高职院校电子文件档案管理的问题与对策研究

档案管理工作是高职院校的基础性建设工作之一，高职院校的发展、评估、以及各种检查等都要依托档案管理工作来进行。但是即便如此，高职院校档案管理工作却往往得不到大家的认可和重视。随着高等职业教育的不断发展和创新，使得传统的档案管理方法已经无法适应无纸化电子文件对档案管理工作所带来的机遇和挑战，由此可见，如何实现对电子文件档案的管理，已经成为了高职院校档案管理创新的重点与必然。

一、高职院校教学档案的特点

高等职业教育在教学活动、教学管理、科研过程中所形成的具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种载体和形式的材料就是高职院校教学档案，是对原始文献和成果的记录。

高职院校教学档案的特点主要包括：

一是特殊且多样性。因为大多高职院校实行的都是秋季招生制度，因此也就按教学年度形成了教学档案。一方面，如各专业的教学大纲、教师的授课计划就会在周期上存在一定的交叉；而另一方面，如学生的成绩登记表等因为是从入学到毕业后所形成的。此外，在这一过程中所产生的各种载体和形式的材料，包括有报告、请示、实习日志、毕业设计等；有文字材料、有声像影音，因此教学档案区别于其他门类档案的原因就在于具有特殊多样性。

二是真实且丰富性。教学档案是对教学方法、途径的真实反映和记录，体现了学校教学工作的真实面貌。教学档案有涉及人文与社会科学（教改）的、自然科学与技术的，也有各专业的原始教学管理的相关文件等，这些资料不仅数量大，涉及面广，并且内容丰富，因为是对开展教学研究、人才水平评估以及毕业生和用人单位的负责，因此就要求教学档案的记录必须是客观真实的。

三是成套且共通性。学生作为高职院校教育工作的主体，从学生开学报到入学一直到毕业离开学校，在这整个的学习、教育、培养过程有一套完整的程序，而教学活动的规律性恰恰又决定了相同或是相近专业、不同年级的学生在教师授课内容、方式方法、政策制度等方面的共通性。

二、电子文件的特点

人们平日在社会活动中所形成的，以计算机、磁盘材料等为载体的电子文书、报表、图纸、文字材料等都是电子文件。电子文件具有其特殊性，主要反映在：

一是电子文件和纸质文件的第一个不同之处在于电子文件必须借助和依靠现代化的办公仪器设备才可以得到利用，电子文件可以通过现代化设备直接来进行传递和处理，并且在做到资源共享的同时还可以不受到时间以及空间距离的限制和影响。

截至2018年7月，国家卫生健康委员会医政医管局公开数字显示，目前全国已有一半以上三级医院开展了日间手术，1340家医疗机构设置了日间病房。

二是电子文件在保存的时候，对于保存设施基础条件以及环境温度和温度的要求也是和纸质文件不同的。电子文件的保存要求比纸质文件的保存要求更高。

三是电子文件因为随时有可能被人为地修改、销毁，所以它的真实可靠性远远比不上纸质文件，电子文件具有极大的不稳定性。

四是因为电子文件必须要借助现代化的办公设备，所以它在存储兼容以及数据转换等方面是和现代化设备软、硬件系统紧密相关的。

五是电子文件档案与传统文件档案的主要区别之处，还在于归档时间以及归档方式的不同。传统的纸质文件归档时主要以纸质材料为主，一般由各部门自己收集、立卷后再移交到档案部门。时间一般都是一年一次，往往都在第二年的上半年。而电子文件在办理结束后就可以随时进行归档。但是因为电子文件存在被修改、删除等危险，因此，电子文件在传输和处理过程中要随时进行加密和身份验证工作，以保证电子文件的真实可靠性。

三、电子文件档案在高职院校档案管理中的作用

一是有效加快了档案的利用率，体现了档案应有的价值。电子文件档案经过现代化信息设备的处理，方便了不同部门或处室之间的使用，达到了资源共享。

二是切实提高了档案的查询速度。以磁盘和计算机为载体的电子文件档案，不仅节约了原本纸质档案储存所需的空间，而且还因为计算机的使用方便了档案的检索。

三是大力推进了档案管理的规范化。规范化的档案管理不仅是对档案管理水平的根本要求，也是对档案自身存在问题的有效约束。

四、电子文件档案在档案管理过程中存在的几个问题

一是网络安全问题。计算机网络的软、硬件系统是否能够正常运行，操作人员是否能规范操作以及防火墙的设置保证黑客不能入侵等问题都对电子文件的信息内容安全有较大的影响。一旦发生网络安全事故，就无法保证电子文件信息的真实可靠。

