建师等新的职业细分与岗位设计,旨在引发对档案从业人员能力和职责的再探索。

关键词:档案职业;档案人才;管理资源;信息资源;档案专业

Abstract: Archives and archival jobs have special functions for different resources in management. Based on a full- dimension resource view, this paper analyzes the talents and skills of archivist, and proposes new segmentation and designation to archival occupation, such as Archival Planners, Archival Supervisors, Archival Assessors and Archival Constructors, which leads to a re-exploration of the capabilities and responsibilities for archival practitioners.

Keywords: Archival occupation; Archival talents and skills; Management resources;Information resources; Archives major

档案与档案工作对于社会管理的资源具有多重功能,本世纪以来的相关研究呈螺旋式上升趋势。通过文献调查发现,大多数仅探讨其保障服务能力或构建创新能力,[1] 而事实上基于全资源维度去考察,能发现档案工作在服务社会管理活动及其资源管理中具有实时效用和预测功能,也能引发专业能力反思并促进档案职业细分和岗位创新。

1 档案与档案工作的资源功能

通俗而言,资源是指生产或生活可资利用的自然物质、资料等统称,是创造人类社会财富的源泉,被誉为“资财之源”,马克思认为包括自然资源和劳动力资源。[2]对于管理活动而言,一方面管理需要利用各类资源;另一方面为强调管理的重要性,认为“管理”也是一种更高层次的资源,如将原材料、能源、动力等定位为第一级资源,技术等为第二级资源,管理则为第三级资源。[3]本文研究的“管理资源”,主要考察管理活动所需资源的视角,并将其作显性管理资源、隐性管理资源和半显性管理资源之分,前者有人财物等,中者以权力、规则等为外延,后者以信息资源为典型,[4]无论对于何种类型的管理资源,档案和档案工作均具有不可或缺的资源功能。

1.1 信息资源的组织服务功能。信息是重要的管理资源,这是由信息本身的价值性及其社会属性决定的,[5]管理活动需要借助信息方式和技术进行计划、组织、指挥、沟通、协调,从而不断运用并生成信息这种半显性管理资源。随着社会分工的细化和管理活动的复杂化,信息资源管理成为管理活动的重要方式和内容,以确保信息资源的有效组织和利用。档案工作因其管理对象的独特个性、基本管理理论与管理方法上的自成体系,决定其具有其他信息资源管理活动无法替代的功能与作用。[6]

1.2 显性资源的维护保障功能。人财物等显性管理资源,是一种可直接感知或物化的存在。在现代管理活动中,一方面显性管理资源需要借助档案及档案工作进行事前的预测和规划、事中的查考和交接、事后的总结和凭证,另一方面,因为管理的需要,特定的显性管理资源本身就能成为档案工作的直接对象,如实物档案等。档案和档案工作雖然作用于这种资源的方式不如信息资源那么直接、实时,但却是必要和有效的,能保证管理活动的高效率和跨时空,并有助于实现管理活动的自适应调整和可回溯考证。这也是现代管理能成为一门独立的知能和科学的重要前提。

1.3 隐性资源的挖掘构建功能。权力和“明规则”的来源和合法性需要档案予以佐证,如选举和表决结果的档案是权力赋予和规则确认的依据;“潜规则”和人脉虽看似没有直接形成的档案记录,但却事实存在并对很多管理活动发挥着间接甚至是关键作用,同时这些隐性资源也越来越借助档案和档案工作予以“显性化”,如人民网教育频道的中国“高校校友影响力排名”[7]、艾瑞深校友会网的“中国大学校友捐赠排行榜”“中国大学最慷慨校友排行榜”[8]等。

2 全资源维度的档案专业人才能力分析

档案和档案工作事实上贯穿于现代管理的各个环节,能作用于各类型社会管理资源,因而档案从业人员资源相关的能力,可以有多方面的分析和考量。

2.1 信息资源的规划重构能力。档案工作形式上是对载体的管理,其根本是信息资源管理。[9]但传统的档案人才培养极少从业务管理和机构管理整体出发,进行档案信息资源规划和重构的能力,很难满足国家档案局13号令关于监督指导文件材料“形成、积累”和“三同步”(与业务工作同步部署、同步实施、同步发展)等基本要求。

据对深圳地区112家基层档案部门和档案服务企业的调查显示,具备档案信息资源的规划重构能力的人才紧缺,能熟练掌握机构档案分类方案编制方法、胜任整体资源规划的人才不到5%。而在档案管理信息化,电子档案管理迫在眉睫的今天,能统筹业务(办公)与档案管理系统需求分析并与信息技术人员进行有效沟通的人才更为稀缺。

