新时期事业单位档案信息化管理的对策探析

文·邵明伦

随着新时代机关事业单位办公条件走向信息化、技术化，无纸化办公已经逐渐普及，传统的人工档案管理模式已经落后，升级换代成为必然。2019年1月起施行的《机关档案管理规定》要求，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划，建设信息化档案室作为主要形式，开展传统载体档案数字化、文件数据化、管理信息化工作。从制度、设施、系统等方面完善档案的管理建设，加快档案原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累、更新和完善是档案工作保持旺盛生命力的时代要求。笔者认为，事业单位档案信息化管理的对策应着重考虑以下几个方面：

一、提升公文处理现代化手段，提高档案管理水平

国家档案局于2017年颁布了DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》，对纸质档案的有效保护和利用做出了详细规范，使档案工作正式步入系统的信息化管理。使用新型档案管理技术，通过建设信息化档案平台，梳理档案管理流程，规范档案管理系统的完整性和统一性、合理划分档案的门类，确保目录著录的准确性，将使档案管理工作更加优化。例如机关事业单位中“OA”“钉钉”等无纸化办公系统的使用越来越普遍，通过权限的分配、分级与控制，就可以优化办公流程和公文处理效率，明确各方职责。有利于各方对工作的监督与审核，加快了公文流转和规范归档的速度。档案工作作为对事业单位决策、发展历史的最完整记录，涵盖了党建、事业发展、民主决策、制度建设、职能履行、保障服务等领域有重要价值的信息的存储和利用，是事业单位管理的重要基础性工作。……