浙江省地方性高校收文质量研究
——基于台州职业技术学院收文数据的统计分析

2021-11-22 06:58台州职业技术学院江莎莎
办公室业务 2021年18期
关键词:台州秘书市委

文/台州职业技术学院 江莎莎

为响应浙江省“最多跑一次”改革工作,省内高校大力创新“互联网+校务服务”模式,实现教育领域信息化。根据《高等学校档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,浙江省地方性高校归档工作有序开展,成效显著。本人基于台州职业技术学院近3年收文数据,采取描述性分析法,对浙江省地方性高校收文质量进行研究。

一、浙江省地方性高校收文现状

台州市作为省内重要地级市,目前共有6所高校:台州学院、台州职业技术学院、台州科技职业学院、台州广播电视大学、台州技师学院、浙江汽车技术学院。浙江省地方性高校收文有系统收文和纸质收文两种,系统收文是文件主要获取渠道。我省各地方性高校的收文类型有中央和国务院、省委和省政府、市委和市政府“三级”文件,教育部、省教育厅、市教育局文件以及地级市文件。我省地方性高校的收文流转形式在2017年之前基本都是纸质流转,近三年陆续转变为线上流转为主、线下流转为辅、文件线上线下并行流转的形式。从2018年4月1日起,台州职业技术学院收文基本上以校内OA办公平台在线流转为主。

目前,高校普遍现状是地级市文件多,实际归档少。从台州职业技术学院收文数据看,地级市文件占收文总数比例相当高,但经档案室筛选鉴定,地级市文件实际归档率只有5%~10%。2020年地级市文件共收1280件,占收文总数的73.65%,实际归档94件;2019年地级市文件共收1226件,占收文总数的74.26%,实际归档72件;2018年地级市文件共收1116件,占收文总数的73.28%,实际归档68件。台州市市级部门106个,统计台州职业技术学院收到地级市文件最多的分别是市委、市委办文件:2020年225份,2019年189份,2018年161份;市政府、市府办文件:2020年61份,2019年100份,2018年171份;市委组织部文件:2020年69份,2019年75份,2018年56份;市委宣传部文件:2020年44份,2019年56份,2018年51份。其他如市纪委、市委督查室、市委直属机关工委、市委人才办、市委老干部局、市人社局、市外事办等均有收文,但每年收文数量均不超过20份。

二、我省地方性高校收文存在的问题

(一)前期文件收集质量有待提高。1.领导阅文负担重。由于工作人员缺少专业知识和识别力,又担心文件漏收,对市委、市政府、市人大、市政协及其办公室下发的文件和通知、领导讲话,市直各部门的文件和通知基本上统统收文打印。根据分管条线不同,领导每天文件阅办数量不等,分管思政、意识形态、组织、统战、安全类文件明显会更多。据统计,校领导每天收文批办10~30份,有时传阅文件积压成堆,就草草处理,来不及消化文件内容。2.收文导入麻烦。由于浙江省教育厅、台州市教育局收文系统和地级市收文系统不兼容,省内地方高校文书普遍存在一人多台电脑收文的情况。台州职业技术学院三个收文系统分别安装在三台电脑上,利用U盘下载后再上传到学校OA办公平台。平均每日新增系统收文15份,每份文件从签收、打印、下载、上传需要在不同电脑间切换,系统收文虽然省去了送文件的麻烦,但由于文件不能直接从收文系统导入各个学校办公平台,操作上极容易造成文件漏收。3.不需要归档收文多。台州职业技术学院每年用于收文打印所需的硒鼓和纸张用量很大,大量“看似有用,实则无用”的不需要归档收文均打印出来,不仅造成了办公资源大量浪费,而且这些收文造成了档案室文件积压,占用有限档案空间。4.文件收集不齐全。省内地方性高校每年收到的纸质文件约占20%,纸质文件主要是从市委市政府下发的红头文件、邮寄到学校的省级、部分市级部门红头文件、学校参会人员带回来的文件、传真件以及各部门提供的“零散文件”。这些零散文件通常需要各部门主动提供,而大部分教职工没有收文意识,导致文件收集不齐全。

(二)中期流转和归档质量有待提高。一是文件线上流转时间普遍比线下流转长。以前线下流转主要由秘书掌握文件的动态流转,有文件时,秘书送给领导,领导批完即刻退回秘书,秘书复印分发给有关部门签字,文件就算流转完毕,因此线下流转时间秘书基本上能掌控。自从转为线上流转为主后,文件普遍存在超时间流转的情况,主要是由于学校领导或部门负责人忙于手头工作,对线上文件查看不及时或查看后不处理不提交意见,还没有养成每天定时查收线上文件的习惯。由于线上流转目前还没有提醒功能,目前对于涉密文件、重要文件、会议通知,秘书还是采取线下流转,对于业务文件、具体事务性文件、阅知类文件和简报类文件则基本全部采取线上流转,但线上流转时间普遍较长,对于业务文件和具体事务性文件,经常性查阅不及时,需要文书口头提醒分管校领导签批或有关部门阅办。二是收文归档资料不完整。收文普遍存在无办理结果,收文完整率不到1%。收文涉及需要上报事项的,各办理部门没有把上报资料备份给秘书,特别是一些重要文件的材料上报无保存,收文“有头无尾”,日后文件查找起来利用价值不高,难以参考往年情况。有请示无批复,部分批复各部门自行保存,未移交文书归档。

