浅谈馆藏档案开放鉴定工作三步骤

宋淑睿

摘  要：本文以档案鉴定工作为研究对象，从工作实际出发阐述了鉴定前、鉴定中和鉴定后三个阶段的工作内容和工作特点和难点，总结经验，指导实际工作。

关键词：档案开放;档案鉴定;终审;档案数据;统计利用

Abstract： This paper takes the archives appraisal work as the research object， starting from the actual work， expounds the work content， characteristics and difficulties of the three stages before， during and after the appraisal， summarizes the experience， and guides the actual work.

Keywords： Open archives; Archives appraisal; Final judgment; Archival data; Statistical utilization

新修订的《中华人民共和国档案法》第二十七条规定，“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放”。这就意味着馆藏档案自形成之日起满30年缩短为25年，开放鉴定的工作量将进一步增大，高效有序开展这项工作，需把握三个步骤。

1 做好档案开放鉴定前期各项工作

馆藏到期档案的开放鉴定工作，现在大都在计算机鉴定系统上审核完成，利用纸质档案目录鉴定已将成为历史。鉴定部门应根据年初制定的工作计划，把馆藏年满25年档案列入预鉴定的全宗里，进行数据摸底统计，了解档案形成单位是属于经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等部门形成的什么种类档案，包括档案形成的年代和特点，因为不同时期不同年代形成的档案鉴定方法和参照标准是不尽相同的，不同全宗不同档案鉴定后的开放率与控制率也有差别，所以要根据档案的综合情况来确定鉴定的标准和办法。

利用计算机辅助鉴定系统开展鉴定工作，还需具备四个前提条件：一是要有完备的案卷级、文件级机读电子目录和档案扫描原件，为初审、复审等环节提供完整的电子数据。二是要有功能相对完善的计算机鉴定操作平台，为鉴定工作人员提供软件技术支撑。三是鉴定系统中导入有覆盖面较为全面的敏感词库，在建立审核任务系统调卷的同时，对预审档案数据进行敏感词过滤标识，给鉴定人员作出提示和引导，可大大提高工作效率。四是鉴定处室（岗位）要有统一的鉴定法规办法，作为鉴定审核工作的标准和依据，包括国家出台的相关鉴定工作的法律规定，以及各馆根据自己的馆藏特点制定适合本馆鉴定工作的细则与规定，指导鉴定人员掌握好标准和尺度。

2 把握档案开放鉴定阶段工作要点

档案审核鉴定是对档案内容进行逐卷、逐件、逐页分析研判，划定出开放、不开放、延期开放等类别的过程，鉴定人员要让百万卷（件）档案准确划控、合理归类，需要把握好以下六个要点：

2.1 把握政治高度，把党和国家利益放在首位。坚持政治标准维护党和国家利益是我们肩负的政治责任和使命，对于一些会影响我党形象损害国家利益的档案要严格控制认真把关，一一列入不开放类别范畴。这类档案有：（1）带有秘密、机密、绝密三个密级而未解密的档案;（2）涉及党和国家重大问题、重大政治事件尚未做出结论和历次政治运动中不宜公开的档案;（3）涉及党和国家党政秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源等档案;（4）涉及国家领土边界、行政区域等不利于维护国家主权和领土完整的档案;（5）涉及各级党委、政府以及企事业单位、社会组织的党委、行政办公会议记录及各级领导班子民主生活会会议记录等档案;（6）涉及战略部署、国防设施、军事要地、军品贸易、军队装备、军工科研及生产建设等不宜向社会开放的档案;（7）涉及各级党委和政府及其领导人与外国政党组织及其领导人之间不宜开放的档案;（8）涉及外国在华机构形成的档案和涉及国家各级领导的未曾公开过的讲话、题词、批示、文稿、工作日志、日记、笔记等档案;（9）涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中不宜开放的档案;（10）各类严格控制和精确把握的工作所涉及的不宜开放的档案案;（11）涉及记载我国重要地理特征、历史沿革、矿产资源、风俗民情、文化遗产等不宜开放的档案;（12）涉及我国科学技术领域的关键技术、技术诀窍、传统工艺、秘密配方、重要资源等不宜开放的档案;（13）涉及非法组织的不宜对外开放的档案;（14）涉及特殊形势（如大饥荒、重大灾害、重特大事故等）不宜对外开放的档案;（15）涉及司法、监察、纪检等部门对有关部门或人员的调查、审理与处理情况以及涉及个人隐私等不宜对外开放的档案。

2.2 理性看待敏感词，综合研判科学分类。为了提高鉴定工作效率，档案馆在鉴定工作开展初期，已将敏感词嵌入鉴定系统中，在调卷时系统会自动对档案目录进行扫描过滤即时标红，鉴定工作有了初步的提示和导向，对初步审核阶段有很大帮助。但这也很容易让人产生一种误区，就是审核鉴定过于依赖敏感词，目录中有标红的敏感词，主观上就会认为应该是控制的范围，从而会降低鉴定标准导致归类不准确。標红的敏感词只是诱导与提示，既不是审核结果，也不是最终判定，因为一个标红的名词或词组不能全方位反映档案全文内容，包括档案形成的政治背景、历史背景和人们口语化的内涵，这些都是敏感词无法辨析出来的，所以敏感词不会把档案控制内容进行全覆盖，大量档案内容还需靠鉴定人员根据相关规定划定等级。

