办公室工作的特点及建议

文/南京新工投资集团有限责任公司 顾洋欣

在办公室工作，有着非比寻常的意义，既要直接为领导服务，又要为同级部门、下属单位和基层员工服务。与其他部门相比，办公室工作不仅是组织会议、安排调研、起草材料、上传下达，更重要的是以协同为核心，以服务为宗旨，以部门为牵引，以基层为支点，打造特色的“窗口+门面”，构建顺畅的“桥梁+纽带”，真正成为“服务直接、联系广泛、保障关键、运转核心”的中枢机构。

因此，如何围绕单位的中心工作，当好参谋，做好服务，成为办公室人员应该经常思考的问题。下面谈谈自己对办公室工作的几点感悟。

一、办公室工作的特点

办公室统筹单位全局事务，肩负着对外联系、居中指挥、协调左右的职能，其所处的地位与作用决定着工作的重要性和必要性，具体有以下三个方面的特点：

（一）参谋辅政要谋高度。办公室的本职工作决定了它必须为领导决策提供有力支撑。既要运筹帷幄，做到“身在兵位，胸为帅谋”；又要“出奇划策、深谋远虑”，对单位的大事要事、领导抓的重难点工作，多出金点子、好想法。通过换位思考，从更高的站位去思量，从更深的角度去理解，力求做到谋划思虑在领导研究之前，建言献策在领导思考之中，补偏就弊在领导决策之后，不断提高参谋辅政的能力和高度。

（二）居中协调要谋宽度。一方面，从作用上看，办公室是沟通协调，联系广泛的枢纽部门，是保障单位正常运转的关键部门，大量日常、繁杂的协调工作要通过办公室来进行；另一方面，从效能上看，各职能部门只负责各条线上的工作，而办公室要及时协调各条线、各点面的每个环节和步骤，做到对上有机承接，左右精准对接，对下无缝对接。这要求办公室不但要掌握自身的工作守则，还要弄懂、弄通各部门的业务规律，才能借助自身精准定位，确保步调一致，形成工作合力。

（三）综合素质要谋深度。只有意识到办公室的重要地位，提升全员综合素质，才能使办公室成为支撑单位的门面，对外展示的窗口。一要有敏捷快速、反应灵敏的心理素质。办公室面临的工作大都时间紧、任务重、要求高，做好办公室工作就要用快速的反应意识、强大的心理承受能力去应对各项工作和挑战。二要有和谐奋进、齐心协力的团队精神。办公室工作无小事，整体工作一盘棋，全体办公室人员要风雨同舟、精诚合作、休戚与共，有集体荣誉感和责任感。三要有热情服务、极度负责的工作作风。办公室承担着为企业、领导、部门、基层服务的使命，因此办公室全员必须提高服务意识，弘扬敬业精神，打造“兢兢业业、一丝不苟”的优良作风。

二、如何做好办公室工作

随着大数据、人工智能、移动互联网、云计算等现代信息技术的迅猛发展，对办公室的管理方式和工作水平提出了更高要求，办公室人员要紧跟时代步伐，运用新理念、新思维，做好新形势下的办公室工作，具体应做到：

（一）当好“参谋员”。办公室要做到尽职而不越位，参政而不干政、帮忙而不添乱，力求“尽”在日常上、“参”在点子上、“帮”在关键处，所以要增强三个意识：一是维护大局的意识。按照习近平总书记提出的“坚持高度自觉的大局意识”要求，围绕大局反映情况、报送信息，做“千里眼、顺风耳”，把各方面新情况、新问题、新建议等及时收集上来，分析研判，及时报送，为领导决策提供重要依据。二是超前谋划的意识。始终保持“快一步、抢半拍”的节奏状态，做到“凡事预则立，不预则废”。超前谋划工作，做到未雨绸缪，用前瞻性的眼光，以开放的视野、格局、角度去谋划和审视，让领导能从全局角度去了解、分析和解决问题。三是强化精品的意识。俗话说：“差之毫厘，谬以千里”。工作上要“知不足”，树立“精品意识”，坚持高标准，追求高质量。用好“攀比之心”，只有比较，才能看到短处和不足，特别是把起草材料作为“比比看、试试做”的突破点，提炼出规律性和建设性的建议和意见，使文章材料能契合领导的思想精髓，形成精益求精的好文章。

（二）当好“督查员”。千忙万忙，不抓落实就是白忙；千条万条，不去落实就是白条。办公室对于督查落实工作十分重视，主要抓住三点：一是抓住跟踪督办这个“着力点”，跟踪督办既是抓落实的常规手段，又是督查工作的必由之路。只有常态化做到跟踪督办，以此为抓手，才能突出要点，促进督查工作达到实效。二是抓牢领导和基层的“关注点”，既要围绕领导关注的重点问题，也要了解基层员工反映的痛点问题，这样才能有的放矢、一抓中的。三是抓准阻碍决策落实的“梗阻点”。对实际执行中的难点问题和薄弱环节，持续督查，以“功成不必在我”的境界和“功成必定有我”的胸怀，久久为功、持之以恒，对影响落实的阻点抓得准、查得出、督得实。

