机关事业单位养老保险档案管理中应注意的问题

摘 要：现阶段，我国的机关事业单位开始对养老保险制度进行改革和优化，使单位职工更加重视退休福利。深入改革养老保险制度后，事业单位要有效管理养老保险档案，理解和落实管理的重点，做好档案管理工作。基于此，本篇文章以档案管理工作的特点为切入点，分析并研究机关事业单位在进行养老保险档案管理工作的过程中存在的问题，并提出加强机关事业单位档案管理的有效策略，以供广大工作人员参考。

关键词：机关事业单位;档案管理;养老保险

引言

自我国事业单位全面实施养老保险后，养老保险问题得到了改善和优化，国家开始更加重视养老保险档案的管理，但也为机关事业单位在开展养老保险档案管理工作时提出了更高的要求。由于单位开展的养老保险档案管理工作还存在一些问题，改革和完善进程将受到多方面因素的影响，有必要对这些问题进行有效研究，完善养老保险档案管理的具体程序，确保管理制度的规范和准确，保障有关人员的切身利益。

1 档案管理工作的特点

1.1动态性较强

由于参加养老保险的人员具有较强的流动性，例如辞职、调动、脱离原单位、被辞退等原因，导致流动人员没有固定的工作单位与工作，因此，职位级别、工资制度和工作单位等个人信息不是静态的。这些信息会随着主观和客观因素的变化而变化。雇员就业信息有调整的迹象，养老金保险也会相应改变。因此，养老保险档案管理的动态特性更加明显。

1.2档案数量多

社会基本养老保险企业档案管理的对象及其服务的对象都具有特定的社会性，所以，就决定着传统社会基本养老保险档案内容重复性、信息来源广泛性、数量繁多性、而传统的社会基本养老保险档案管理只局限于集体企业或国有企业中的退休人员，而传统的社会基本养老保险企业档案管理流程中，也只有最简单的信息采集、整合、管理工作，即由企业单位中的各级人员组织管理。但随着国家事业单位队伍的日益扩大，以及养老保险体制改革的深化，参与养老保险的事业单位也逐渐增加，养老保险的受益群体也日渐扩大。而在与此同时，其档案的数量却在日渐增加，并且出现了逐渐增加的势头。

1.3以人为本原则

事业单位养老保险制度的内容，包括档案的整理都是以人为基本服务对象。因此，各机构的档案管理应遵循以人为本的原则。

2 机关事业单位中养老保险档案管理工作中存在的问题

2.1对档案管理工作不重视

一些机关事业单位的工作人员甚至领导没有正确认识档案管理的重要性，忽视了机构内部档案管理工作，对老年档案管理的知识在简单的存储和整理方面仍然停滞不前，档案管理能力总体水平不高，消极、敷衍了事，相关人员的思想观念和工作状态没有得到正确的调整，使养老保险档案管理的有效性大大降低，其不仅影响养老保险档案的质量，而且制约了事业单位的可持续发展水平。

2.2档案管理人员素质较低

由于以往教育条件有限，我国许多事业单位档案工作者的教育文化水平低，业务知识和专业能力有限，许多档案工作者是从其他部门借调的，缺乏专业背景，专业基础薄弱。在实际工作中，档案管理的细节无法落实。此外，大多数工作人员仍然抱有“铁饭碗”的思想，导致实际工作缺乏热情和创新，工作方法落后，质量得不到保证[1]。

2.3档案管理信息化程度低

计算机和网络技术的飞速发展，给社会各界和养老保险档案的管理和工作方式带来了深刻的变化。电子档案具有空间小、效率高、信息共享方便等优点，可以解决传统档案管理中存在的一些问题。然而，目前我国许多地区高校信息化建设水平不高。一方面受到当地社会经济条件的制约，无法及时引进完善的档案管理设备。另一方面，由于档案管理人员没有形成正确的信息档案管理思想，存在着检索和重复检索不明确的问题，严重制约了档案管理的效率和质量。

3 加强机关事业单位档案管理的策略

3.1提高档案管理工作的重要程度

在开展档案管理工作时，要通过相应的方法宣传档案管理工作，使领导和职工认识到档案管理的重要性。加强领导档案管理意识。为保证工作单位的顺利发展，领导要提高注意并加强引导，在养老保险档案管理方面亦是如此，对档案管理的重视程度将决定其开展这项工作的态度，因此，有关人员需要采取实际行动引起领导的重视，利用文件或资料给领导留下深刻的印象，要向领导报告档案管理的实际情况，使领导对发展单位产生积极的影响。重视档案保存与管理，切实做好档案管理工作，积极推广档案保管制度与标准，引导全体工作人员深刻了解档案保管的重要积极意义，形成现代管理观念下的全社会基本养老保险档案管理领导机制，进一步强化工作人员责任感，增强领导能力与社会服务意识，搞好档案保管工作。

