档案管理的信息化发展趋势探究

马文萃

摘 要：档案管理的信息化发展在社会信息化发展旅程中也是必然趋势。不论是社会进步还是企业发展都离不开档案建设，档案管理的信息化建设有助于提升档案管理效率。论文主要围绕档案管理信息化发展的趋势展开讨论。同时也提出了一些促进档案信息化发展的有效策略。

关键词：档案管理;信息化;发展趋势

档案管理的信息化建设在现阶段已有成效，但是对现实状况的分析来看需要改进和注意的问题还很多。基于此，针对如何推进档案管理的信息化发展进行探究十分有必要。

一、档案管理信息化发展趋势及意义概述

现如今已经是信息发达的时代，社会经济和科学技术也在不断革新和发展。在这中环境下，档案信息化建设改革的步伐也加速推进，档案管理的难度也凸显出来。档案管理的信息化不但能够提升工作人员的工作效率，而且对档案信息资源统一整合和共享也有很大的帮助。信息化的便捷和实效性能够更好的满足档案管理的有效建设，让工作更清晰和有效，从这写特点上来看，档案管理的信息化建设和运行对促进档案管理信息化发展来说是有很积极的影响的。

档案信息化管理逐步推进的过程中，各个环节的管理有效性也随之提升，并且能够更好的保护传统的纸质档案。除此之外，档案管理的信息化建设能够从很大程度上节省档案管理部门的存储空间，并且更清晰直观和便捷，对于档案管理工作人员来讲，工作也会轻松很多。

传统的档案管理模式以手工编纂为主，将逐步退出历史，如果说档案分类检索的工作还要靠手工明显的效率不会很高。更不能满足现代化发展的需要。所以要借助网络技术。比如大容量硬盘等等的设备。更合理高效的管理档案数据。同时如今档案信息量大，传统的纸质档案经过岁月的沉淀容易损坏丢失。也不符合如今提倡的绿色低碳经济发展要求。所以首先要转变传统的管理模式。跟上时代发展的步伐。在计算机的普及和网络技术的飞速发展条件下，档案管理的方式也要随之发生变化。如今档案管理有网络化、电子信息化、数字化等动态发展趋势。

二、档案管理信息化的原则

（一）文件集成

档案管理信息化的基础就是档案一体化。要实现办公自动化。并且与自动化同步不需要纳入自动化的总格局，同时档案管理人员具备较高的文化素养，将档案管理与电子相结合。对于档案管理的内容档案工作者要能够积极准确的介绍，非常清晰地进行档案管理工作。真正的实现档案管理和文件规定的实际需要。

（二）备案双轨制。

档案管理信息化。将纸质文件过渡到电子文件档案的双重管理，必须坚持转变的原则。电子档案更加便于管理和使用但是没有法律效力，但不能成为凭证，针对我国的国情背景，传统档案与电子档案需要并存，并且这种模式会长期存在，传统档案的保存和管理，跟电子档案的保存与管理使用同时进行，纸质文件和电子文件共存下去，国家档案管理局的要求是电子文件纸质文件的版本要完全一致，这样信息化建设在跟上网络时代步伐的同时，能够达到深化档案社会化服务的要求。

（三）前瞻性原则。

档案信息化建设的最终目的是要建立数字档案馆。实现档案信息的合理配置利用。能够最大限度的实现信息资源的社会共享。通过信息系统和计算机网络传输档案资源和档案管理来时达到这一目的。需要分阶段层次并且有序的进行。可想而知这是一项较为复杂的系统工程。在建设过程中所需要的各种。配套设施比如硬件网络软件开发等的投资，成本都是较高的。所以在档案管理信息化建设过程中。在财力允许的情况下，要审时度势深入调查，科学合理的进行推进。要保证软硬件配置达到一致。软件开发的标准和网络结构能够在有限的资金支持下。最大程度的在信息化建设的环节中发挥最大的效用。以保证软硬件资源的持续性，这样才能够真正的适应当前信息产业的与要求。

（四）合作原则。

档案信息化的建设包括的方方面面比如基础设施建设管理规范建设数据库建设等等，这些对于资金技术、人才等方面的要求都很严格。如果企业内人力财力有限，是很难独立完成这些项目的。这样也不利于建立档案和信息资源系统，所以合作原则也是很关键的，要加强与各部门的沟通协调。得到部门和领导的支持配合，才能够确保工作的顺利开展。

（五）实用原则。

档案信息化建设不光只是在数量，上有所。更要在质量上有所保证，档案信息化建设，要坚持实用性的原则。选择性的对馆藏档案，全文进行数字化。还要对信息服务的特色内容和独特形式进行清楚的表述，利用自己的特色来满足信息服务的需求。

三、档案管理的信息化发展的条件及局限性

（一）档案管理信息化发展的条件

现如今已进入信息技术时代。给人们带来了诸多便利，软硬件的设施齐全。科技进步时代发展也要求档案管理工作需要更加的全面高效。档案管理信息化发展的条件需要更加的完善，我们数据压缩技术网络技术等先进的计算机技术。都为档案管理的信息化发展带来了帮助。各单位的档案管理部门对硬件设施的匹配也更加的注重。对不同种类的打印机相机等等逐步完善。这都给信息化档案管理信息化的发展提供了有利的条件。

档案信息的安全性对于社会发展和管理工作都十分的重要，要引起高度的重视，信息的保密工作要到位，信息如果泄露对工作社会都会带來很严重的后果。随着科技的进步档案管理的信息化管理技术也在推进。虽然提高了档案管理的工作效率，但是也有弊端。由于网络信息技术的风险性。对于档案信息窃取私密的问题也还有待完善。传统的档案管理大多数是人为损害问题。这种问题在档案信息化管理之后会得到改善。数字化管理可以拉长档案的保管期限。能够避免档案信息的破坏破损和丢失。其特有的数字拷贝功能也起到补偿档案信息原件的作用;计算机的光盘存储系统较好的解决了大量信息存储困难的问题，这使得管理人员的工作量减少、工作效率提高。

（二）档案官理信息化发展的局限性