浅析计算机环境下科技档案的整理

文/国家海洋信息中心 侯智洋 张蔷

科技档案整理是指对科研项目从立项、实施、验收和优化等过程中形成的，能够作为档案长期保存的文件材料、实体和声像资料等，在规定的时间内进行收集整理，确保文件材料真实、齐全和完整，再根据项目内容和载体形式进行科学系统的归类、编号、装订等过程。随着科学技术水平不断进步，传统的档案管理方式已不能满足当今社会发展的需求，档案管理信息化建设已经成为未来发展趋势。《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）里有对于组卷、件的定义，更加科学，即在科技档案中能够结合科研项目的不同类型，使用不同的编码方式体现科技档案的项目和类别。科技档案不同于其他文件档案，具更复杂性和年限性。科研项目研发时间长短不定，短则两三年长则十几年，在这期间可以不断优化科技档案卷、件整理，保障科技档案的完整，积极借助信息化设备，提高档案管理水平和效率。

一、计算机在科技档案整理工作中的作用

在档案管理工作中，积极借助计算机信息技术，有利于提高档案管理效率和保障档案管理的质量，利用计算机信息技术确定匹配的检索方式有利于提高科技信息的检索效率。改变传统以纸质媒介为主的科技档案储存方式，防止出现科学技术工作者记录的相关科学数据、感想体会以及实验结果受到不同因素的影响而受到损坏，防止相关科学信息记录缺失、变得不完整的现象。……