2.2 显性资源的全程保障能力。实现对显性管理资源全程保障,在基础层面就是做好同类管理活动资源调配档案信息的收集、鉴定、组织工作;进阶层面是如何借助信息技术实现显性资源信息的即时归集或归档,这方面的能力有信息自动捕获、智能归档相关的技术技能 [10];高阶层面是如何主动提供专题推送服务,这方面有需求分析、选材汇编等能力。

2.3 隐性资源的维护挖掘能力。档案人员维护和挖掘隐性资源的能力,首先在于认知此类管理资源的内涵并把握档案工作对其作用和价值,才能自觉做好诸如重视权力授予(来源)信息的收集、规则形成过程信息的归档等;其次在于主动地对隐性资源进行关键信息抽取、逻辑关联分析、资源价值分级等相关技巧技能;最后,就是对有效的隐性管理资源进行持续跟踪记录、实时更新数据、适度公开激励等。

3 资源维度的档案职业细分与岗位设计

3.1 对资源体系的规划设计——档案规划师。档案规划师的岗位职责是:基于机构管理、业务的现状及发展,对档案信息资源构成进行总体规划(修订或重构),如编制包括归档范围和保管期限表在内的机构档案分类方案等;对机构档案资源的形成、收集等环节进行流程规划或渠道优化等;对档案资源进行风险控制和应急预案等。

调研发现市场上真正能胜任体系化档案资源规划设计的人才十分稀缺,可以将此类需求作为高水平院校档案专业人才的培养目标,不应该将专业核心课程定位于掌握基本档案整理的方法和技能。这类人才一般通过技能培养或岗位培训就能解决。

3.2 对资源归集整理的监控——档案监理师。目前档案干部或专职档案人员依规享有指导和监督本单位各部门(或下属单位)档案工作的权责,但事实上,大多数单位档案员兼职较多、人员流动性较大(深圳地区79%的单位档案员兼职2个以上,约52%的档案员转岗时间低于5年),档案整理相关业务都购买服务或外包,很难发现档案资源建设中存在的问题,无法进行及时有效的管控。因而,委托第三方监理有相当的市场。

档案监理师的职责在于,对档案信息资源的形成过程、收集范围和整理质量进行实时监控,直接对委托方的档案信息资源的完整度、整理质量和资金效益等负责。这要求执业者不仅懂得档案形成、整理加工的技术知识和质量标准,还要能进行时间管理、成本核算和控制等。

3.3 对资源价值水平的测评——档案评估师。档案评估师的职责在于,对档案资源规划的科学性、价值判断的准确性、加工和监理水平等方面进行评价,对机构管理资源的信息保障能力的估量、测算。要求执业者不仅熟悉档案专业基本技能和档案管理相关标准,还要对机构社会职责、单位业务活动有较强的归纳和把控能力。

3.4 对潜在资源的开发利用——档案构建师。隐性管理资源(如人脉等)往往并不直接、直观地呈现,或为内部文件或为隐含信息,如何对信息进行多维度、自选式构建以方便潜在资源的开发利用,是现有通用的档案信息组织方式所不具备的。档案构建师在于灵活组织数据,为复杂纷繁的数据创建明晰有序的逻辑,并通过创建信息结构或地图,为用户找到知识获取路径。如“天眼查”系统通过“查老板”,不仅可以获取到某老板的所有公司、实际控制权、曾经任职、商业角色、合作伙伴等信息,更能通过股权穿透图、老板关系图等进行可视化的信息呈现。

档案构建师的职责在于,调研并平衡信息组织和信息用户两方面的需求,指导信息外表特征表述、信息源内容特征揭示、信息重组和信息存储,确定信息供给的内容和深度,建立用户友好型导航、指南和检索工具等。

综上所述,基于管理资源维度创新档案专业岗位,无论是档案规划师、监理员、评估师或构建师,虽然与传统档案人员工作难免存在交叉重叠之处,但比较优势还是明显的——这些岗位职责更为精准、专业技能更为细分、社会化程度更高,不仅仅是符合市场的需求实际,更重要的是有助于摆脱档案工作简单、档案岗位低端的错误标签,能有效吸引人才贡献于档案事业发展。目前深圳地区有近10家档案专业服务企业已经开始提供档案规划、档案评估或档案监理专门服务,收到比较理想的效果,受到许多机构客户的欢迎和重视。

*本文是教育部人文社会科学规划基金项目“双核能力:檔案学专业人才培养与评价研究”(18YJC870012)和深圳市教育科学“十三五”规划课题重点项目“大数据时代面向管理资源的档案职业教育研究”(zdfz16009)阶段性成果。

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(作者单位:深圳信息职业技术学院,深圳市档案学会 来稿日期:2021-12-20)

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(作者单位:华南理工大学档案馆  来稿日期:2020-12-20)

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