3.2创新档案管理的方式

养老保险档案的信息化管理是时代不断发展后的必然需要，更是当下机关事业单位提高自身工作效率以及质量的重要途径为了与时俱进，政府机关事业单位需要在创新过程中发展现代化、信息化、标准化，提高服务水平，充分发挥自身的价值和作用。在信息化时代，单位实行档案管理，有效地运用网络技术，改革和完善档案管理模式，实现信息管理，确保更好地为社会服务。信息文件管理可以简化工作流，提高管理效率和质量。目前，大多数单位都可以实现信息档案的管理，而且档案管理的质量和效率都很高。单位内可建立数字文档系统，比运用计算机技术、网络技术等传统文字数据，更方便地存储数字数据，从而形成一个高度自动化的档案系统。运用最先进的信息智能化技术，形成信息智能化管理系统，搜索、筛选、获取和管理重要信息，并建立交互式管理系统。共享电子档案资料，将进一步优化结构和健全管理体系，提升服务质量[2]。

3.3提高档案管理人员素质

新时期的养老保险档案管理工作对职工提出了更高的要求，档案管理人员只有提高自身的业务能力和专业素质，提高良好的道德水准和职业素养，才能更好地进行养老保险档案管理工作。首先，充分利用社会资源，聘请行业专家对基层员工进行理论培训，传授劳动者丰富的理论知识，帮助劳动者形成完善的理论体系。其次，组织单位要密切关注上级单位的培训安排，为单位职工争取培训机会，促进上级单位的精神沟通。再次，推进信息化建设，组织信息化培训，使档案管理人员掌握丰富的信息化手段，并能将这些先进技术应用到日常档案管理工作中。最后，在明确分管领导所在的档案工作范围内，将档案管理工作与业务经办工作同时纳入到考核范围内，在每年年初制定工作计划、制定岗位职责以及工作标准，并在年末针对这一年的工作计划进行考核，以此来监督档案管理工作人员在工作时的严谨作风，为参保单位以及个人提供更加优质的服务。

3.4制定完善的档案管理制度

事业单位建立的养老保险档案管理制度应当科学化、规范化、可操作性强，确保管理的顺利进行。为了使档案管理更加合理、科学、规范，应根据法律法规和单位实际情况，完善和建立档案管理制度，切实加强管理，充分发挥档案管理的职能作用。具体可分为以下几种完善的方式：（1）确定档案归档的时间、要求以及范围。（2）构建养老保险档案保管制度，以此来为暗杆的安全、库房设备的符合标准提供有效的保障。（3）建立档案保密制度，并对保密的规定与要求进行明确。（4）建立档案應用制度，明确档案的应用范围、应用方式以及应用标准。（5）建立档案管理责任制度，明确每一个档案管理工作人员的职责、内容、要求与工作范围，保证责任制度以及岗位职责落实到每一为工作人员身上，使管理责任制度更加规范，为后期工作的顺利开展提供制度的保障。为此，事业单位要尽快健全养老保险档案管理制度，不断完善档案管理工作，实行现代化管理模式[3]。

4 结束语

总之，近年来，事业单位养老保险档案管理受到了有关部门的高度重视。通过对养老保险档案中存在的问题进行分析，并采取有针对性的措施加以解决，使养老保险管理在一些方面取得了一定的成效。但由于我国养老保险业务的范围不断扩大，以及社会保险机关的业务性质和工作量日益增大，使得社会保障工作受到了很大挑战。所以，为做好全社会基本养老保险工作，有关政府部门和社会保障行政部门应当强化对职工养老保险档案的监督管理，维护参加养老保险对象的基本权利。

参考文献：

[1]庄冀.机关事业单位养老保险改革面临的问题与完善对策[J].老字号品牌营销，2021（08）：37-38.

[2]孙晓燕.机关事业单位养老保险改革的制约因素与策略选择[J].经济管理文摘，2021（13）：127-128.

[3]郑夕云.做实城乡居民社保注销登记档案，促进养老金规范发放[J].就业与保障，2020（19）：22-23.

作者简介：

杨学英（1982-），女，彝族，四川省凉山彝族自治州盐源县，馆员，研究方向：档案管理。