(三)后期收文查询利用质量有待提高。收文查询利用频繁。各部门写材料需要用到某份文件,不会自行想办法查找,而是想当然以为所有文件文书都应该有,没有收到文件就是秘书工作失职,存在漏收嫌疑,但确实很多文件上级部门没有下发给学校。有些收到过的文件,已经流转完毕,部门没有妥善保管,要用文件时就找秘书,习惯向秘书要文件,给秘书增加了大量的文件查找工作。平日里秘书除收发文件之外,还要管理全校用印、涉密文件等。经常性手头工作急,待查找文件又催着要,而部门又往往不能提供要查收文件的关键信息如标题、关键字、文号,只描述文件大概内容或大概文号,使得文件查找非常费时费力,严重影响秘书工作。

三、提高收文质量对策

把好收文第一道关口,如何从众多地级市文件中做有效筛选,有用文件既不漏收,无关文件又能有效剔除,既保证政策贯彻畅通,又确保文件精简高效,从而避免“有文必收”,提高收文质量。

(一)梳理制度,提高文件处理质量。1.普及收文意识,拓宽文件收集渠道。办公室向学校各部门明确文件收集范围,普及全校教职工收文意识,凡是与学校有关的文件广泛收集,及时转交鉴定,纳入收文办理程序。2.制定收文阅办制度。各地方性高校都制定过公文处理办法,但针对收文办理没有对应的阅办制度,实际工作中遇到问题无法找到处理依据。单独针对收文制定收文阅办制度,对文件收集范围、阅知阅办要求、催办督办归档等收文各个环节作一一规范,对重复性来文处理,细化具体阅办要求,立规立矩,严格执行收文阅办制度,提高文件处理质量。3.制定《每周市级阅知性来文汇编》。对于地市级普发的阅知性文件(非涉及本校),秘书首先进行甄别,要了解学校发展动态、工作目标、年度工作重点、各部门业务范畴以及本地区重点工作,能对普发的地级市文件有所侧重。通过台州职业技术学院近3年的收文数据,我们可以看出一些收文规律:(1)每月大事记、每月工作安排、市委人大政府政协办公室简报、部门简报可视情况筛选;(2)人事任免类(非本校人员)、通报类、抄告类、征求意见类(普发)、领导讲话类按类别分别归类。创新“一周一号”登记模式,代替以往“一文一号”登记模式,对于阅知性文件(非涉及本校),分类汇编,按照人事任免类、通报类、抄告类、领导讲话类,按周登记汇编一次,系统上分类分项导入,减少领导批阅次数,减轻领导阅文压力。

(二)优化服务,提高收文流转和归档质量。1.督办提醒,强化归档意识。办公室加强对阅办类文件的落实督查,控制阅知类文件的流转时长,规定报送类材料用印前需提供文件并经批示领导审批后方可报送。部门负责人在签收文件时不能只签名,需同时签收办理意见。增强各部门归档意识,有主要领导批示的文件,报送材料统一移交文书归档备查,把收文归档工作与部门年度考核挂钩,真正落实学校领导批示件“有批示必有落实,有落实必有回复,有回复必有归档。”保证“事事有结果,件件有回音。”对落实不到位的责任人和责任部门严肃追责,年度考核不得评优。2.做好备注记录,加强收文复查。针对重要文件、业务文件、具体事务性文件,认真规范签收、登记、分类,做到“三划”:划重点、划时间节点、划容易忽视内容。用好拟办单备注功能,需要说明的情况尽可能在备注中记录体现。文件流转中勤动笔勤备注,记录文件处理情况,保证每份文件流转轨迹清晰。严格执行收文“先登记后流转”制度,防止文件遗失。不定期对收文进行核查,检查有无漏收、漏签、漏批、漏分发、漏办、漏归档等情况发生,一旦发现即刻补救,同时在备注中记录情况,日后备查。3.办公系统升级,实现阅办提醒和在线鉴定。与学校信息中心对接,升级实现办公系统文件阅办提醒功能,提高文件流转效率。收文流转结束后由档案室在OA平台上在线鉴定是否归档,鉴定需要归档的,文书打印收文单和完整文件,在文件上加盖归档章;鉴定不需要归档的,文书仅打印收文单和文件首页,减少用纸,制作收文目录,电子文件刻盘,次年移交档案室备用。

(三)创新方式,提高收文查询利用质量。对文件查找较频繁的几个部门兼职档案员,配置数字档案馆权限(只限查询),如组织处、人事处、教务处、宣传部,方便自行查找历年文件。线上流转时,涉及表单类文件尽量上传WORD格式作附件,方便部门填写报送。利用好收文单的备注功能,有需要交代的尽量在收文单上体现,如无WORD格式注明,避免重复查找。高校要增强各部门人员的文件保管意识,充分发挥档案室专职档案员的业务能力,对各部门兼职档案员进行业务指导,提高兼职档案员的管理技能,特别是对全校收文提出专业指导和建议。

随着网络技术的更新发展,我省地方性高校收文发展趋势必将逐步实现系统收文代替纸质收文(除涉密文件外),实现无纸化、绿色办公。高校办公室要争做“领头雁”,牢牢把控好收文关,积极创新收文阅办方式,优化服务,提高收文质量。以高质量、规范化的收文制度,提升学校办公效率,多方位为领导分忧解难,促使建成以信息化办公为主的节能节材型高校。

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