2.3 鉴定人员要有“三心”，即恒心、细心与耐心。“恒心”，就是鉴定人员面对百万件待鉴定的档案要有持之以恒的毅力与决心，按照计划与步骤，本着对档案认真负责的初心使命去完成鉴定工作任务。“细心”，就是鉴定人员在鉴定审核时面对海量的档案内容，要火眼金睛，一行行一字字细心审读，用心研判，不放过任何不宜开放的嫌疑卷（件）。审核时不能只看案卷标题或文件标题就匆匆决定开与控，更不能只看文件头不看文件尾做不完整跳页鉴定，造成分类不规范不准确。鉴定工作只有逐卷、逐件、逐页细心品鉴，才能对档案内容进行详细解读全面理解做最终判定。“耐心”，就是鉴定人员要保持不急不躁的工作状态，用中医把脉的心理，耐住性子，面对一份份枯燥的档案，要沉下心、稳住气，像快递员一样井井有序做好“分拣”工作。

2.4 统一鉴定标准，个人观点不带入鉴定工作中。由于每一个人认知能力、业务水平、生活经历、年龄差异、家庭背景不同，个人因素潜移默化地会影响鉴定结果。同一份档案，不同人员按照自己的理解，就会有不同的判定结果。要做到鉴定标准一致统一，首先要严格按照国家出台的相关法律法规作为鉴定工作的依据和引领;其次是把本馆出台的鉴定工作规定与办法，作为鉴定工作的参照标准;最后是鉴定人员遇到鉴定工作中的复杂问题，可以与鉴定工作经验丰富和业务能力强的鉴定专家集体会商，再确定档案的归属级别。鉴定人员不能把个人的偏好或习惯带入鉴定工作中，要带一个“公”心走向工作。

2.5 鉴定人员要博学识广，熟悉馆藏档案内容。档案开放鉴定工作时刻考验着鉴定人员眼力，也考验着鉴定人员广博的知识和熟悉馆藏档案的业务技能。档案开放鉴定人员既要具备较高的政治敏锐性和政治鉴别力，还要有宽泛的知识面，包括相关政策、历史背景、时代发展、社会动态、国际形势、行业特点等，比如鉴定一个具有行业特点的全宗档案，如果不了解该行业发展情况与行业特点，面对这些档案就会不知所措无从下手，如果对这个行业很熟悉很了解，做起鉴定工作就会得心应手轻松应对。除此之外，鉴定人员还要熟悉馆藏档案的整体情况，包括馆藏档案的数量、内容、年代、特色等，只有熟悉馆藏的档案情况，才能在鉴定工作中做到心中有数有的放矢。

2.6 开放鉴定审核，要把握好控与放的关系。开放鉴定工作像一把标尺，丈量着每一件档案的价值，开放鉴定工作像一位法官，判决着每一件档案的去与留。档案法第二十七条规定，“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济、教育、科技、文化等类档案，可以少于二十五年向社会开放;涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放”。这就是说，档案自形成之日起满25年经过鉴定后就可以向社会开放了，经济、教育、科技、文化等类档案，经过鉴定可以少于25年提前向社会开放，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，经过鉴定可以多于25年延期向社会开放，这应该是档案法对档案开放与控制的规定和要求。如何把握好“控”与“放”的关系？民生档案要坚持能放则放，影响党和国家利益的档案要坚持能控则控。一般来讲，党政机关在特殊时期和特殊政治背景下形成的档案，控制率相对要高于其他全宗，而经济、教育、科技、文化部门形成的档案，开放率就相对高于其他档案。一个全宗内涉及同一个人的档案，在划控中也会出现不同的结果，比如“张三”在单位文体竞赛活动的相关获奖文件可以划控为开放类别里，但“张三”在特殊年代受到单位开除的处分材料，就归属于控制范围，因为处分材料已涉及个人隐私范畴了。除了个人处分材料外，个人隐私还有很多种类，如一个人的身体特征（个人照片）、婚姻状况、家庭成员、家庭住址、身份證号、车牌号、医疗记录、基因信息、违法犯罪记录、联络方式、个人征信、家庭收入、各类账号密码、负面评价等。所以要把握好控与放的关系，就要明白什么档案该控、什么档案该放，两者是既矛盾又统一的关系。

3 开放鉴定终审与数据统计公布

3.1 开放鉴定终审程序。馆藏档案经过初审、复审等工作程序后，开放鉴定工作委员会要通过会议的形式，对复审结果进行集体研究表决通过，最终做出终审结论意见。

3.2 开放档案数据统计。经过终审后的档案数据要进行分类统计，以开放、不开放、延期开放等类别进行比对分析，测算出每一个全宗开放率与控制率比例。档案的开放判定是利用和不利用的结果，后期的统计与利用要紧密对接，把开放数据及时向相关处室（岗位）移交鉴定目录，便于其调整档案开放数据和变更档案利用性质，进一步完善档案利用服务。

3.3 开放档案的公布方式。新档案法第二十八条规定，档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。也就是说，每年拟对社会公布的档案数据经开放鉴定工作委员会会议审议后，开放目录可上传互联网和在利用大厅的开放系统内向社会公布开放档案的目录信息，最大化满足档案利用的社会需求。

（作者单位：河南省档案馆 来稿日期：2021-06-18）