中小型食品生产企业采购成本控制策略探究

蒋长浩

为解决中小型食品生产企业采购成本控制中存在的问题，需结合实际情况组建完善的采购部门，制定合理的采购制度，执行高效的采购计划，加大监督力度，提升管理能力，确保在有效控制下实现可持续发展。基于此，在本文中结合采购成本控制中经常出现的问题加以分析，并给出作者自己的控制策略，以期提升中小型食品生产企业的采购效益。随着现代社会经济的不断发展，人们的生活水平不断提升，对于食品也提出了更高的要求。中小型食品生产企业与人们的生产生活存在密切联系，特别是在食品行业快速发展下，社会消费量逐渐提高，市场竞争进一步加剧。企业将目光从内部生产过程管理转向产品全生命周期中的采购环节，加强采购控制，以降低生产成本。

采购成本控制中存在的问题

中小型食品生产企业在实际发展中，采购工作的实施因为各方面的限制还存在诸多问题，不仅是组织架构还是管理制度，采购人员自身也存在着很多不足。所以需要对这些问题进行分析，明确具体的原因，结合实际给出合理的解决措施。

采购人员不专业

虽然很多企业都已明确组织架构，组建采购部门，但是为了节约用人成本，往往一人身兼数职，采购人员水平参差不齐，经常会出现原材料品质不合格导致而导致产品质量出现缺陷。究其原因是采购人员专业性不够，对原材料质量标准不熟悉，对物料特性掌握不足，采购的原材料不能满足食品生产要求，从而引发一系列的产品质量问题。而一旦出现食品安全问题，将给中小型食品生产企业带来致命打击。并且由于采购人员的业务能力不足，难以控制物料价格，时常出现原材料成本过高的现象。同时，不专业的采购人员缺乏足够的财务风险意识，当接收到错误的票据凭证时，会导致企业无法正常入账，从而增加财务成本。

采购制度不严谨

中小型食品生产企业大都建立了自己的采购制度，但这些制度往往是网络下载的通用版本，未结合企业自身发展情况进行修订，严谨度不够，导致整个采购流程出现明显漏洞。缺少严谨的制度进行指引和约束，不仅会造成采购成本的浪费，还会导致物资质量失控，进一步影响企业生产效率和最终产成品的质量。同时部门之间职责划分不明确，遇到问题相互推诿，贪污腐败违法现象频发，影响企业作风，损害了企业形象和经济利益，从而给企业的运营和发展带来重大影响。

采购计划不准确

中小型食品生产企业具备复杂性和多变性的特点，会根据客户的不同需求和多变的市场因素做出不同的决策。特别是在采购环节中，采购标准、采购品类以及采购时间和数量的变化，都将导致不同的采购决策。例如大宗采购的单价一般远低于小批量采购的单价，如果没有明确的采购计划，为了降本而决定实施大宗采购，可能导致原材料库存增加，仓库管理费用上升，企业流动资金被占用。而一味追求小批量采购，尽管能有效降低库存成本，但是由于需要实施多次采购，也会导致总物流费用的增加。中小型食品生产企业在实际发展中，还伴随订单的不稳定，生产计划也随之波动，物料需求难以预测，倘若制定出不准确的采购计划，前瞻性和精确度不足，物料短缺和库存积压的现象并存，“牛鞭效应”也会给企业带来巨大负担，采购复杂度直线上升。在这种情况下，不仅使企业的采购成本增加，也给企业带来了严重的资源浪费，甚至会引发资金链断裂，危及企业存亡。

采购监督不彻底

中小型食品生产企业在实际建设和发展中，缺乏对整个采购业务流程的监督管理，未构建有效的内控机制。采购人员在实际工作过程中，往往供应商引入、询价、议价、商务谈判、签订合同、请款等环节都是由一个人全部负责，采购的各个环节工作未做到相互分离，得不到整体制约。单人负责制的采购，导致采购信息来源单一和信息不对称，使得监督管理名存实亡。而缺乏采购评审、合同会签和供应商管理，也会使得采购人员和供应商相互勾结，损害企业利益，使得企业做出错误的采购决策。

采购成本控制问题的解决措施

成立专业的采购部门

设立专业的采购部门是中小型食品生产企业采购成本控制工作的关键内容，规划采购部门的组织结构，明确部门职责以及岗位职责，采购部门人员以经理、主管、专员三层架构为主，经理负责采购部门整体战略规划，预估市场行情的走势，及时锁定供应商的产能和价格，确保总成本最优；主管负责原材料质量提升、價格谈判和供应商绩效管理，促进降本增效；采购专员负责具体的物料交付和供应商协同，保障物料供应和服务优化。采购人员需要详细掌握不同部门的物料需求情况，对采购原材料的成本和资金预算进行控制，并进行合理的记录和调整，结合实际制定出完善的原材料采购计划。同时还需要积极和相关部门沟通，加强与计划、仓储和品质部门的工作协同，掌握好原材料的物理特性和质量情况等。

只有让专业的采购人员更好地履行自身职能，才能保证采购部门工作更加规范。对于采购人才，一方面强化食品专业知识和财务知识的培训，另一方面不断提升采购管理能力，培养更多的专业人员，使用更先进的管理工具，促进信息化和系统化，也将促使企业采购工作效率的提升，从而保障企业生产工作的顺利执行。

编制严谨的采购制度

如果采购制度不严谨，采购人员往往会出现降本意识不足，质量把控不严，工作效率下降，在实际工作中容易偷懒钻空子的情况，也会出现贪污腐败的行为。为了控制这种情况，企业需要制定严谨的采购制度，明确岗位职责和权限，不断地降本提质；明确业务操作流程，提升采购效率；明确监督机制，保障采购过程廉洁透明，使各个岗位之间权利相互制约，避免因为人为因素增加采购成本。在采购业务整个过程中，可以设立多级审核机制，对采购申请进行审批，对询价、比价过程进行监控，对采购合同进行评审，并设立专门的内控风控小组，部门之间相互监督，遵循公平、公正、公开原则，避免采购部门一言堂的局面，使采购行为更加规范，采购流程更加阳光透明，保障采购制度的可行性、可协调性、可监督性和连贯性，以达到合理的监督作用。