档案数据化背景下的电子文件管理体系探讨

戴秀文

（内江师范学院 档案馆，四川 内江 641100）

0 引言

随着档案资源总量的增加，近年来，各个档案馆借助信息技术开展了一系列档案信息化工作。其中，电子文件管理是档案信息化进程中的核心工作。目前，档案信息化建设正逐渐由档案数字化迈向档案数据化。档案数据化强调对档案全文资源进行存储、管理、利用，与档案数字化仅改变档案存储载体有着很大的不同。在这样的背景下，如何建设电子文件管理体系是一个亟待探讨的问题。

1 电子文件管理体系的现状

随着档案数字化建设的开展，电子文件应运而生：将传统档案文件录入计算机储存，即形成了电子文件。然而这样的操作方式仅仅是将信息从传统存储载体转移到了计算机，虽然具有易于保管等优点，但并没有改变文件管理方式，更不可能利用更先进的信息技术，例如数据挖掘技术等，对文件信息进行深入的分析利用。近年来的档案数字化建设的主要工作之一就是将传统档案录入至计算机储存，经过多年建设，目前已较为成熟。随着大数据时代档案数据量的增大，以及对档案服务利用需求的增加，各个档案馆开始向档案数据化转型。档案数据化是将数字档案资源转换为可供分析和处理的档案数据资源的过程。因此，为了适应档案数据化建设，电子文件管理体系也应当与数据化工作对接。

档案数字化工作一般同时归档纸质和电子两套档案。随着档案数据化建设中对电子文件的深度开发利用，各档案部门开始尝试实施电子文件单轨制管理。……