电子公文归档和移交数据结构研究

文/浙江省台州市气象局 陈华文

进入信息时代以后，信息安全成为现代化社会发展必须重视的问题。尤其是政府公文，逐渐实现了电子档案，拓展了电子档案存储空间，然而受到多方面因素的影响，当前各个系统中的电子公文格式不尽相同，其中DOC、JPEG、TXT、TIFF、PDF是较为常用的文件格式，导致电子档案文件难以顺利接收，需要利用现代科技作出进一步调整。因此，联系实际分析电子公文归档与移交数据结构的构建策略是十分必要的。

一、电子公文归档与移交数据结构的主要内容

目前，各级政府部门基本实现了信息化，构建起了系统性平台，为各项工作处理、公文归档、移交数据结构的优化与完善创造了有利条件，也是今后发展的一种必然趋势，符合现下时代发展的客观规律。为了适应现代化发展，行政部门可以将建设重点放在电子公文归档和移交数据结构两方面：首先要充分了解电子文件的特性，提出专门针对电子公文归档与移交两个环节的数据结构描述形式、元数据内容、XML的表述方式，按照W3C标准完成Schema文件，基本确定了XML中所包含的必备与可选元数据信息，确定最终的元数据项目数据类型。利用这种方式构建起来的数据结构，不仅能够对数据结构进行突出描述与定义，同时还能充分体现出公文与相关复杂信息之间的层次关系，使所有数据、结构、显示方式都更为独立，确保数据存储格式不会受到显示格式的影响与制约。根……