（三）当好“协调员”。办公室要统筹协调，“善弹钢琴”。在实际工作中，始终坚持“鞍前”不越位，“马后”不掉队；事先多商请，事后多沟通。一要灵活。既要把握工作的原则性、严谨性，又要注重工作的艺术性、灵活性，理顺上下关系，化解左右矛盾，平衡各方需求，不发生各种差错，不断档各个环节，做到各方满意。二要有力。除了常规工作，对单位的大事和难事也要敢于协调、善于协调，做到“事不隔夜、文不过天”，为领导腾出时间和精力去抓单位的主要工作。三要规范。要通过建章立制，创建完备的单位管理制度，形成共同遵循的行为准则和行动规则，确保各项工作的有序开展，促进工作效率持续提高。

三、提升办公室自身建设的几点建议

在当今国内国际“双循环”的大背景下，办公室工作内容和性质发生了很大变化。主要表现在：一是工作范围越来越宽。办公室当下承担的职能、协调的范围、管辖的领域涉及诸多方面，不仅包括自身事务等，还有交叉业务、协同作战的要事；不仅涵盖日常行政，还有事关全局、区域发展的大事；此外一些临时性的急事也要承担，正所谓：大事要事交织，急事难事叠加。二是领导要求越来越高。除了自身的分管领导，还有单位的主要领导、上级单位领导等，他们信息来源渠道宽广，工作能力水平较高，对办公室工作提出了更高的标准和更严的要求。三是工作手段越来越新。当前，信息技术迅猛发展，新技术、新业态等日新月异、蓬勃发展，办公室政务发布、信息公开、门户网站等建设的手段也越来越新，办公室为此要探索新的思路与方法，解决面临的新问题和新难点，确保政令畅通、不受干扰。综上所述，围绕提升办公室自身建设，提出以下几点建议：

（一）要视平常为神圣。办公室是单位的枢纽和“心脏”，但是所涉及的工作，包括召开会议、组织活动、草拟材料、专题调研、上传下达，行政事务等，都是平常小事。所以要做到：一是有视平常为神圣的态度。只有这样，才能以高度的使命感去竭尽所能。因为这些看似平常的小事，从办公室出去就是大事要事，就是神圣的使命。二是有视平常为神圣的方法。办公室既是领导又是士兵，既要“仰望星空”，以高度的责任感和使命感，主动参与、进言献策；又要“低头拉车”，围绕单位发展、领导规划，深入实践，调查研究，制定可操作、接地气的操作路径，并及时反馈实施过程中的问题和难点，真正为单位的发展和领导的决策提供有力支撑。

（二）要视小事为大事。虽然办公室的作用很重要，但很多时候，我们只是参与工作的一部分。如某项重点工作的开展，某个重要材料的撰写，可能就是早期的摸底调研，或是前期的素材搜集，抑或是征求相关单位的意见和建议，三言两语、寥寥数字。虽看似小，但事关重大。一定要视小为大、举轻若重，要于细小处见精神，在细小上下功夫，努力做到大事不含糊，细节不马虎。诚然，办公室看起来办的都是小事，但能让领导集中精力抓大事、谋要略，从某种意义上说，办公室也是做了大事。

（三）要视“主人”为“仆人”。办公室虽然身居中枢核心地位，在单位领导身边工作，给人一种“当家主人”的感觉，但实则在单位整体的运行中处于从属地位。如参谋服务，给领导提供可供选择的建议和方案，但不能“越俎代庖”，帮领导决策决断，更不能强求领导采纳。又如办文办事，要按照领导的想法和意图，执笔和操作，但不能“夹带私货”，借领导之名，行自身所好。要分清从属性和依附性的区别，一是从属不等于依附。由于分工的不同，有领导与被领导的区别，但不存在人格、人身上的依附关系；二是服务领导不是讨好领导。服务领导是工作需要，是办“公”的需要，应积极主动、认真地为领导服好务。

（四）要视被动为主动。办公室的工作性质决定其有着很强的被动性，但越是被动的性质，越需要主动的态度，发挥进取精神。同一件事情，有人办得干净利落，而有人则办得拖泥带水，这就是主动做事和被动应付的区别。主动做事，可以时刻知己不足，不断改进和提升能力；而被动应付，稍有困难，则会怨天尤人，半途而废。随着对办公室工作的要求越来越高，办公室人员只有不断充满激情、富于创造、勇于进取，视被动为主动，其工作能力才能持续不断提升。