二是利用效率问题。当前因为档案管理人员素质能力的不高，并且管理技术手段的差异，导致有些文件没有得到及时的存档和归属，进而对档案资料的有效利用造成了一定问题。

三是管理制度、设施问题。高职院校在档案管理方面所制定的规章制度等看起来有很多要点，但其实不见得足够务实，在实际操作过程中，往往会出现一些情况。所以，应该在实际工作中进一步建立健全管理制度以及加强配套设施条件的落实，更好地利用现代化手段，让档案管理更具科学性。

四是管理人员能力问题。因为管理人员队伍的理论水平、专业能力都各有不同，甚至有的人员都没有经过系统专业的培训，很多人都是兼职档案管理员，这也就使得档案管理人员存在工作水平低，综合能力不高的现象，继而也就对档案管理工作的质量有了影响。

五是领导重视程度问题。因为人们对档案工作认识的偏差，简单的只是以为档案管理工作及时收收资料，再整理一下进行保管而已，没有大的技术含量。但是从实际情况来看，因为计算机信息技术的发展，高职院校要建设发展，就必须下大力气去抓档案管理工作，无论是思想认识上、政策上还是经费支持上都要有所保障，否则工作就缺少了主动性和积极性，难有收到很好的成效。

五、有效提高高职院校电子文件档案管理的几点措施

一是更新观念，强化管理人员档案意识。高职院校档案管理人员，不论是上级领导还是下属干事，都要及时更新观念,提高自身思想认识。一方面要积极参与到档案的管理工作中来,另一方面加强和不同部门处室之间的默契配合，让大家一同来推动电子文件档案的科学管理工作，让电子文件档案做到完整且真实，从而保证档案管理工作的顺利开展。

二是健全管理制度，实现电子文件档案管理的规范化。当前高职院校由于电子文件档案存在数量大，种类多，并且涉及各个不同部门，因此对原始电子文件的及时、有效归档和存储就显得至关重要。高职院校在档案管理建设的过程中，要根据纸质档案和电子文件档案不同的归档和使用制度，专门制定出适用于电子文件档案接收、保管、销毁等的流程图。对电子文件的管理人员应该设置专属的电子签名等高科技手段，防止电子文件档案被他们随意更改或删除。只有在电子文件档案内容安全的这样一个大前提下，才可以促进资源的有效共享。

三是加大资源设施建设，提高管理人员的素质和业务水平。档案管理人员素质和业务水平的有效提高，主要依托于以下几个方面：第一，要对档案管理人员进行专业系统的知识培训，通过专家面授或网络授课等形式进行讲解，进一步加强档案管理人员的专业知识能力和业务操作水平；第二，要利用各种机会大力促使档案工作人员学习和使用计算机等现代化的办公仪器设备，增加实际操作能力的培养；第三，学校还可以考虑通过引进专业人才的方式来不断壮大档案管理人员队伍。

四是利用科学技术手段,增强电子文件档案管理的安全化。因为电子文件存在着被人随意更改和销毁的这一安全隐患，所有的电子文件的保存过程中，必须借助科学的技术手段，比如访问控制技术、网络安全检测技术、网络防病毒技术、身份验证、加密备份，等等，来确保档案的完整和安全真实性。有鉴于此，首先提倡使用加密的电子文件，利用身份验证等手段对档案进行控制，只用通过验证才可以进行操作；其次，可以使用防火墙技术来阻挡病毒、黑客等对电子文件档案带来危险的不确定因素，从而达到电子文件的安全存储。

五是认真进行总体规划，加快档案信息化的建设步伐。档案信息化建设要有效推进，主要是从两个方面进行。第一，学校首先要制定出一个信息化建设的总体规划，包括长期的、短期的、学校的、部门的等等，以此来确保信息化建设的有序开展。第二，就是要制定一份“标准”，要将网络系统实施统一化管理，只有这样才可以做到资源的共享，确保高职院校不同部门处室之间高效方便地获取到档案信息。

综上所述，电子文件档案管理工作的有效规范，不仅为档案的科学管理提供了新的方法和新的手段，而且也能让高职院校有效发挥出电子文件档案的功能与作用，使高职院校的档案管理工作更方便地为经济社会发展服务，为广大民众服务。